A STUDY OF INTERNAL COMMUNICATIONS IN AN ORGANIZATION

ИССЛЕДОВАНИЕ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Научная статья

Ивашова В.А.¹, Надточий Ю.Б.^2, *

¹ ORCID: 0000-0002-0656-3352;

² ORCID: 0000-0001-8880-4131;

¹ Ставропольский государственный аграрный университет, Ставрополь, Россия;

² Университет «Синергия», Москва, Россия;

² Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Москва, Россия

* Корреспондирующий автор (Yflnjxbq-7e[at]yandex.ru)

Аннотация

Вопросы построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций являются предметом публикационного дискурса современных авторов научных статей. Роль данных коммуникаций сложно переоценить, так как принятие результативных решений в организации зачастую зависит от того, как налажена система внутренних коммуникаций.

В статье представлены результаты исследования внутриорганизационных коммуникаций на примере российской организации и проведена оценка влияния данного фактора на уровень удовлетворенности персонала трудом. Развитие темы внутриорганизационных коммуникаций для обеспечения качественных производственных процессов и высокой удовлетворенности персонала трудом требует пристального внимания руководства к организации и наполнению вертикальных и горизонтальных коммуникативных потоков: между руководителем организации и сотрудниками (личные встречи, ведение блога, брифинги и т.п.), между непосредственным руководителем подразделения и сотрудниками (личное общение), между сотрудниками подразделений. Регулярный мониторинг данных процессов важен для понимания направленности социальных изменений, поддержания заданных характеристик корпоративной культуры, в общем для выполнения миссии организации.

Ключевые слова: внутриорганизационные коммуникации, персонал организации, удовлетворенность трудом, эффективная система коммуникаций.

A STUDY OF INTERNAL COMMUNICATIONS IN AN ORGANIZATION

Research article

Ivashova V.A.¹, Nadtochiy Yu.B.^2, *

¹ ORCID: 0000-0002-0656-3352;

² ORCID: 0000-0001-8880-4131;

¹ Stavropol State Agrarian University, Stavropol, Russia;

² Synergy University, Moscow, Russia;

² Financial University under the Government of the Russian Federation, Moscow, Russia

* Corresponding author (Yflnjxbq-7e[at]yandex.ru)

Abstract

The issues of building an effective system of intra-organizational communications are the subject of the publication discourse of today's scientific authors. The role of these communications is difficult to overestimate since the adoption of effective decisions in an organization often depends the stability of the internal communication system.

The article presents the results of a study of intra-organizational communications based on a Russian organization and assesses the impact of this factor on the level of employee satisfaction. The development of the topic of intra-organizational communications to ensure high-quality production processes and high employee satisfaction requires close attention of management on the organization and filling of vertical and horizontal communication flows: between the head of the organization and Its employees (personal meetings, blogging, briefings, etc.), between the head of the department and employees (personal communication), between employees of departments. Regular monitoring of these processes is important for understanding the direction of social change, maintaining the specified characteristics of the corporate culture, and generally fulfilling the mission of the organization.

Keywords: intra-organizational communications, organization personnel, job satisfaction, effective communication system.

Введение

Коммуникации в организации, по сути, представляют собой взаимодействие между людьми и служат необходимым средством координации деятельности всей организации на разных уровнях.

Система коммуникаций в организации состоит из работников организации, объединенных взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными потоками друг с другом и внешней средой в коммуникационный процесс посредством коммуникационных каналов [7] и включает две подсистемы: внешних и внутренних коммуникаций.

В настоящее время исследованию построения эффективной системы внутренних коммуникаций посвящено множество отечественных и зарубежных работ, так как одним из важных факторов, влияющих на удовлетворенность персонала трудом, являются внутриорганизационные коммуникации. Они оказывают влияние на такую главную составляющую удовлетворенности трудом как включенность (вовлеченность) работников в разработку и принятие управленческих решений в организации [2], [9], [10].

В организации, как правило, выделяются три типа основных коммуникаций:

• вертикальные – между работниками разных уровней: руководители – подчиненные;
• горизонтальные – между работниками одного уровня;
• диагональные – между работниками не связанных между собой подразделений (в основном между работниками разных уровней).

