ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОНТРОЛЛЕРОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАФЕДРЫ ВУЗА

Смольянов А.Г.

Кандидат физико-математических наук, Национальный исследовательский Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарёва

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОНТРОЛЛЕРОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАФЕДРЫ ВУЗА

Аннотация

В целях оптимизации взаимодействия между Учебно-методическим управлением (УМУ) и кафедрами ВУЗа предложена компьютерная система, позволяющая автоматизировать информационные процессы, связанные с формированием расчетов нагрузки кафедр и распределением учебных поручений. Использование удаленного сервера позволило собрать кафедральные сведения в одном хранилище и оперативно получать общую и детальную картину по расчетам нагрузки и её распределению по всему ВУЗу. Практическое внедрение системы ускорило решение различных организационных задач и принятие управленческих решений. Система позволила более строго контролировать цифровой материал, связанный с организацией учебного процесса на кафедре. Подсистема генерации различных документов на стороне УМУ и на стороне кафедры позволила полностью автоматизировать подготовку ряда повседневных документов в электронном виде, исключив во многих случаях излишний бумажный документооборот.

Ключевые слова: расчет нагрузки кафедры, информационная система, технология COM, сервер автоматизации, контроллер автоматизации, Microsoft Office, генерация документов, компьютерная программа «Расчет:Распределение».

Smolyanov A.G.

PhD in Physics and Mathematics, National Research Ogarev Mordovia State University

USING THE CONTROLLERS OF AUTOMATION OF MICROSOFT OFFICE APPLICATIONS IN THE MANAGEMENT ACTIVITY OF HIGH SCHOOL DEPARTMENTS

Abstract

In order to optimize the interaction between the Educational-methodical management (EMM) and the departments of the university, a computer system is proposed that allows to automate the information processes associated with the calculation of the load of the departments and the distribution of training assignments. Using a remote server made possible to collect the department’s information in one repository and quickly obtain a general and detailed picture of the load calculations and its distribution throughout the university. The practical implementation of the system accelerated the solution of various organizational tasks and the adoption of managerial decisions. The system allowed to more strictly control digital material related to the organization of the educational process at the department. The subsystem of generation of various documents on the side of the EMM and on the side of the department allowed to fully automate the preparation of a number of everyday documents electronically, eliminating in many cases excessive paperwork.

Keywords: load calculation of the department, information system, COM technology, automation server, automation controller, Microsoft Office, documents generation, computer program "Calculation: Distribution".

В последние годы в обществе обозначилась устойчивая тенденция на массовый переход к электронному документообороту и интенсивному использованию инструментальных средств разработки программ, позволяющих автоматизировать процессы генерации электронных документов различных форматов. Появилась возможность интегрировать прикладные программы с генераторами отчетов, а также генерировать документы определенных форматов посредством доступа к интерфейсам «родных» систем этих документов [1], [2], [3], [4], [5]. Технологии web-программирования в этом направлении тоже развиваются. В качестве примера нового инструмента для автоматизации документов можно назвать пакет PHPOffice [6], [7]. Сегодня появляются генераторы отчетов нового поколения, к примеру,  на основе PHP. Одна из технологий позволяет вставить в определенные места шаблона документа Microsoft Office код PHP и получить готовый документ формата Microsoft Word или Microsoft Excel. Причем в качестве источников данных при формировании документа могут быть файлы форматов DOS, ASCII, PDF, XML, dBase, ODBC, ORACLE, Microsoft SQL и других. Такую замечательную возможность дает, к примеру,  продукт Script Reports. Это не только генератор документов в формате Microsoft Word и Microsoft Excel, но и средство для построения диалоговых форм пользователя, позволяющее осуществить обратную по отношению к генератору отчетов функцию – прочитать данные из документов. Подобные инструменты значительно повышают производительность программиста при решении различных офисных задач.

Приложения пакета Microsoft Office представляют собой объекты-серверы, которые могут управляться внешними программами с использованием, в частности, OLE и COM. Модель COM дает программисту возможность создания многократно используемых объектов в различных приложениях, поддерживающих этот интерфейс. Объектами COM являются приложения-серверы, которые специальным образом регистрируются в системе. Эти серверы могут загружаться и выполняться как в адресном пространстве вызывающего приложения, так и в виде самостоятельного процесса, или даже на другом компьютере сети благодаря возможностям распределенной версии модели – DCOM. Такие приложения могут быть созданы в любой системе программирования, которая позволяет использовать интерфейс COM. Технология OLE Automation заметно отличается от COM. Отличие состоит в том, что OLE Automation позволяет использовать возможности COM не только компиляторам, но и интерпретаторам, обеспечивая связь с вызываемыми методами на стадии выполнения приложения. Напомним, что такой способ вызова метода называется поздним связыванием. Методы при таком способе вызова выполняются медленнее, причем заранее нельзя проверить правильность написания объектов и их методов. Преимуществом такого метода является независимость выбора среды разработки от объекта, который требуется программировать. Сервер автоматизации представляет собой программу, которая может управляться внешней программой – контроллером автоматизации. Сервером в нашем случае являлись программы Microsoft Word или Microsoft Excel.

