МЕТОДИКА ЭКСПРЕСС-ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ КОМПАНИИ

МЕТОДИКА ЭКСПРЕСС-ОЦЕНКИ ЗРЕЛОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ КОМПАНИИ

Научная статья

Васильев Р.А.^1, *, Кабиров Б.Р.²

^{1, 2} Казанский Федеральный (Приволжский) Университет, Казань, Россия

* Корреспондирующий автор (vasilyevruslan[at]gmail.com)

Аннотация

В рамках данной статьи предложена методика экспресс-оценки зрелости системы управления бизнес-процессами, которая основана на анализе уровня реализации принципов и элементов процессного подхода к управлению. Методика предполагает анализ компании по четырем основным направлениям: целостность системы бизнес-процессов, измеримость бизнес-процессов, система оптимизации бизнес-процессов и уровень знаний сотрудников. В статье представлена таблица для осуществления экспресс-оценки зрелости системы управления бизнес-процессами и рассмотрена система градации для интерпретации результатов оценки. Материалы данной статьи могут быть также использованы при разработки собственной методики оценки зрелости систем управления.

Ключевые слова: бизнес-процессы, система управления бизнес-процессами, оценка зрелости систем, процессный подход, процессное управление.

RAPID ASSESSMENT OF THE MATURITY OF THE COMPANY'S BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM

Research article

Vasilev R.А.^1, *, Kabirov B.R.²

^{1, 2} Kazan Federal University, Kazan, Russia

* Corresponding author (vasilievruslan[at]gmail.com)

Abstract

This article offers a method for rapid assessment of the maturity of the business process management system, which is based on the analysis of the level of implementation of the principles and elements of the process approach to management. The methodology involves analyzing the company in four main areas: the integrity of the business process system, the measurability of business processes, the business process optimization system, and the level of knowledge of employees. The article presents a table for rapid assessment of the maturity of the business process management system and considers the grading system for interpreting the evaluation results. The materials of this article can also be used in the development of own methodology for assessing the maturity of management systems.

Keywords: business processes, business process management system, system maturity assessment, process approach, process management.

Введение

Многолетний опыт российских и зарубежных компаний показал, что применение процессного подхода для управления организацией позволяет повысить скорость реагирования на постоянно изменяющуюся внешнюю среду и обеспечить высокоэффективное взаимодействие всех участников бизнес-процессов, направленное на достижение стратегических целей.

Внедрение процессного подхода в деятельность организации предполагает создание системы управления бизнес-процессами (СУБП) – «совокупность методов, инструментов, ресурсов и внедренных бизнес-процессов, направленная на эффективное развитие компании на основе управления каждым значимым бизнес-процессом в рамках его жизненного цикла» [1].

Для того чтобы понять на каком этапе внедрения процессного подхода находится компания, а также определить дальнейшие пути развития системы управления процессами, руководству следует провести оценку зрелости СУБП. Существует множество подходов к оценке зрелости СУБП, однако по большей части они направлены на изучение отдельных бизнес-процессов, либо предполагают глубокий анализ всех элементов СУБП. В рамках данной статьи рассмотрена методика экспресс-оценки зрелости СУБП, что позволит в краткие сроки получить информацию о состоянии СУБП по отношению к реализации принципов и внедрения элементов процессного подхода. Данная методика универсальна и не имеет отраслевой привязки, а значит может быть рекомендована к оценке СУБП компании из любой сферы деятельности.

Основные результаты

Экспресс-оценка зрелости системы управления бизнес-процессами может быть осуществлена по следующим ключевым направлениям в разрезе каждого вида бизнес-процессов (основные, управляющие, обеспечивающие):

1. Целостность системы бизнес-процессов. При проектировании СУБП необходимо достичь эффективного взаимодействия ее компонентов. Для оценки целостности системы бизнес-процессов необходимо руководствоваться следующими критериями:

1.1 Бизнес-процессы и их этапы идентифицированы. На определенной стадии жизненного цикла ключевой управленческой задачей организации становится выстраивание СУБП. Первым шагом является идентификация бизнес-процессов и их этапов, то есть создание реестра бизнес-процессов, в рамках которого планируется работа по описанию и оптимизации. Данный показатель необходимо рассчитать, как отношение числа бизнес-процессов с определенными этапами к общему количеству бизнес-процессов компании.

