СИНТЕЗ СПРАВОЧНИКА БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ IBM LOTUS NOTUS\DOMINO

Российский Е.А.

Аспирант, Сибирский Государственный Аэрокосмический Университет имени академика М.Ф. Решетнева

СИНТЕЗ СПРАВОЧНИКА БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ IBM LOTUS NOTUS\DOMINO

Аннотация

Рассматривается программное обеспечение IBM Lotus Notes\Domino и разработанная на его базе система электронного документооборота. Тема работы заключается в предложении интеграции в систему электронного документооборота справочника бизнес процессов, для классификации работ предприятия. Рассматривается процесс получения отчетности через систему, и производится сравнение с получением отчетности при рабочем справочнике бизнес процессов. Получены результаты, позволяющие говорить о плюсах интеграции справочника бизнес процессов в систему электронного документооборота, в случае отсутствия необходимости предоставления графической отчетности.

Ключевые слова: бизнес-процесс, документооборот, отчетность.

Rossiyskiy E.A.

Postgraduate, Siberian State Aerospace University named after academician MF Reshetnev

SYNTHESIS OF PROCESSES BUSINESS DIRECTORY AND THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM BASED ON IBM LOTUS NOTUS\DOMINO

Abstract

Considered software IBM Lotus Notes \ Domino and developed on the basis of its electronic document management system. R & D is to provide integration into the electronic document directory of business processes, for the classification of the enterprise. The process of receiving through the reporting system, and a comparison to give statements at the working directory of business processes. The results obtained allow us to speak about the advantages of directory integration of business processes in electronic document management system, in the absence of the need to provide graphical reporting.

Keywords: business process, document management, reporting.

В настоящее время существует множество систем электронного документооборота, что это такое? Это, автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.[1]

Использование системы электронного документооборота позволяет значительно повысить производительность труда делопроизводственного персонала, сокращает время, затрачиваемое на процессы документооборота. У большинства предприятий существует сложившаяся система документооборота, по мере роста организации она расширяется, что приводит к необходимости ее анализа.[2] Если система сопровождает процесс управления работой, то чем «мощнее» такая система, тем «мощнее» необходимы элементы контроля исполнения, необходим механизм классификации типов работ. В работе пойдет речь о достаточно распространённой системе электронного документооборота разработанной на базе программного продукта IBM Lotus Notes\Domino. Будет рассмотрена интеграция механизмов классификации видов работ и механизмов контроля выполнения работ.

Рассмотрим реализацию системы документооборота на базе IBM Lotus Notus\Domino (далее СЭД). СЭД обеспечивает автоматизацию процессов учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, выдачу соответствующих отчетов по их исполнению и автоматизирует следующие бизнес процессы:

1. сбор, хранение, обработка и представление в электронном виде входящих, исходящих, внутренних документов Общества;
2. размещение непосредственно в системе электронных версий текстов документов;
3. автоматизированное формирование перечней документов системы по различным критериям и разрезам просмотра;
4. автоматизированный контроль исполнения поручений;
5. автоматическое перемещение документов и оповещение между участниками процесса;
6. оперативный поиск необходимой пользователю информации, содержащейся в системе;
7. распечатка и копирование содержащейся в подсистеме информации.

Рассмотрим подробнее процесс «автоматизированный контроль исполнения поручений». Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

- отчет о текущей занятности сотрудников;

- отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

- отчет о просроченных поручениях.[3]

Предприятие, ведя свой документооборот, обязывает исполнителя отчитываться по поручениям и проставлять факт исполнения. Административный отдел контролирует факт проставления исполнения и формирует отчеты руководителям по исполнительской дисциплине. Как правило, этот отчет представляет собой некую таблицу (Таблица 1):

Таблица 1 - Пример отчета по исполнительской дисциплине

Наименование поручения	Срок исполнения	Ответственный исполнитель	Отметка об исполнении
Служебная записка	23.03.2014	Попов Петр Петрович	Выполнено
Протокол, пункт 3	24.04.2014	Семенов Семен Семенович	Не выполнено

  Изобразим процесс получения отчетности через систему документооборота на рисунке 1:

Рис. 1 - Процесс получения отчетности через систему документооборота

Отчетность может предоставляться в различных разрезах «по исполнителю» «по подразделению» «По типу поручения» и прочее, но данный отчет не может сказать - насколько эффективно работал работник или насколько эффективно работник спланировал свой день. Если перед компанией поставлена задача - отслеживать эти показатели, то предлагается внедрение системы учета рабочего времени, которая будет предоставлять необходимую отчетность в требуемых разрезах.

Для грамотного учета работ, необходимо классифицировать работы, для этого необходимо описать все бизнес процессы общества, что есть немалая трудоемкая работа, и надо взвесить все за и против целесообразности внедрения подобной системы.

