Analysis of the Composition of the Catalog of Periodicals and Continued Editions of the Pushchino Scientific Center Library based on the results of retroconversion

Одной из важных задач в деятельности любой научной библиотеки является проведение ретроспективной конверсии.

Термин «конверсия каталогов» появился в специальной литературе во второй половине 1970-х гг. (от латинского conversio, что означает обращение, превращение, изменение). Задача по наполнению электронного каталога ретроспективными записями рано или поздно встает перед любой библиотекой, потому что большая часть фонда остается недоступной пользователю удаленно.

Проблема проведения ретроконверсии становится для библиотек приоритетной. За последние 20 лет в этой области достигнуты определенные успехи. Об этом в разное время писали многие авторы, относящиеся к библиотечному сообществу [1], [2], [3], [6].

Существует много определений ретроконверсии. Вот некоторые из них. В методических рекомендациях, разработанных Архангельской областной научной библиотекой им. Н.А. Добролюбова говорится: «Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) – это технологический процесс перевода традиционных карточных каталогов в электронную форму» [7, С. 4]. В «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания» дается такое определение: «Конвертирование данных – это изменение формы представления данных в соответствии с определенными правилами при полном сохранении их информационного содержания» [8, С. 90].

Библиотеки по-разному подходят к проведению ретроконверсии. Это зависит и от объема работ, и от финансовых возможностей библиотеки, и от задач, которые конкретная библиотека ставит перед собой. Библиотеки с большим объемом фонда, как правило, идут по пути создания имидж-каталогов, сканируя каталожные карточки. Результатом этого являются различные имидж-каталоги, доступные для просмотра на сайте библиотеки. «Более простой вариант – это сканирование карточек с целью создания имидж-каталога, доступного через Интернет с возможностью простейшего поиска по разделителям. Второй, более сложный вариант – это сканирование и распознавание символов, и приведение записей в соответствие с принятым форматом машиночитаемой каталогизации» [9, С. 56].

«Многие библиотеки сейчас создают и используют свои методики заимствования библиографических записей из других баз данных» [10, С. 51]. У этого метода есть свои неоспоримые достоинства, но есть и недостатки, так как не всегда качество копируемых записей соответствует требованиям, предъявляемым к описанию в данной библиотеке. Исправления и редактирование занимают много времени и требуют значительных трудозатрат.

Библиотекам, имеющим относительно небольшой фонд и не располагающим серьезным финансированием, больше подходит ручной метод набора и ввода ретроспективных записей (или клавиатурный метод набора текста с карточек). Несмотря на то, что данный метод отличается большой трудоемкостью и относительно невысокой скоростью, он позволяет пополнять электронный каталог библиотеки качественными ретроспективными записями.

Центральная библиотека Пущинского научного центра (ЦБП) является отделом Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН). Задача по проведению ретроконверсии встала перед библиотекой при переходе на новую программу «Библиобус» (разработка БЕН РАН). Сегодня фонд ЦБП составляет 659 800 единиц, из них отечественных книг – 108 607 единиц, иностранных книг – 9 273 единицы. Остальную часть фонда составляют журналы (отечественные и иностранные), а также патенты и авторские свидетельства. Электронный каталог ЦБП ведется с января 1995 года, он доступен на сайте библиотеки.

К моменту начала ретроконверсии в ЦБП объем электронного каталога составлял чуть больше 20 000 записей. В процентном соотношении к общему объему книжного фонда введено в электронный каталог было чуть больше 10 % книг.