1.2 Бизнес-процессы формализованы. Формализация подразумевает под собой четкое закрепление границ бизнес-процессов и их владельцев, что позволяет создать фундамент для успешного исполнения процессов в соответствии с установленными правилами. Этот критерий является составным и включает в себя 2 параметра:

• соотношение бизнес-процессов, по которым определены текстовое описание (паспорта процессов), и общего количества бизнес-процессов;
• соотношение бизнес-процессов, имеющих графическое описание, и общего количества бизнес-процессов.

1.3 Сквозные бизнес-процессы согласованы (при наличии). Данный показатель характеризует соответствие этапов сквозных бизнес-процессов, что очень важно при разработке регламентирующей документации и последующего учета показателей эффективности бизнес-процессов в системе мотивации, так как данный инструмент можно применять только в том случае, если все процессы правильно выстроены, у них совпадают входы и выходы, а также корректно закреплены зоны ответственности. Если сквозные бизнес-процессы согласованы (или отсутствуют), то необходимо поставить оценку 100, в противном случае – ноль.

2. Измеримость бизнес-процессов. Для создания эффективной организации и реализации принципов процессного подхода необходимо выстроить систему бизнес-процессов так, чтобы была возможность контролировать степень достижения поставленных стратегических целей, для этого необходимо создать соответствующую систему измерения. Измеримость бизнес-процессов может быть оценена по следующим критериям:

2.1. Система по сбору данных и расчету показателей эффективности бизнес-процессов внедрена. Создание системы сбора и оценки данных по эффективности процесса является неотъемлемым шагом при построении СУБП. От того, насколько успешно определены показатели и применяются инструменты сбора, зависит эффективность компании в целом. Данный критерий является составным и включает в себя следующие параметры:

• показатели и инструменты сбора, необходимые для расчета эффективности процесса, закреплены в нормативных документах. Для расчета данного показателя необходимо найти соотношение бизнес-процессов, по которым определены показатели и инструменты сбора, необходимые для расчета эффективности, и общего количества бизнес-процессов;
• инструменты для сбора данных и расчета показателей эффективности внедрены. Помимо создания регламентирующих документов по сбору данных и расчету эффективности, необходимо также внедрить систему в деятельность компании на постоянной основе. Описанные инструменты должны работать не только в теории, но и быть реализуемыми на практике. Для оценки данного критерия необходимо определить отношение внедренных инструментов для сбора данных и расчета показателей эффективности к общему количеству закрепленных инструментов в нормативных документах;
• инструменты для сбора данных и расчета показателей эффективности автоматизированы. Автоматизация позволяет компании не только сократить издержки по оплате труда соответствующих специалистов, но и осуществлять сбор данных в срок и без ошибок. Для оценки данного критерия необходимо определить отношение автоматизированных инструментов для сбора данных и расчета показателей эффективности к общему количеству инструментов.

2.2 Система учета показателей эффективности бизнес-процессов внедрена в систему мотивации участников процесса. Система мотивации определяет успех компании, так как она должна побуждать сотрудника к осуществлению полезных действий. При этом система мотивации должна быть основана на степени достижения поставленных целей, а ее результатом – материальный бонус в переменной части оплаты труда. Ее внедрение необходимо для контроля за реализацией организационной стратегии и определения степени соответствия стратегических и операционных целей. Для оценки данного критерия необходимо определить отношение бизнес-процессов, по которым осуществляется учет показателей эффективности в системе мотивации участников процесса, к общему количеству бизнес-процессов.

3. Система оптимизации бизнес-процессов. Для успешной реализации принципов процессного подхода необходимо создать условия для выявления и исправления ошибок исполнения бизнес-процессов на непрерывной основе. При оценке системы оптимизации следует оценить следующие параметры:

3.1 Разработаны нормативные документы, регламентирующие деятельность по оптимизации бизнес-процессов. В целях соответствия лучшим практикам, целям и задачам организации необходимо осуществлять подбор и анализ реализуемых методов и подходов по оптимизации процессов на постоянной основе, в том числе с учетом требований потребителей процессов. Данный критерий является составным и включает в себя следующие параметры:

• регламент по анализу целесообразности изменения бизнес-процесса разработан;
• регламент по инициации создания нового или оптимизации действующего бизнес-процесса разработан;
• регламент по описанию нового бизнес-процесса разработан;
• регламент по оптимизации действующего бизнес-процесса разработан.

