ABBREVIATIONS IN WRITTEN BUSSINESS COMMUNICATION

Драчук Н.В.

Кандидат филологических наук, Волгоградский филиал Академии труда и социальных отношений

СОКРАЩЕНИЯ В ПИСЬМЕННОЙ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Аннотация

В статье рассматриваются различные способы сжатия текста, представленные в письменной деловой коммуникации. Показана специфика употребления лексических и графических сокращений в официально-деловом стиле.

Ключевые слова: деловая коммуникация, официально-деловой стиль, документный текст, аббревиатуры.

Drachuk N.V.

PhD in Philology, Volgograd Branch of Academy of Labour and Social Relations

ABBREVIATIONS IN WRITTEN BUSSINESS COMMUNICATION

Abstract

The article considers different ways of compression of the text presented in written business communication. The specificity of the using of lexical and graphic abbreviations in the official style is shown.

Keywords: written business communication, official style, documental text, abbreviations.

Деловая коммуникация – одна из самых распространенных форм социального взаимодействия – представлена в сфере коммерческих, административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений. Процесс коммуникации в деловой сфере предполагает письменную фиксацию юридически значимой информации, т.е. создание документов. Документ – это всегда результат текстовой деятельности, обусловленный «уровнем коммуникативно-прагматической компетенции, которая включает в себя знание словаря языка, типовых ситуаций общения, жанров текстов, стилевых разновидностей» [6, 32].

Рассматривая документный текст как «функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа» [2, 31], исследователи отмечают следующие его основные характеристики:

1) нейтральный тон изложения;

2) стандартизированность, т.е. использование определенного шаблона для построения текста;

3) регламентированность, предполагающая обращение к ограниченному набору языковых средств;

4) строгость, точность изложения, достигаемые за счет употребления специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи;

5) информативная насыщенность: авторы текстов документов стремятся передать максимум информации, используя при этом минимум языковых средств;

6) лаконичность (краткость) – экономное использование языковых средств, исключающее слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и т.д.

Необходимость соблюдения требований полноты передачи информации, с одной стороны, и краткости ее изложения, с другой, достигается за счет определенной текстовой организации, в том числе компрессии текста, предполагающей использование сокращений, направленных на создание более экономичных по сравнению с исходными структурами номинаций. В качестве основного признака слов-сокращений выступает усеченность составляющих в сравнении с базовой лексемой. Их появление объясняется стремлением к экономии места, высокой частотностью отдельных слов и словосочетаний, а также стремлением избежать лексического повтора [1, 72].

Традиционно исследователи различают два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) и графические. Нередко и те, и другие рассматриваются как аббревиация, таким образом, данный термин трактуется в широком смысле. Однако большинство исследователей, сужая объем данного термина, относят к нему только сложносокращенные слова, образованные путем удаления части букв, слогов или же частей слов, так называемые лексические сокращения. Основным критерием, служащим для их различения, выступает возможность их использования в устной речи. Тогда как графические сокращения, существуя лишь для зрительного восприятия, не выходят за пределы письменной речи.

В документном тексте активно представлены и аббревиатуры, и графические сокращения, фактически ни один документ не обходится без данных способов сокращения «площади» языковых знаков [5, 13]. Появление сокращений в деловой речи обусловлено как внешними факторами (социальная структура общества, производственные и деловые отношения), так и внутренними, собственно языковыми, к которым следует отнести, в первую очередь, закон языковой экономии. Немаловажным фактором оказывается и тенденция к уточнению, конкретизации, дифференциации, о чем свидетельствует активная аббревиация собственных наименований: Сбербанк, Промбанк, Внешэкономбанк, Инвестторгбанк; Минюст, Минэнерго, Минздравсоцразвития; Ростехнадзор, Рособрнадзор, Госпожнадзор, Госгортехнадзор.

