SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT (SEDM) - WEB-DECISION OF ORGANIZING THE ACTIVITIES OF AN ENTERPRISE

Шуйтенов Г.Ж.¹, Капарова Д.К.²

¹Кандидат педагогических  наук, доцент,

²магистрант,

Евразийский национальный университет им. Л.Н. Гумилева, факультет «Информационных технологий», город Астана, Республика Казахстан.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) – WEB-РЕШЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация

В статье рассматривается подход к построению системе электронного документооборота, основанный на использовании web-технологий. Описываются различные технологии для разработки СЭД. Рассматривается принципиальная схема функционирования элементов web-технологий, позволяющая обрести СЭД мобильность, а так же возможность управления через интернет. Компании, используя такие глобальные СЭД, получают большие организационные и экономические преимущества.

Ключевые слова: СЭД; web-интерфейс, web-сервер, электронный документооборот, web-приложения.

Shuytenov G.Zh.¹, Kaparova D.K.²

¹Candidate of pedagogic sciences,

²Master,

L.N. Gumilyov Eurasian National University, Faculty of "Information Technology", Astana, Kazakhstan.

SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT (SEDM) - WEB-DECISION OF ORGANIZING THE ACTIVITIES OF AN ENTERPRISE

Abstract

The article presents an approach to the construction of system of electronic document management based on the use of web-based technologies. Various techniques for the development of the SEDM are described. The concept of functioning of elements of web-based technologies, which allows getting SEDM mobility, as well as the opportunity to control via the Internet, is considered. Companies using such global SEDM get great organizational and economic advantages.

Keywords: SEDM; web-interface, web-server, electronic document management, web-applications.

Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом IT-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Обозначение, методы и средства решения задачи. Принципиальная схема функционирования

В настоящее время существует множество СЭД. Написаны они для множества современных платформ: Microsoft Windows, Unix-подобных, BSD. Имеются различные виды клиентских приложений от толстых и тонких клиентов, также написанных в нескольких различных вариациях под те же платформы. Но у всех существующих СЭД имеется существенный недостаток, который не позволяет выйти электронному документообороту на глобальный уровень. Недостаток заключается в том, что компании не имеют возможности оперативно обмениваться между собой различными документами в электронном виде. Решение этой проблемы определенно выведет электронный документооборот на качественно новый уровень. Решение заключается в создании единой СЭД, организованной по принципу web-сайта. Организация СЭД в виде web-приложения имеет ряд преимуществ, присущих всем web-приложениям: глобальный доступ; централизованное администрирование; высокая степень защищенности от сбоев. Кроме того, компании, используя такие глобальные СЭД, получают большие организационные и экономические преимущества: отсутствие необходимости в квалифицированных специалистах для развертывания и поддержки сложных и громоздких СЭД на рабочих станциях; отсутствие необходимости дорогостоящего оборудования и программного обеспечения для функционирования серверных частей; архитектуру web-ориентированной СЭД можно разделить на три функциональных блока: центральный web-сервер, сервер баз данных; клиентское приложение (web-браузер). Центральный web-сервер является сердцем системы и реализует логику работы, механизмы аутентификации, разграничения прав доступа, резервирование данных, правила работы с СУБД и файлами. Сервер баз данных осуществляет хранение, резервирование, в определенной мере контроль доступа, защиту данных. Архитектура предложенного метода показана на рисунке 1.

Рис. 1

В современных условиях представления информации в глобальных сетях обойтись без использования Web-технологий практически невозможно. Использование таких технологий позволяет работать с данными через обычные Web-браузеры, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах. Тем самым оказывается отчасти решенной проблема работы в гетерогенной сетевой среде. Для работы в Web-среде необходимо наличие сети поддерживающей TCP/IP-протоколы. Наличие TCP/IP позволяет легко интегрировать систему с другими информационными сервисами, например, электронной почтой. При этом автоматически решается проблема масштабируемости, так как для технологий TCP/IP нет никакой разницы в том, где расположены ресурсы и интерфейс пользователя: локально, в рамках корпоративной сети, или распределены по глобальной сети. При использовании web-технологии у СЭД появляются серверные компоненты, отвечающие за доступ к документам через обычный Web-браузер. Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о необходимости разработки системы управления документами, обладающей специализированными функциями, отвечающими требованиям электронных библиотек, и позволяющей осуществлять работу через Интернет.