Если регламенты созданы и реализованы – оценка 100, в противном случае – ноль. Оценка производится по каждому параметру отдельно.

3.2 Система оптимизации бизнес-процессов реализуется на непрерывной основе. Оптимизация должна быть направлена на создание условий для успешного достижения поставленных целей и содержать ряд мероприятий, направленных на устранение выявленных проблем и потерь процесса, а также создание новых векторов развития деятельности компании. Данный критерий является составным и включает в себя следующие параметры:

• инструменты по анализу целесообразности изменения бизнес-процесса реализуются на непрерывной основе. Для осуществления эффективной деятельности по оптимизации бизнес-процессов необходимо корректно определить ключевые направления улучшения бизнес-процессов. Компании необходимо определить ключевые критерии для анализа целесообразности изменения бизнес-процесса, среди которых можно выделить: значимость, массовость, трудозатраность, уровень риска и так далее. Если инструменты по анализу целесообразности изменения бизнес-процесса реализуются на непрерывной основе – оценка 100, в противном случае – ноль.
• инструменты по оптимизации текущих бизнес-процессов или описанию новых бизнес-процессов внедрены. Показатель рассчитывается как доля бизнес-процессов, по которым ведется работа по оптимизации, по отношению к общему объему бизнес-процессов, нуждающихся в оптимизации.

3.3 Система подачи отзывов и предложений по улучшению бизнес-процессов внедрена. Она способствует формированию у сотрудников мышления, направленного на организационные изменения, повышению эффективности работы по оптимизации процессов и развитию вертикальной и горизонтальной коммуникации. Если система реализована – оценка 100, в противном случае – ноль.

4. Уровень знаний сотрудников. Для того чтобы компания смогла в полной мере реализовать принципы процессного подхода, необходимо обучить сотрудников. В первую очередь это связанно с тем, что процессный подход – это не только набор методов и инструментов, но также и особое мышление – отказ от стереотипов, которые укоренились в сознании не одного поколения. Сотрудникам необходимо знать о возможностях и ограничениях процессного управления, провести анализ примеров внедрения процессного подхода в российских и зарубежных компаниях и причин успеха или неудач при выстраивании системы управления бизнес-процессами. При оценке уровня знаний сотрудников следует оценить следующие параметры:

4.1 Руководители высшего и среднего звена обучены процессному подходу. При реализации принципов процессного подхода необходимо, чтобы руководитель не управлял маршрутизацией отдельных задач, а способствовал установлению системы исполнения обязанностей на уровне исполнителей без своего участия. При расчете данного показателя необходимо рассчитать долю обученных руководителей процессному подходу по отношению к общему количеству управленцев.

4.2 Сотрудники владеют основными принципами и подходами процессного управления, умеют самостоятельно моделировать процессы. При достижении такого уровня развития СУБП критичность смены работников для компании будет сведена к минимуму, так как существует механизм передачи знаний новым сотрудникам через регламенты бизнес-процессов. Компания становится более гибкой и «осознанной». При расчете данного показателя необходимо найти долю структурных подразделений, где численность специалистов, обученных процессному подходу и умеющих самостоятельно моделировать процессы, составляет не менее 10% от численности подразделения, по отношению к общему числу подразделений компании.

При осуществлении экспресс-оценки зрелости СУБП используется следующая таблица (см. таблицу 1).