Общей задачей, поставленной перед библиотекарями, была полная (или сплошная) ретроконверсия алфавитных печатных каталогов ЦБП, при этом записи подлежали вводу по временному принципу – до 1995 года. Описания вводились только на основные карточки, имеющие инвентарный номер, шифр и индексы систематизации. Объем работы был большим – 146 ящиков алфавитного каталога (книги на русском языке) и 28 ящиков (книги на иностранных языках). Однако, эти цифры были бы неполными без упоминания  алфавитного каталога сериальных изданий (17 ящиков отечественной периодики и 14 ящиков иностранной периодики). Казалось бы, причем тут периодика? Однако при анализе содержимого каталога сериальных изданий выяснилось, что он  только на 1/3 состоит из журналов, а 2/3 – это сериальные издания, имеющие шифр, инвентарные номера и индексы систематизации, то есть подлежащие вводу в ретрокаталог. К 2010 году приблизительно 30% сериальных изданий было отображено в электронном каталоге ЦБП. Особенностью печатных каталогов библиотеки является наличие перекрестных ссылок. Так, например, в алфавитном каталоге отечественных книг может стоять отсылочная карточка, на которой будет написано только название серии и отсылка – «См. каталог периодики». Это означает, что основное описание серии, вместе с томами находится в каталоге сериальных изданий. Бывает и так, что серия целиком отображена именно в алфавитном каталоге книг, тогда отсылочная карточка будет находиться в каталоге сериальных изданий. В любом случае, без внесения этих записей в рабочую базу, а затем в электронный каталог библиотеки, ретроконверсия была бы неполной. Алфавитный каталог книг (отечественных и иностранных) для работы с ретро-записями был поделен на сектора. Это было сделано для того, чтобы не забирать надолго ящики из печатного каталога. Ретроконверсия стартовала летом 2010 года. Для этого была создана локальная сеть, в разные годы включающая от 5 до 15 операторов. Редактированием и контролем за вводом записей занимался один человек, обладающий правами администрирования. Все ретро-записи,  введенные в рабочую базу «Библиобус», наравне с описаниями на новые книги, автоматически попадали в электронный каталог ЦБП. Таким образом, электронный каталог постоянно пополнялся качественными ретро-записями, которые были доступны для поиска и работы с ними удаленно. Электронный каталог библиотеки (разработка БЕН РАН) позволял вести многоаспектный поиск: по автору, заглавию, году издания, по индексам систематизации (УДК и ББК), по ISBN (ISSN), по организации и другим полям. Поля можно было комбинировать, это значительно расширяло возможности поиска. Также в электронном каталоге была реализована функция тематического поиска, что позволяло искать книги по общей рубрике или, выбрав более дробное деление, конкретизировать запрос. Результатом такого запроса был список книг, имеющихся в библиотеке с шифрами, инвентарными номерами, с индексами систематизации. Наряду с новыми книгами в этом поиске участвовали и ретро-записи.  

По умолчанию, главной задачей ретроконверсии был ввод карточек из алфавитного каталога книг. Тем не менее, в процессе работы все чаще стали встречаться отсылочные карточки, касающиеся сериальных изданий. Было решено, что они также подлежат вводу. Таким образом, еще на этом этапе были полностью введены в рабочую базу и попали в электронный каталог многие сериальные (продолжающиеся) издания. Были полностью введены такие издания, как «Methods in enzymology» – 139 записей (до 2010 года было введено только 3 записи); «Annual review of biochemistry» – 82 записи (до 2010 года введено 18); «Труды Математического института имени В.А. Стеклова» – 165 записей (до 2010 года введено 43 записи) и многие другие.

Однако не была решена основная задача ретроконверсии в ЦБП – она должна быть полной и сплошной, но многие карточки, касающиеся сериальных изданий, на том этапе не были введены. Поэтому через некоторое время было принято решение заняться параллельно вводом ретро-описаний из каталога сериальных изданий. Объем работы был довольно большим, но задача облегчалась тем, что некоторые описания были короткими и их ввод требовал гораздо меньше времени. С другой стороны, не введенными оставалась большая часть каталога иностранной периодики. Описания, которые предстояло ввести, были на немецком, чешском, болгарском, английском, итальянском и других языках. Ввод таких описаний обычно занимает больше времени. Тем не менее, задача по проведению ретроконверсии каталога сериальных изданий была успешно завершена в 2018 году (работа заняла примерно год). В результате все описания сериальных (продолжающихся) изданий попали в электронный каталог библиотеки. Для ввода в ретро-каталог такая запись должна была иметь шифр, инвентарный номер, индексы систематизации (УДК и ББК). По приблизительным подсчетам, по окончании ретроконверсии каталога сериальных (продолжающихся) изданий, около 10 000 записей попало в электронный каталог ЦБП.

Особенностью работы библиотеки в Пущино является наличие сети ее филиалов (6 по числу академических институтов, входящих в Пущинский научный центр). В каждом их этих институтов есть своя библиотека. Библиотеки-филиалы могут через систему заказа литературы из фондов ЦБП (разработка БЕН РАН) заказывать любые издания, имеющиеся в распоряжении ЦБП. Система заказов литературы непосредственно связана с электронным каталогом библиотеки. Особенно важным является то, что через заказы литературы можно отследить, какие именно издания более востребованы у читателей. Это можно сделать с помощью системы поиска заказов.

Для того, чтобы помочь пользователю в работе с системой заказов литературы, существует инструкция (см. рисунок 1).

Рисунок 1 - Инструкция по работе с системой заказов

DOI:10.23670/IRJ.2022.124.62.1

Для наглядности можно задать поиск в определенном временном интервале. Например, посмотреть список заказов литературы за последние 1,5 года (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Пример поиска в системе заказов

DOI:10.23670/IRJ.2022.124.62.2

Результатом этого поиска будет таблица выполненных заказов, показывающая сиглу института, заказавшего литературу, фамилию читателя, дату заказа, шифр книги и библиографическое описание издания (см. рисунок 3).