Это лишь одна из распространенных типологий коммуникации, однако внутриорганизационные коммуникации принято классифицировать по нескольким признакам (таблица 1) [3], [6], [8].

 

Таблица 1 – Классификация внутриорганизационных коммуникаций

Классификационный признак	Вид (тип) коммуникации
По подразделениям	Вертикальные, горизонтальные, диагональные
По уровням	Нисходящие, восходящие
По используемым каналам общения	Формальные, неформальные
По субъекту общения	Организационные, межличностные
По форме (по средствам) общения	Вербальные, невербальные
По виду общения	Непосредственные (прямые), опосредованные (косвенные)

 

В зарубежных исследованиях указывается на искажение информации и, в соответствии с этим, на разный процент усвояемости информации при вертикальных и при горизонтальных связях в организации (при вертикальных коммуникационных связях этот процент в разы меньше, чем при горизонтальных).

Основные способы совершенствования внутренних коммуникаций в организации были определены еще классиками менеджмента (работы этих авторов многократно переизданы и пользуются популярностью), но до сих пор остаются актуальными [5]:

• регулирование информационных потоков (правильная оценка руководителем собственных потребностей в информации и персонала организации);
• осуществление управленческих действий (использование разных вариантов дополнительных действий со стороны руководителя: обсуждение новых планов, встречи-совещания, контроль запланированных работ и др.);
• организация систем обратной связи (перемещение людей из офиса на производство для обсуждения определенных вопросов, опрос работников, видеоконференции и др.);
• организация систем сбора предложений (ящик для предложений, встречи с руководителями, кружки качества, «горячая линия»);
• использование информационных бюллетеней (публикации, видеозаписи для работников организации, корпоративная почта);
• и др.

Принципами построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций являются такие взаимосвязанные принципы, как: прозрачность (открытость), честность, информативность, актуальность (своевременность) и объективность (беспристрастность).

Для построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций предлагается осуществление таких шагов (этапов, условий), как [6]:

• обеспечение технической базы;
• обеспечение обмена необходимой для работы информацией;
• разработка/внедрение/использование внутриорганизационных информационных источников;
• создание внутриорганизационной культуры, информирование, обратная связь;
• формирование положительного имиджа организации для сотрудников;
• привлечение в организацию талантливых, квалифицированных работников;
• создание организационной (корпоративной) базы знаний;
• периодическая оценка (мониторинг) эффективности внутриорганизационных коммуникаций.

Качество системы коммуникаций в организации взаимосвязано с вовлеченностью персонала. А связь вовлеченности сотрудников как показателя отношения к организации с эффективностью работы организации неоспорима. Выборочные исследования, посвященные вопросам вовлеченности персонала, показали, что в организациях на вовлеченность персонала большое влияние оказывает качество каналов коммуникации. От эффективности построения каналов коммуникации, ясности и понятности целей и задач для работников, во многом зависит их отношение к реализуемым изменениям и уровень их вовлеченности [4].

В целом, считается, что удовлетворенность персонала организацией коммуникационного процесса, является не только одним из показателей эффективности внутриорганизационных коммуникаций, но и показывает положительную взаимосвязь с общей удовлетворенностью персонала трудом и способствует повышению производительности труда.

Исследование внутриорганизационных коммуникаций

Эмпирическая часть исследования была проведена методом анкетного опроса 50% персонала организации (российской организации с персоналом свыше 1000 человек), данные обработаны с использованием программы SPSS Statistics (version 21) [1].

Респонденты в ходе анкетного опроса назвали внутриорганизационные каналы коммуникации, которые они используют в повседневных производственных практиках для выполнения своего служебного функционала: приказы руководителя, распоряжения топ менеджеров, решения коллегиального органа управления, служебная документация структурных подразделений, совещания структурных подразделений, внутрифирменная газета, личное общение с руководством, внутренняя локальная сеть, официальный сайт, сотрудники подразделений.