 

Таблица 1 – Таблица для осуществления экспресс-оценки зрелости СУБП

Направление	Критерий	Вес	Оценка	Итоговый балл
1. Целостность системы бизнес-процессов	1.1 Бизнес-процессы и их этапы идентифицированы
	Основные бизнес-процессы	0,5
	Обеспечивающие бизнес-процессы	0,25
	Управляющие бизнес-процессы	0,25
	1.2 Бизнес-процессы формализованы
	— соотношение бизнес-процессов, по которым определены паспорта, и общего количества бизнес-процессов
	Основные бизнес-процессы	0,25
	Обеспечивающие бизнес-процессы	0,13
	Управляющие бизнес-процессы	0,13
	— соотношение бизнес-процессов, имеющих графическое описание, и общего количества бизнес-процессов
	Основные бизнес-процессы	0,25
	Обеспечивающие бизнес-процессы	0,13
	Управляющие бизнес-процессы	0,13
	1.3 Сквозные бизнес-процессы согласованы (при наличии)	1
2. Измеримость бизнес-процессов	2.1 Система по сбору данных и расчету показателей эффективности бизнес-процессов внедрена
	— показатели и инструменты сбора, необходимые для расчета эффективности процесса, закреплены в нормативных документах	0,3
	— инструменты для сбора данных и расчета показателей эффективности внедрены	0,6
	— инструменты для сбора данных и расчета показателей эффективности автоматизированы	0,1
	2.2. Система учета показателей эффективности бизнес-процессов внедрена в систему мотивации участников процесса
	Основные бизнес-процессы	0,5
	Обеспечивающие бизнес-процессы	0,25
	Управляющие бизнес-процессы	0,25

 

Продолжение таблицы 1 – Таблица для осуществления экспресс-оценки зрелости СУБП

Направление	Критерий	Вес	Оценка	Итоговый балл
3. Система оптимизации бизнес-процессов	3.1 Разработаны нормативные документы, регламентирующие деятельность по оптимизации бизнес-процессов
	— регламент по анализу целесообразности изменения бизнес-процесса разработан	0,25
	— регламент по инициации создания нового или оптимизации действующего бизнес-процесса разработан	0,25
	— регламент по описанию нового бизнес-процесса разработан	0,25
	— регламент по оптимизации действующего бизнес-процесса разработан	0,25
	3.2 Система оптимизации бизнес-процессов внедрена
	— инструменты по анализу целесообразности изменения бизнес-процесса реализуются на непрерывной основе	0,4
	— инструменты по оптимизации текущих бизнес-процессов или описанию новых бизнес-процессов реализуются	0,6
4. Уровень знаний сотрудников	4.1 Руководители высшего и среднего звена обучены процессному подходу	1
	4.2 Сотрудники владеют основными принципами и подходами процессного управления, умеют самостоятельно моделировать процессы	1
Результат оценки:

 

Итоговый балл – оценка с учетом веса критерия. Результатом оценки является сумма итоговых баллов по каждому критерию. Чем выше показатель, тем более развитая СУБП. Низкий показатель может свидетельствовать о том, что компания только начала реализацию процессного подхода, либо движется в неверном направлении. Высокий уровень зрелости свидетельствует об эффективном внедрении элементов и принципов процессного подхода (см. таблицу 2).

 

Таблица 2 – Интерпретация результатов оценки

Уровень зрелости СУБП	Результат оценки
Очень низкий	0-20
Низкий	21-40
Средний	41-60
Высокий	61-80
Очень высокий	81-100

 

Заключение

Согласно описанной в статье методике, оценку зрелости СУБП можно осуществлять на постоянной основе в целях контроля реализация плана по внедрению процессного подхода и развитию системы управления бизнес-процессами организации. Для более глубокого изучения системы бизнес-процессов следует провести оценку зрелости с учетом эффективности элементов СУБП.

Конфликт интересов Не указан.

Conflict of Interest None declared.