Однако любой документ представляет собой не только документный текст, но и набор реквизитов, определяемый целенаправленностью и функциональной связанностью деловой коммуникации. Порядок расположения реквизитов жестко регламентирован нормативно-правовыми актами, таким образом, документ в силу данной специфики имеет свою, довольно строгую архитектонику. О.П. Сологуб, рассматривая реквизиты в содержательном аспекте, обозначает их как структурно-семантические текстовые блоки [4, 18], несущие определенную информацию, не менее значимую для автора и адресата документа, чем та, что представлена в тексте. Таким образом, содержательная сторона реквизитов, выступающих в качестве «обязательных информационных элементов документа» [3, 35], также подчинена требованию точности и краткости, компрессия текста и здесь находит свое выражение.

Так, сокращения активно представлены в следующих реквизитах: наименование организации (ООО «Стройэлектромонтаж», ООО «ЦС ТоргМАЗавто», МИ ФНС), справочные данные об организации (г. Волгоград, ул. Комсомольская, д. 34, к.102, тел./факс, ОГРН, ИНН/КПП), где нередко помимо адреса и контактной информации, указываются и банковские реквизиты, например: р/с, к/с, л/с, БИК. Реквизиты «адресат» и «подпись», требующие указания на наименование организации, также не обходятся без сокращений. Реквизит «место издания или составления документа» предполагает использование почтовых сокращений: г. Волжский, р.п. Светлый Яр. Дата и номер, свидетельствующие о придании юридической силы документу, также оформляются с помощью сокращений: исх. № 112 от 14 марта 2012 г. Требованием экономии места обусловлено использование сокращений в тексте документа и в различных отметках, свидетельствующих о работе с документами. Например, в отметке о наличии приложения: программа конференции на 2 л. в 1 экз., в резолюции: нач. отделом принять к руководству, в отметке об исполнителе: исп. В.Н. Зубков, в отметке об исполнении документа: пл. поручения поступили.

Анализ лексических параметров текстовой организации документов позволяет говорить об активной аббревиации деловой речи. С точки зрения тематической представленности можно выделить следующие предметно-понятийные разряды аббревиатур:

1) названия, связанные с государственным устройством и системой управления: горсовет, избирком, исполком, Минтруд, Росархив.

2) названия различных учреждений и организаций: ЯМЗ (Ярославский моторный завод), Текстильлегпром, Сбербанк, Горкомархитектуры, УФНС (Управление федеральной налоговой службы).

3) аббревиатуры, указывающие на организационно-правовую форму: ОАО (открытое акционерное общество), СП (строительное предприятие), МУЗ (муниципальное учреждение здравоохранения).

4) наименования нормативно-правовых актов, документов: ФЗ (федеральный закон), ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), ТК (Трудовой кодекс), СанПиН (санитарные правила и нормы).

5) наименования людей по роду деятельности: зам. директора, зав. кафедрой, ИО председателя, главбух, юрисконсульт, техэксперт, горпрокурор.

6) терминологическая и номенклатурная лексика: НСИ (нормативно-справочная информация), документы ДСП (для служебного пользования), СЭД (система электронного документооборота), НДС (налог на добавленную стоимость), лифт ПП-0401 АП.

С позиций структурной характеристики выделяются следующие типы аббревиатур:

1) инициальные (буквенные и звуковые): ЮТК (Южная телекоммуникационная компания), ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ГУ (государственное учреждение), вуз, ссуз.

2) слоговые: обком, облсовпроф, Госкомстат, главбух.

3) частично сокращенные слова (смешанный тип): Ростехнадзор, Гострудинспекция, Спецавтохозяйство, профориентация, запчасти, техцентр, оргкомитет, промбезопасность, соцпакет.

4) усечения: зам., зав., ген. директор, фин. директор.

В документах активно используются все виды графических сокращений. Однако наиболее представлены точечные: г., руб., М.П. (место для печати), исх. (исходящий) и косолинейные: л/с, (лицевой счет), б/н (без номера), б/л (больничный лист). Тематически в сфере делового общения выделяются следующие группы графических сокращений (обозначены по мере убывания частотности использования):

1) сокращения, касающиеся справочной информации об организации, в том числе почтовые сокращения: г., ул., пр., д., к., тел., р/с, к/с;

2) сокращения, обозначающие временные рамки: г., гг., г.р.