В исследовании был проведен однофакторный дисперсионный анализ удовлетворенности персонала объемом информации для полноценной работы в должности. Перечисленные каналы внутриорганизационных коммуникаций были оценены сотрудниками с точки зрения интенсивности их использования и введена цифровая переменная «Достаточно ли у вас информации для полноценной работы в должности?». Данные дисперсионного анализа представлены в таблице 2.

 

Таблица 2 – Однофакторный дисперсионный анализ влияния каналов коммуникации на полноту информации для полноценной работы в должности

Каналы внутриорганизационных коммуникаций		Сумма квадратов	ст.св.	Средний квадрат	F	Знч.
1.Приказы руководителя	Между группами	2,506	4	0,627	2,978	0,019
	Внутри групп	81,621	388	0,210
	Итого	84,127	392
2. Распоряжения топ менеджеров	Между группами	0,942	4	0,235	1,167	0,325
	Внутри групп	78,269	388	0,202
	Итого	79,211	392
3. Решения коллегиального органа управления	Между группами	4,409	4	1,102	4,816	0,001
	Внутри групп	88,802	388	0,229
	Итого	93,211	392
4. Служебная документация структурных подразделений	Между группами	0,496	4	0,124	0,654	0,624
	Внутри групп	73,565	388	0,190
	Итого	74,061	392
5. Совещания структурных подразделений	Между группами	0,965	4	0,241	1,272	0,280
	Внутри групп	73,590	388	0,190
	Итого	74,555	392
6. Фирменная газета	Между группами	2,198	4	0,550	2,708	0,030
	Внутри групп	78,733	388	0,203
	Итого	80,931	392
7. Личное общение с руководством	Между группами	0,300	4	0,075	0,376	0,826
	Внутри групп	77,567	388	0,200
	Итого	77,868	392
8. Внутренняя локальная сеть	Между группами	1,214	4	0,303	1,427	0,224
	Внутри групп	82,532	388	0,213
	Итого	83,746	392
9.Официальный сайт	Между группами	1,518	4	0,379	2,413	0,049
	Внутри групп	61,001	388	0,157
	Итого	62,519	392
10. Сотрудники подразделений	Между группами	1,104	4	0,276	1,743	0,140
	Внутри групп	61,415	388	0,158
	Итого	62,519	392

 

Результаты однофакторного дисперсионного анализа влияния каналов коммуникации на полноту информации для полноценной работы в должности показали существенную значимость личного общения с руководством, служебной документации структурных подразделений, распоряжений топ менеджеров, совещаний структурных подразделений, внутренней локальной сети. Каналы информирования представлены в порядке значимости для участников опроса по степени их влияния на качество трудовых процессов.

В таблице 3 представлен однофакторный дисперсионный анализ влияния каналов коммуникации на удовлетворенность персонала трудом.

 

Таблица 3 – Однофакторный дисперсионный анализ влияния каналов коммуникации на удовлетворенность персонала трудом

Каналы внутриорганизационных коммуникаций		Сумма квадратов	ст.св.	Средний квадрат	F	Знч.
1.Приказы руководителя	Между группами	4,584	3	1,528	7,447	0,000
	Внутри групп	80,018	390	0,205
	Итого	84,602	393
2. Распоряжения топ менеджеров	Между группами	1,710	3	0,570	2,849	0,037
	Внутри групп	78,019	390	0,200
	Итого	79,728	393
3. Решения коллегиального органа управления	Между группами	5,214	3	1,738	7,671	0,000
	Внутри групп	88,372	390	0,227
	Итого	93,586	393
4. Служебная документация структурных подразделений	Между группами	1,238	3	0,413	2,208	0,087
	Внутри групп	72,886	390	0,187
	Итого	74,124	393
5. Совещания структурных подразделений	Между группами	2,277	3	0,759	4,091	0,007
	Внутри групп	72,342	390	0,185
	Итого	74,619	393
6. Фирменная газета	Между группами	0,649	3	0,216	1,049	0,371
	Внутри групп	80,367	390	0,206
	Итого	81,015	393
7. Личное общение с руководством	Между группами	0,690	3	0,230	1,161	0,325
	Внутри групп	77,252	390	0,198
	Итого	77,942	393
8. Внутренняя локальная сеть	Между группами	0,488	3	0,163	0,762	0,516
	Внутри групп	83,352	390	0,214
	Итого	83,840	393
9.Официальный сайт	Между группами	0,577	3	0,192	1,210	0,306
	Внутри групп	61,982	390	0,159
	Итого	62,558	393
10. Сотрудники подразделений	Между группами	0,311	3	0,104	0,650	0,583
	Внутри групп	62,247	390	0,160
	Итого	62,558	393
	Внутри групп	1,956	390	0,005
	Итого	1,990	393