Список литературы / References

1. Бизнес-архитектура (комплексная модель) современного банка // Исаев Р.А., Business Studio [Электронный ресурс]. URL: https://www.businessstudio.ru/articles/article/biznes_arkhitektura_kompleksnaya_model_sovr_banka/ (дата обращения: 14.07.2020).
2. Исаев Р.А. Направления дальнейшего развития процессного управления в банках // Банковское дело. - 2019. - N 11. - 74-80 c.
3. Механика бизнеса: с чего начать, чтобы построить эффективную бизнес-систему // Недолжуко А., Executive.ru [Электронный ресурс]. URL: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1986531-kak-postroit-biznes-sistemu-rabotauschuu-kak-chasy (дата обращения: 14.07.2020).
4. Определение бизнес-процессов // Plansys. Процессный подход к управлению организациями [Электронный ресурс]. URL: https://plansys.ru/process/business-process-definition (дата обращения: 14.07.2020).
5. Оценка зрелости системы управления бизнес-процессами компании // Репин В., Портал FineXpert.ru [Электронный ресурс]. URL: https://clck.ru/QsWZB (дата обращения: 14.07.2020).
6. Процессное управление: в чем сила? // Пиняев Д., Журнал «БОСС» № 3, 2012. [Электронный ресурс]. URL: http://www.bossmag.ru/archiv/2012/boss-03-2012-g/protsessnoe-upravlenie-v-chem-sila.html (дата обращения: 14.07.2020).
7. Савосина Е. Трансформация процессного управления / Е. Савосина, З. Абдуллина // Business Excellence = Деловое совершенство. - 2019. - N 10. - 50-56 c.
8. Система мотивации на основе показателей. Часть 1 // Антипин А., Business Studio [Электронный ресурс]. URL: https://www.businessstudio.ru/articles/article/sistema_motivatsii_na_osnove_pokazateley_1/ (дата обращения: 14.07.2020).
9. Система мотивации на основе показателей. Часть 2 // Антипин. А., Business Studio [Электронный ресурс]. URL: https://www.businessstudio.ru/articles/article/sistema_motivatsii_na_osnove_pokazateley_2/ (дата обращения: 14.07.2020).
10. Шалунова М. Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0. М.: Альпина Паблишер, 2016. — 680 с.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Biznes-arhitektura (kompleksnaja model') sovremennogo banka [Business architecture (integrated model) of a modern bank] // Isaev R.A., Business Studio [Electronic resource]. URL: https://clck.ru/QsWbT (access date: 14.07.2020). [in Russian]
2. Isaev R.A. Napravlenija dal'nejshego razvitija processnogo upravlenija v bankah [Directions for further development of process management in banks] // Bankovskoe delo. - 2019. - N 11. - 74-80 p. [in Russian]
3. Mehanika biznesa: s chego nachat', chtoby postroit' jeffektivnuju biznes-sistemu [The mechanics of the business: how to start building an efficient business system] // Nedolzhuko A., Executive.ru [Electronic resource]. URL: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1986531-kak-postroit-biznes-sistemu-rabotauschuu-kak-chasy (access date: 14.07.2020). [in Russian]
4. Opredelenie biznes-processov [Defining business processes] // Plansys. Processnyj podhod k upravleniju organizacijami [Electronic resource]. URL: https://plansys.ru/process/business-process-definition (access date: 14.07.2020). [in Russian]
5. Ocenka zrelosti sistemy upravlenija biznes-processami kompanii [Assessing the maturity of the company's business process management system] // Repin V., Portal FineXpert.ru [Electronic resource]. URL: https://clck.ru/QsWZB (access date: 14.07.2020). [in Russian]
6. Processnoe upravlenie: v chem sila? [Process management: what is the power?] // Pinjaev D., Zhurnal «BOSS» № 3, 2012. [Electronic resource]. URL: http://www.bossmag.ru/archiv/2012/boss-03-2012-g/protsessnoe-upravlenie-v-chem-sila.html (access date: 14.07.2020). [in Russian]
7. Savosina E. Transformacija processnogo upravlenija [Transformation of process management] / E. Savosina, Z. Abdullina // Business Excellence = Delovoe sovershenstvo. - 2019. - N 10. - 50-56 p. [in Russian]
8. Sistema motivacii na osnove pokazatelej. Chast' 1 [The incentive system based on data. Part 1] // Antipin A., Business Studio [Electronic resource]. URL: https://clck.ru/QsWc6 (access date: 14.07.2020). [in Russian]
9. Sistema motivacii na osnove pokazatelej. Chast' 2 [The incentive system based on data. Part 2] // Antipin. A., Business Studio [Electronic resource]. URL: https://clck.ru/QsWcN (access date: 14.07.2020). [in Russian]
10. Shalunova M. Svod znanij po upravleniju biznes-processami: [Set of knowledge on business process management] BPM CBOK 3.0. M.: Al'pina Pablisher, 2016. — 680 p. [in Russian]