3) сокращения деловой терминологии: исх, вхд., исп.;

4) сокращения единиц измерения: кг, руб., тыс., шт., экз., л.;

5) сокращения, обозначающие части (пункты, статьи) документов: п., ст.;

6) текстовые сокращения: с.г., т.д., т.п., в т.ч.;

7) сокращения в наименованиях должностей: пом., гл. специалист, ст. контролер-кассир.

8) обращения: г-н, г-жа.

Следует отметить, некоторые сокращения (например: и.о., ф.и.о.) проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры, о чем свидетельствует изменение написания: ФИО участника, ИО председателя, ВрИО директора.

Требование ясности и точности диктует использование общепринятых сокращений, в сфере делового общения активно используется унификация. Сокращения, в том числе и аббревиатуры, наиболее часто встречающиеся в деловом тексте, в большинстве представляют собой слой унифицированных лексических единиц. Однако анализ деловой документации показывает использование различных новообразований в области сжатия текста.

Примером тому могут служить такие сокращения, встречающиеся в письменной деловой коммуникации, как: моб. телефон, доп. офис, пл. поруч., с/поселение, поход. книга. О том, что данные сокращения не унифицированы, свидетельствуют и различные варианты их написания: р/с (расчетный счет), р/сч;, к/с (корреспондентский счет), к/сч, кор. счет; тел./факс, т/факс, вхд./ вход. (входящий номер документа).

Аббревиация документного текста также не ограничивается общепринятыми лексемами. Совершенно отчетливо выделяется тенденция к увеличению количества используемых аббревиатур, причем нередко в тексте появляются сокращения, противоречащие требованию однозначного прочтения: ОИТ (отдел информационных технологий), УКВР ПП и ПО (управление кадров, воспитательной работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения), ОТСТК и ТСО (отделение технических средств таможенного контроля и технических средств охраны), отдел ВЗЮЛ (отдел взыскания задолженности юридических лиц). Данные сокращения прозрачны для понимания только в пределах той организации, в которой они появились. Если учитывать, что они представлены в документах, которые предназначены для внутреннего пользования и не выходят за пределы организации, то появление подобных неолексем, безусловно, оправдано с позиций организации письменной речи. Однако следует учитывать, что нередко неологизмы подобного рода неудобны для произношения и запоминания.

В последнее время словарный состав русского языка активно пополняется заимствованиями. Активизация иноязычных лексем отчетливо прослеживается и в официально-деловом стиле. Исследование лексического уровня текстовой организации документа позволяет выявить яркую особенность современного документного текста, демонстрирующую продуктивность аббревиации, – появление иноязычных аббревиатур: PR статья, ART-менеджер, PEST-ресурсы, WEB-форма. Причем нередко это аббревиатуры, освоенные на графическом, лексическом, словообразовательном уровнях: SMS-сообщения/СМС информирование, IT-технологии/ИТ-служба, e-mail рассылка, промо-акция.

Таким образом, деловой текст невозможно представить без сокращений, которые позволяют соблюсти требования информативности и краткости, предъявляемые к документам. «Функционирование подъязыков науки, производства, техники, делопроизводства порождает свои специфические аббревиатуры и сокращения. Этому явлению, приводящему к расширению текста, увеличению его объема, сопутствует обратная тенденция – создание кратких вариантов терминов и конденсация текста» [7], предполагающая сокращение его объема без потери содержащейся в нем информации. И хотя появление аббревиатурных лексем и графических сокращений нередко осложняется проблемами, возникающими при их написании, произношении, склонении, согласовании в тексте, совершенно очевидно можно отметить рост числа сокращений в письменной деловой коммуникации. Именно в текстах документов они употребляются в такой концентрации и с такой частотностью, что формируют их языковую специфику, выступая в качестве «опознавательных знаков» деловой речи.