Помимо классификации работ, некоторые работы нужно еще объединить в более высокие уровни. Получается, что справочник работ будет многоуровневый и будет представлять собой диаграмму декомпозиции основного бизнес процесса предприятия.

Приведем пример такого справочника для вымышленного предприятия:

1. Добыча полезных ископаемых

1.1 Разведка залежей

1.2 Разработка месторождения

1.3 Строительство объектов

1.4 Развитие ИТ инфраструктуры

1.4.1 Обеспечение техникой

1.4.2 Обеспечение программами

1.4.2.1 Консолидирование потребности в программном обеспечении

1.4.3 Обеспечение сетью связи

….. и т.д.

Помимо понимания общей картины бизнес процессов предприятия, при грамотном подходе данный справочник поможет классифицировать работы в системе электронного документооборота. Эта классификация поможет руководству понять трудозатраты на тот или иной бизнес процесс, поможет в последующей оптимизации. Возникает вопрос как это сделать.

Представим, что справочник бизнес процессов предприятия составлен, необходимо занести его в электронную базу данных. Рассматривая вариант разработки дополнительного модуля, потребовалось бы большое количество узконаправленных специалистов как по системам IBM, так и специалистов по внедряемой системе учета рабочего времени. Предлагается, для автоматизации учета трудовых затрат и обеспечения единой точки входа к системе документооборота разработать модуль учета рабочего времени на базе IBM Lotus Domino. По мимо уровней бизнес процессов справочник должен содержать в себе информацию по входам выходам бизнес процесса, ответственным исполнителям, плановым трудозатратам. Таким образом формируется картина бизнес процессов ответственного исполнителя. Если в справочник добавить информацию о плановом выполнении бизнес процессов, то таким образом можно составить плановую картину дня любого сотрудника предприятия.

Картина дня также поможет руководству проанализировать необходимость вывода некоторых бизнес процессов на аутсорсинг. На сегодняшний день аутсорсинг является одним из базовых трендов в условиях глобализации, потому что современный уровень технологического развития средств коммуникации позволяет использовать ресурсы вне зависимости от того, где они расположены, которые являются наиболее качественными и наиболее подходящими.[4]

Сама идея системы учета трудозатрат, это синтез справочника бизнес процессов и системы учета трудозатрат. Если у работника есть плановая картина дня, и если добавить работнику возможность относить поручения и задачи по бизнес процессам, то это позволить не только планировать день, но и контролировать факт исполнения поручений по отношению к бизнес процессам. В конце рабочего дня работнику предлагается направить отчет руководителю, чтобы второй подтвердил правильность отнесения задач к бизнес процессам.

На рисунке 2 представлено процесс получения отчетности через систему документооборота в случае если модуль учета трудовых затрат будет разработан на базе IBM Lotus Notes:

Рис. 2 - Получение отчетности при разработке системы учета трудовых затрат на базе IBM Lotus Notes

Постепенно накапливая базу картин дня работников, можно выгружать подробные отчеты, сравнивающие плановые показатели и фактические, отчеты анализирующие загруженность тех или иных бизнес процессов.

Помимо всего прочего если настроить систему для получения информации с контрольно-пропускной системы если таковая присутствует на предприятии, то можно контролировать корректность занесения факта по отношению к времени нахождения работника в офисе.

Подведем итог и рассмотрим плюсы и минусы интеграции справочника бизнес процессов в СЭД:

Плюсы:

• однородность программного обеспечения
• единая точка входа для получения отчетности
• прямая связь с исполнением поручений в системе документооборота предприятия
• разнообразие отчетности
• классификация работ по бизнес процессам

Минусы:

• сложность разработки на базе Lotus
• ограниченное визуальное отображения информации через интерфейс Lotus Notes.

Литература

1. Разработка и применение автоматизированных систем управления ресурсами предприятия и систем электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: http://informpro.su/index.php?page=elektronnyj-dokumentooborot (Дата обращения 15.06.2014)
2. Вестник Новосибирского государственного университета, серия Информационные технологии, т.8, вып. 2., 2010 г., Аналитика системы электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: http://www.softmotions.com/index.php/news/26/69/analitika-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota/d,softmotions_article_full (Дата обращения 15.06.2014)
3. Выбор системы электронного документооборота Электронный ресурс] URL: http://www.fossdoc.ru/vybor-sed (Дата обращения 15.06.2014)
4. Российский Е.А., Мурыгин А.В., Ефимов С.Н. МЕТОДИКА ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АУТСОРСИНГОМ // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 6; URL: http://www.science-education.ru/113-11126 (дата обращения: 16.12.2013).