Проделанное исследование показало эффективность использования в повседневной работе программных средств, позволяющих в большом территориально распределенном учреждении решать определенные задачи на общем информационном поле и оперативно генерировать различные документы, необходимые для повседневной управленческой деятельности. Основой для генерируемых документов стали заранее подготовленные шаблоны документов Microsoft Word и Microsoft Excel.

В [8, С. 45–51], [9, С. 29–34], [10, С. 64–67] кратко описана информационная система «Расчет:Распределение», которая структурно включает в себя блок функций, связанных с генерацией стандартных кафедральных документов.

Блок «Расчет часов учебной нагрузки» включает следующие функции, связанные с генерацией документов:

– расчет нагрузки по направлению подготовки (Microsoft Word);

– расчет нагрузки по направлению подготовки (Microsoft Excel);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки (Microsoft Word);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки с детализацией по профилям-специализациям (Microsoft Word);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки в разрезе факультетов (Microsoft Word);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки в разрезе выбранной формы обучения (Microsoft Word);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки в разрезе выбранного факультета (Microsoft Word);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки (Microsoft Excel);

– сводный расчет нагрузки по направлениям подготовки с детализацией по профилям-специализациям (Microsoft Excel);

– справка о контингенте студентов по направлению подготовки-специальности (Microsoft Word);

– справка о контингенте студентов по всем направлениям подготовки-специальностям (Microsoft Word);

– справка о контингенте студентов по всем направлениям подготовки-специальностям в разрезе факультетов (Microsoft Word).

Фрагменты некоторых выходных документов показаны на рис. 1–3.

Рис. 1 – Фрагмент расчета часов по направлению подготовки (специальности)

Рис. 2 – Фрагмент сводного расчета часов по кафедре

Рис. 3 – Справка о контингенте студентов по направлению подготовки (фрагмент)

 

Блок «Распределение учебных поручений» включает следующие функции, связанные с генерацией документов:

– индивидуальный план преподавателя (числовая часть) по семестрам (Microsoft Word);

– индивидуальный план преподавателя (числовая часть) по семестрам (Microsoft Excel);

– распределение часов по конкретной учебной дисциплине (Microsoft Word);

– анализ недовыполнения-перевыполнения учебной нагрузки по кафедре  (Microsoft Word);

– отчет о выполнении нагрузки кафедры за учебный год (Microsoft Word);

– справка о распределении учебных поручений по кафедре на учебный год (Microsoft Word);

– справка о распределении преподавателей по учебным дисциплинам с учетом вида учебной деятельности (Microsoft Word);

– справка о распределении преподавателей по учебным дисциплинам кафедры на учебный год (Microsoft Word);

– числовые таблицы к плану работы кафедры по семестрам (Microsoft Word);

Фрагменты некоторых выходных документов показаны на рис. 4–6.

Рис. 4 – Индивидуальный план преподавателя (фрагмент)

Рис. 5 – Отчет о выполнении учебной нагрузки кафедры (фрагмент)

Рис. 6 – Числовые таблицы к плану работы кафедры по семестрам (фрагмент)

 

Практический эксперимент, проведенный в ФГБОУ ВО «МГУ им. Н.П. Огарёва», показал, что система «Расчет:Распределение» легка в освоении и использовании. Она изменила в положительную сторону структуру взаимодействия между всеми участниками информационного процесса по решению вопросов расчета часов, распределения учебных поручений, управления учебным процессом, а также между сотрудниками самого управления, включая его руководство. Во многих случаях исчезла необходимость бумажного представления цифрового материала, т. к. система на основе данных с сервера генерирует одинаковые стандартные документы в электронном виде как на стороне УМУ, так и на стороне кафедры. В процессе своей эксплуатации система практически не требует администрирования и какого-либо дополнительного обслуживающего персонала.