 

Результаты однофакторного дисперсионного анализа влияния каналов коммуникации на удовлетворенность персонала трудом показали, что порядок их значимости отличается. На удовлетворенность трудом оказывают влияние сотрудники подразделений, внутренняя локальная сеть, фирменные средства массовой информации («официальная публичная трибуна») и личное общение с руководством.

Таким образом, на основе эмпирических данных можно говорить о различающейся значимости каналов внутриорганизационных коммуникаций для качественного выполнения сотрудниками непосредственно трудовых функций и удовлетворенности персонала трудом в целом.

Заключение

Коммуникационная активность персонала и высокий уровень информированности показывают включенность работников в разработку и принятие управленческих решений в организации и положительно влияют на их профессиональную ответственность. Вовлечение персонала во все организационные мероприятия и во все производственные процессы будет способствовать построению эффективной системы внутренних коммуникаций в организации.

Конфликт интересов Не указан.

Conflict of Interest None declared.

 

Список литературы / References

1. Ivashova V.A. Intra-organizational communications as a factor of staff satisfaction with sustainable development work / V.A. Ivashova, Yu.B. Nadtochiy, M.A. Anaev et al. // XXII International Scientific Conference Energy Management of Municipal Facilities and Sustainable Energy Technologies (EMMFT-2020). 2021. – Vol. 244, (11040) – pp. 1 – 6.
2. Байнова М.С. Проблемы современной организации закупок в российских компаниях / М.С. Байнова, Р.М. Сухарев // Актуальные проблемы экономики и менеджмента. – 2019. – №3 (23). – С. 15 – 25.
3. Волкова В.С. Внутриорганизационные коммуникации. Анализ системы внутриорганизационных коммуникаций / В.С. Волкова // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. – № 3. – Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (дата обращения: 11.05.2021).
4. Долженко Р. А. Опыт исследования системы внутренних коммуникаций как инструмента воздействия на вовлеченность персонала / Р. А. Долженко // Известия высших учебных заведений. Серия «Экономика, финансы и управление производством». – 2014. – № 3(21). – С. 52 – 59.
5. Мескон М. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М. : Вильямс, 2016. – 665 с.
6. Петрова Е.А. Внутриорганизационные коммуникации. Построение системы эффективных внутриорганизационных коммуникаций на примере компании Google / Е.А. Петрова // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. – № 3. – Ч. 1 [Электронный ресурс]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2014/03/4181 (дата обращения: 11.05.2021).
7. Пешкова О.А. Система коммуникаций организации / О.А. Пешкова // Молодой ученый. — 2013. — № 11 (58). — С. 432-434. — URL: https://moluch.ru/archive/58/8246/ (дата обращения: 15.05.2021).
8. Словарь терминов по управлению персоналом: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "МАТИ". Российский государственный технологический университет имени К.Э. Циолковского. Кафедра "Социология и управление персоналом" / Под научной редакцией И.С. Болотина / И. С. Болотин, М. Г. Ахмедова, С. И. Басалай [и др.]. – М., 2009. – 160 с.
9. Тимошкина Н.А. Организация как социально-экономическая система / Н.А. Тимошкина // Научные труды (Вестник МАТИ). – 2011. – № 18 (90). – С. 256.
10. Тимошкина Н.А. Социология и психология управления: учебное пособие/ Н.А. Тимошкина. – М.: Федеральное агентство по образованию, Гос. образовательное учреждение высш. проф. образования "МАТИ" – Российский гос. технологический ун-т им. К. Э. Циолковского, 2007.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Ivashova V.A. Intra-organizational communications as a factor of staff satisfaction with sustainable development work / V.A. Ivashova, Yu.B. Nadtochiy, M.A. Anaev et al. // XXII International Scientific Conference Energy Management of Municipal Facilities and Sustainable Energy Technologies (EMMFT-2020). 2021. – Vol. 244, (11040) – pp. 1 – 6.
