Personnel optimisation as a tool to improve human resources security of the hospitality industry enterprise

За последние пять лет, с начала коронавирусных ограничений и по настоящее время проблема нехватки кадров в сфере гостеприимства и туризма неуклонно возрастает

Руководители предприятий гостеприимства вынуждены прилагать большие усилия для удержания персонала на рабочих местах

Пути выхода из сложившейся ситуации кадровых рисков в сфере ресторанно-гостиничного бизнеса — это оптимизация персонала и внедрение передовых технологий операционной деятельности. В данной статье мы рассмотрим первый путь.

Оптимизация персонала — это комплекс мероприятий, основная цель которых сводится к сокращению расходов на оплату труда и повышению эффективности ведения бизнеса за счёт грамотного распределения человеческих ресурсов

Тема повышения эффективности работы сотрудников и снижения ФОТ, как правило, возникает в кризисные для предприятия ситуации 

1. Снижаются объемы оказания услуг, уменьшаются доходы предприятия — как, например, происходило в 2020–2021 годах из-за ковидных ограничений. Требуется экономия издержек для сохранения рентабельности бизнеса.

2. Предприятие гостеприимства планирует увеличить объёмы продаж и загрузку, и требуется объективная оценка потребностей в персонале всех подразделений (отдела продаж, горничных, других служб) чтобы оказывать услуги на высоком уровне.

3. При стабильной работе предприятия, затраты на персонал слишком высоки в структуре издержек и возникает потребность их снижения.

4. Предприятие ищет внутренние резервы для финансирования своих новых проектов, ремонта, нового оборудования, стремится уменьшить оборотный капитал. Требуется сокращение затрат без снижения производительности. 

5. Предприятие вынуждено нанимать более дорогих специалистов из-за отсутствия на рынке дешевой рабочей силы или же из-за повышения требований к персоналу. Либо если необходимо повышать заработные платы до рыночного уровня, но без увеличения ФОТ и требуется найти резервы.

Первоначально необходимо провести аудит существующей ситуации и наметить цели оптимизации

С их помощью можно определить потери в операционных процессах, выявить не добавляющие ценности действия, оценить реальный объём непроизводительной работы персонала и реальной загруженности сотрудников продуктивной работой и найти резервы для устранения потерь. Формализованное описание бизнес-процессов «как есть» позволяет наглядно представлять существующую ситуацию, провести анализ операционной эффективности и найти оптимальные пути изменений

После такого детального анализа существующей организационной структуры и бизнес-процессов, как правило, находится «лишний» персонал, а также нерациональные процессы, простои, потери и прочие несовершенства операционной деятельности. Рассмотрим, как это может проявляться.

1. Задвоение функций — ситуация, когда одни и те же задачи, обязанности или функции поручаются двум разным работникам или командам. Это может происходить по разным причинам:

– Распределение нагрузки: в некоторых случаях задачи делят между несколькими работниками, чтобы справиться с большим объемом работы или ускорить процесс.

– Дублирование: в некоторых случаях руководители подразделений могут заботиться о надежности и безопасности выполнения определенных функций, поэтому они поручают их выполнение двум или более разным людям или группам.

– Разделение компетенций: в некоторых ситуациях разные работники могут иметь разные специализации или навыки, поэтому им поручаются разные функции. В результате разделения компетенций можно достичь более эффективного выполнения задач. Однако задвоение функций чаще всего ведет к дублированию усилий, конфликтам и неэффективности

2. Двойное подчинение возникает, когда сотрудник находится в структуре организации, где ему приходится подчиняться двум или более руководителям одновременно. Каждый из этих руководителей имеет свои задачи и цели, и они могут требовать выполнения своих задач в первую очередь. Такая ситуация может привести к конфликтам и проблемам в работе сотрудника

В гостиничном предприятии один и тот же процесс может быть разделен между несколькими сотрудниками разных отделов без четкого описания функционала и им самим приходится между собой договариваться, какую часть процесса выполняет один, а какую другой. Например, так бывает между отделом продаж и бухгалтерией, отделом маркетинга и отделом продаж, отделом продаж и службой приема и размещения.

3. Потоки информации не соответствуют организационной структуре компании, нарушены связи, что ведет к заметному снижению производительности труда, неэффективной коммуникации, утрате данных и ошибкам в принятии решений.

Например, если служба питания своевременно не получает необходимую информацию о количестве отдыхающих и их запросах, это приведет к накладкам во время приемов пищи, недовольству и, возможно, негативным отзывам о предприятии. Нарушение связей также может сказываться на координации работ разных подразделений, что приведет к дублированию усилий или незавершенности задач. Важно поддерживать постоянный мониторинг и анализ системы коммуникации в компании, чтобы выявлять и устранять возникающие проблемы вовремя.

4. Скрытые конфликты в коллективе и потеря контроля со стороны руководителей подразделений. Часто бывает, что сложившаяся неформальная структура, сильные лидеры мнений и отсутствие в предприятии четко выстроенной корпоративной культуры мешает оптимизировать организационную структуру и сделать работу всего комплекса более эффективным.

Таким образом, упорядочивание бизнес-процессов — это первый шаг в оптимизации штата. Часто предприятие гостеприимства имеет избыточную численность и значительные резервы повышения производительности труда за счет сокращения потерь рабочего времени. Можно, например, перераспределить обязанности среди уже имеющегося персонала, автоматизировать определенные процессы, чтобы снизить потребность в большом количестве сотрудников, подготовить новые операционные стандарты в соответствии с перестроенными процессами и обучить персонал и периодически контролировать выполнение новых стандартов. Все указанные меры приводят к повышению эффективности работы предприятия гостеприимства и способствуют снижению рисков в сфере кадровой безопасности предприятия.