Даже на этом коротком примере видно, насколько востребованы ретро-издания и в частности, продолжающиеся издания. Всего же по этому поиску в системе было найдено 1473 заказа литературы. Среди заказанных изданий есть журналы, книги, продолжающиеся издания. Из них на долю ретро-изданий приходится примерно 35%. За период 2021-2022 года в системе заказов литературы чаще всего встречались издания: «Methods in enzymology» (1970, 1975, 1979); «Biologist’s guide to principles and techniques of practical biochemistry» (1975); «Handbook of inflammation» (1979, 1980); «Results and problems in cell differentiation» (1972, 1980, 1992). Если говорить об отечественных продолжающихся изданиях, то пользовались спросом следующие издания: «МРБ: Массовая радиобиблиотека» (1984, 1989, 1992); «Библиотека по автоматике» (1964, 1973, 1990); Библиотечка «Квант» (1980, 1987, 1992); Итоги науки и техники. Серия. «Биофизика» (1978, 1989, 1990, 1991). Годы, указанные в скобках, являются годами выпуска отдельных томов продолжающихся изданий.

Все записи, относящиеся к сериальным (продолжающимся) изданиям, можно посмотреть и проанализировать в рабочей базе «Библиобус». В режиме поиска, задавая разные параметры, можно наглядно увидеть количество серий, введенных в рабочую базу и все выпуски, относящиеся к этим сериям. Не стоит забывать, что все эти записи сразу после введения попадают в электронный каталог библиотеки и доступны на сайте ЦБП.

Попробуем задать поиск по сериям в рабочей базе «Библиобус». В списке серий, найденных в результате можно не только увидеть их название, но и количество привязанных к ним записей (см. рисунок 4).

Рисунок 3 - Серии в рабочей базе «Библиобус»

DOI:10.23670/IRJ.2022.124.62.4

Нажав курсором на название серии, можно увидеть полный список томов, относящихся к серии, просмотреть каждый том в отдельности, увидеть полное библиографическое описание тома, шифр, индексы систематизации и инвентарные номера.

В удаленном доступе пользователю можно отыскать все эти сведения в электронном каталоге библиотеки, задав поиск по году издания или по названию продолжающегося издания. Результатом поиска будет список изданий, относящийся к той или иной серии. Например, попробуем найти серию «Annual review of biochemistry» уже не в рабочей базе, а в электронном каталоге ЦБП (см. рисунок 5).

Рисунок 4 - Серии в электронном каталоге ЦБП

DOI:10.23670/IRJ.2022.124.62.5

Результатом поиска также будет сводный уровень серии и привязанные к нему выпуски серии. Нажав «Подробнее», пользователь может получить полную информацию о каждом выпуске серии. Всего к данному сводному уровню привязано 82 выпуска, начиная с 1932 года и заканчивая 2020 годом.

Следует отметить, что в рабочей базе «Библиобус» возможен многоаспектный поиск, который позволяет проанализировать состав фонда каталога продолжающихся изданий. Задав такой поиск по сериям, можно наглядно увидеть, какое количество серий попало в электронный каталог в результате ретроконверсии (около 1300). Продолжающиеся издания, доступные на сайте ЦБП (в ее электронном каталоге) соответствуют тематике Пущинского научного центра. Здесь присутствуют издания на русском, английском, немецком, французском, итальянском, чешском и других языках. Это труды институтов, университетов, различных научных организаций, материалы конференций, различные тематические сборники. Многие серии имеют множество подсерий, например, одна только серия «Итоги науки и техники», изданная ВИНИТИ, насчитывает в каталоге ЦБП 27 подсерий. «Материалы к биобиблиографии ученых» и того больше – 31 подсерию.

Хочется отметить, что Библиотекой Пущинского научного центра была проделана большая работа по ретроконверсии ее печатных каталогов. К сожалению, пока не реализована до конца задача полной ретроконверсии алфавитных каталогов библиотеки. С переходом в настоящий момент на новую рабочую программу эта задача временно приостановлена. Тем не менее даже тот объем записей, который уже введен в электронный каталог ЦБП, позволяет сказать, что ретроконверсия работает и ретро-записи активно используются. Об этом можно судить и по статистике, которая доступна в программе заказа литературы из фондов ЦБП. Ретро-записи используются в составлении справок, в заказе литературы, в подготовке традиционных, а также виртуальных выставок, доступных на сайте библиотеки.