Определим методы реализации основных функций системы управления документами и сформулируем концепцию создания системы. Система должна обладать следующими функциями: формирование и сохранение информации с применением алгоритмов сжатия данных; организация хранилища данных на сервере; обеспечение доступа к документам;  добавление информации в систему, удаление из системы;  автоматическое выделение ключевых слов из текста документа;  быстрый поиск данных по ключевым словам; автоматическая классификация данных для организации каталога. Из рассмотрения функций, которыми должна обладать система, можно сделать вывод, что основными задачами, которые необходимо решить при проектировании СУД являются следующие: представление информации в системе, организация хранилища информации, организация каталога и поиск данных в соответствии с информационными потребностями пользователя. Для хранения внутренней информации системы, такой как индексы, структура каталога с данными о вхождении в него документов и другой дополнительной информации, целесообразно использовать систему управления базами данных (СУБД). Выбор объясняется наличием такой характеристики реляционных баз данных, как небольшое время выборки конкретной записи из миллионов других, что очень важно в условиях большого количества информации в библиотеках и высоких требований к быстродействию системы. Малое время выборки из базы данных достигается путем создания индекса к таблице по одному или нескольким из ее полей. Индексы создаются посредством СУБД и обычно реализуются с применением алгоритма сбалансированного двоичного дерева. Необходимо решение также проблемы хранения самой информации. На сегодняшний день применяется два подхода к организации хранения электронных документов. Первый состоит в том, что собственно тело документов хранится в файловой системе, второй предусматривает хранение документов в реляционной или специализированной базе данных. Второй подход хотя и обладает большей степенью защиты документов, но несет в себе ряд следующих ключевых недостатков: трудности с поддержкой носителей информации, отличных от жестких дисков (немного СУБД поддерживает магнитооптические и другие накопители) и практическая невозможность построения гетерогенных систем хранения; при работе с приложениями, в которых создаются и изменяются электронные документы, тела документов в любом случае проходят через файловую систему, а так как приложение не умеет работать напрямую с базами данных, это означает удвоение числа операций записи и считывания с жесткого диска. При больших размерах тел документов это серьезно влияет на скорость работы. Таким образом, хранение информации необходимо осуществлять в файловой системе с разработкой формата представления документа. Для обеспечения эффективного поиска документов в системе управления документами необходимо наличие информационно-поисковой подсистемы. Для ее реализации можно использовать методы, применяемые в классических информационно-поисковых системах. Для быстрого поиска по ключевым словам можно использовать методы информационно-поисковых систем словарного типа. Вся информация должна быть проиндексирована по ключевым словам, причем выделение ключевых слов должно производиться автоматически. Поиск данных осуществляется по индексу. Логически документы должны быть представлены в виде тематического каталога (распределены по рубрикам). Классификацию документов по рубрикам целесообразно производить автоматически с использованием возможностей искусственных нейронных сетей. Схематично система управления документами может быть отображена в виде представленном на рисунке 2.

Рис. 2 – Система управления документами

Литература

1. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/
2. Гринберг И., Гарбер Л. Разработка новых технологий информационного поиска. Открытые системы, 1999.
3. Кормен Т., Ривест Р. Алгоритмы, построение и анализ. М.: МЦНМО , 2002.
4. Электронный документооборот новый стандарт ведения бизнеса. Режим доступа: http://old.ci.ru/inform22_03/p_11.htm

References

1. SEDM // web portal ITeam [electronic resource]. Access mode: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/
2. Greenberg I., Garber L. Development of new technologies of information retrieval. Open Systems, 1999.
3. Kormen T., Rivest R. Algorithms, formation and analysis. M .: MTsNMO, 2002.
4. Electronic document: new standard for business. Access mode: http://old.ci.ru/inform22_03/p_11.htm