Список литературы / References

1. Матросов А. В. Microsoft Office XP: разработка приложений (+CD-ROM) / А. В. Матросов, Ф. А. Новиков, Г. Е. Усаров, И. А. Харитонова. – СПб. : БХВ-Петербург, 2003. – 944 с.
2. MSDN – сеть разработчиков Microsoft. Общие задачи программирования Office. – URL: https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/ htx7t4k0(v=vs.90).aspx (дата обращения: 14.09.2017).
3. Интуит. Основы офисного программирования и документы Excel. – URL: ww.intuit.ru/studies/courses/114/114/info (дата обращения: 14.09.2017).
4. Интуит. Основы офисного программирования и документы Word. – URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/2251/113/info (дата обращения: 14.09.2017).
5. MSDN – сеть разработчиков Microsoft. Программирование приложений Office (инструкции по C#). – URL: https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/ms186213(v=vs.90).aspx (дата обращения: 14.09.2017).
6. Хабрахабр. Как создавать документы Microsoft Office при помощи PHP. – URL: hрпрttps://habrahabr.ru/post/31149/ (дата обращения: 15.09.2017).
7. WebforMyself. PHPWord – создание MS Word документов средствами PHP. – URL: hрпрttps://webformyself.com/phpword-sozdanie-ms-word-dokumentov-sredstvami-php/ (дата обращения: 15.09.2017).
8. Смольянов А. Г. Управление кафедрой: автоматизированный расчет учебной нагрузки // Символ науки. – 2015.– №10-2. – С. 45-51.
9. Смольянов А. Г. Управление Кафедрой: автоматизированное распределение учебных поручений // Символ науки. – 2017. – Т. 2.№ 2. – С. 29-34.
10. Смольянов А. Г. Управление кафедрой ВУЗа: Информационная система «Расчет:Распределение» // XXI век: итоги прошлого и проблемы настоящего плюс. – 2017. – № 02 (36) / 03 (37). – С. 64-67.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Matrosov A. V. Microsoft Office XP: razrabotka prilozhenij (+CD-ROM) [Microsoft Office XP: application development (+ CD-ROM)] / A. V. Matrosov, F. A. Novikov, G. E. Usarov, I. A. Haritonova. – SPb.: BHV-Peterburg, 2003. – 944 p. [in Russian]
2. MSDN – set' razrabotchikov Microsoft. Obshhie zadachi programmirovanija Office [MSDN – the network of Microsoft developers. General tasks of programming Office]. – URL: https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/ htx7t4k0(v=vs.90).aspx (accessed: 14.09.2017). [in Russian]
3. Intuit. Osnovy ofisnogo programmirovanija i dokumenty Excel. [Intuition. Basics of office programming and Excel documents] – URL: ww.intuit.ru/studies/courses/114/114/info (accessed: 14.09.2017). [in Russian]
4. Intuit. Osnovy ofisnogo programmirovanija i dokumenty Word [Intuition. Fundamentals of office programming and Word documents]. – URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/2251/113/info (accessed: 14.09.2017). [in Russian]
5. MSDN – set' razrabotchikov Microsoft. Programmirovanie prilozhenij Office (instrukcii po C#) [MSDN is a network of Microsoft developers. Programming Office applications (instructions for C #)]. – URL: https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/ms186213(v=vs.90).aspx (accessed: 14.09.2017). [in Russian]
6. Habrahabr. Kak sozdavat' dokumenty Microsoft Office pri pomoshhi PHP [Habrahabr. How to create Microsoft Office documents with PHP]. – URL: hrprttps://habrahabr.ru/post/31149/ (accessed: 15.09.2017). [in Russian]
7. WebforMyself. PHPWord – sozdanie MS Word dokumentov sredstvami PHP [WebforMyself. PHPWord - creating MS Word documents using PHP]. – URL: hrprttps://webformyself.com/phpword-sozdanie-ms-word-dokumentov-sredstvami-php/ (accessed: 15.09.2017). [in Russian]
8. Smol'janov A. G. Upravlenie kafedroj: avtomatizirovannyj raschet uchebnoj nagruzki [Management of the department: the automated calculation of the educational load] // Simvol nauki [The symbol of science]. – 2015. – № 10-2. – P. 45-51. [in Russian]
9. Smol'janov A. G. Upravlenie Kafedroj: avtomatizirovannoe raspredelenie uchebnyh poruchenij [Management of the Department: the automated distribution of educational assignments] // Simvol nauki [The symbol of science]. – 2017. – T. 2. № 2. – P. 29-34. [in Russian]
10. Smol'janov A. G. Upravlenie kafedroj VUZa: Informacionnaja sistema «Raschet:Raspredelenie» [Management of the department of the university: Information system "Calculation: Distribution"] // XXI vek: itogi proshlogo i problemy nastojashhego pljus [XXI century: the results of the past and the problems of the present plus]. – 2017. – № 02 (36) / 03 (37). – P. 64-67. [in Russian]