2. Baynova M. S. Problemy sovremennoj organizacii zakupok v rossijskih kompaniyah [Problems of modern organization of procurement in Russian companies] / M. S. Baynova, R. M. Sukharev // Aktual'nye problemy ekonomiki i menedzhmenta [Actual problems of economics and management]. – 2019. – №3 (23). – Pp. 15-25. [in Russian]
3. Volkova V.S. Vnutriorganizacionnye kommunikacii. Analiz sistemy vnutriorganizacionnyh kommunikacij [Intra-organizational communications. Analysis of the internal communications system] / V.S. Volkova // Ekonomika i menedzhment innovacionnyh tekhnologij [Economics and management of innovative technologies]. – 2014. – No. 3. – Part 2 [Electronic resource]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (accessed: 11.05.2021). [in Russian]
4. Dolzhenko R. A. Opyt issledovaniya sistemy vnutrennih kommunikacij kak instrumenta vozdejstviya na vovlechennost' personala [Experience of the study of the system of internal communications as a tool for influencing the involvement of personnel] / R. A. Dolzhenko // Izvestiya vysshih uchebnyh zavedenij. Seriya «Ekonomika, finansy i upravlenie proizvodstvom» [News of higher educational institutions. Series "Economics, Finance and Production Management"]. – 2014. – № 3(21). – Pp. 52-59. [in Russian]
5. Mescon M. Osnovy menedzhmenta [Fundamentals of management] / M. Mescon, M. Albert, F. Hedowri. - M.: Williams, 2016. - 665 p. [in Russian]
6. Petrova E. A. Vnutriorganizacionnye kommunikacii. Postroenie sistemy effektivnyh vnutriorganizacionnyh kommunikacij na primere kompanii Google [Intraorganizational communications. Building a system of effective intra-organizational communications on the example of Google] / E. A. Petrova // Ekonomika i menedzhment innovacionnyh tekhnologij [Economics and management of innovative technologies]. - 2014. - No. 3. - Part 1 [Electronic resource]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2014/03/4181 (accessed: 11.05.2021). [in Russian]
7. Peshkova O. A. Sistema kommunikatsii organizatsii [The system of communications of the organization]. / O. A. Peshkova // Molodoj uchenyj [Young scientist] — 2013. — № 11 (58). — P. 432-434. - URL: https://moluch.ru/archive/58/8246/ (accessed 15.05.2021). [in Russian]
8. Slovar' terminov po upravleniyu personalom: Gosudarstvennoe obrazovatel'noe uchrezhdenie vysshego professional'nogo obrazovaniya "MATI". Rossijskij gosudarstvennyj tekhnologicheskij universitet imeni K.E. Ciolkovskogo. Kafedra "Sociologiya i upravlenie personalom" [Dictionary of terms on personnel management: State Educational Institution of Higher Professional Education "MATI". Russian State Technological University named after K. E. Tsiolkovsky. Department of "Sociology and Personnel Management"] / Under the scientific editorship of I. S. Bolotin / I. S. Bolotin, M. G. Akhmedova, S. I. Basalay [et al.]. - Moscow, 2009. - 160 p. [in Russian]
9. Timoshkina N. A. Organizaciya kak social'no-ekonomicheskaya sistema Organizaciya kak social'no-ekonomicheskaya sistema [Organization as a socio-economic system] / N. A. Timoshkina // Nauchnye trudy (Vestnik MATI) [Scientific works]. – 2011. – № 18 (90). – P. 256. [in Russian]
10. Timoshkina N. A. Sociologiya i psihologiya upravleniya [Sociology and psychology of management: a textbook] /N. A. Timoshkina. - M.: Federal Agency for Education, State educational institution of Higher Education. education "MATI" – Russian State Technological University named after K. E. Tsiolkovsky, 2007. [in Russian]