ABOUT OPTIMIZING THE MANAGEMENT REPORTING PROCESSES FORMATION

Огрызкова Н.Н.¹, Липинский Л.В.²

¹Студент,

²кандидат технических наук, доцент,

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

ОБ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Аннотация

В стремлении  быть успешными и жизнеспособными в условиях жесткой конкуренции, современные организации постоянно занимаются поиском путей повышения собственной эффективности. Одним из важных этапов  на пути совершенствования в управлении бизнесом является оптимизация документооборота.

Ключевые слова: управленческая отчетность, документооборот, оптимизация.

Ogrizkova N.N.¹,Lipinsky L.V.²

¹Student,

²candidate of Technical Sciences, docent,

Siberian State Aerospace University named after academician M. F. Reshetnev

ABOUT OPTIMIZING THE MANAGEMENT REPORTING PROCESSES FORMATION

Abstract

In aspiration to be successful and viable the modern organizations constantly are engaged in searching the ways that increases own efficiency. One of the most important stages on the way of improvement in a business management is - document flow optimization.

Keywords: management reporting, document flow, optimization.

Одним из наиболее универсальных путей организационного развития в настоящее время, является правильно выстроенный бизнес-процесс предоставления управленческой отчетности дирекции компании. Грамотно выстроенная и предоставленная в срок управленческая отчетность представляет собой мощный инструмент роста общей эффективности деятельности организации, и, как следствие, повышения качества услуг и прибыльности компании в целом [1].

Управленческая отчетность это внутренняя отчетность об условиях и результатах хозяйственных операций, характеризующих деятельность структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам [2].

На основе управленческой отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия[3].

Процесс формирования управленческой отчетности в торговой сети ООО "Командор-холдинг" занимает 22 рабочих дня, это время с момента окончания отчетного периода до получения отчетности руководством компании. Данный срок не позволяет директорам в полном объеме реагировать на изменения в окружающей среде. Таким образом, большинство управленческих решений сводятся не к предотвращению нежелательных явлений, а к их устранению.

В октябре 2013 года было принято решение рассмотреть возможность сокращения сроков формирования управленческой отчетности с 22 до 6 рабочих дней.

Перед началом проекта были определены основные его этапы:

1. Анализ путей формирования управленческой отчетности.
2. Проектирование альтернатив по решению проблемы.
3. Реализация решения.

На первом этапе были исследованы все операции, производимые над первичными документами и найдены причины длительных сроков подготовки документации. Информация была получена путем интервьюирования, самофотографии рабочего времени, участи в рабочих группах, изучения инструкций и регламентов компании. Всего было найдено 7 основных причин:

1. Низкая производительность рабочих компьютеров.
2. Выполнение сложных операций в слабоавтоматизированном информационном обеспечении.
3. Некомпетентность и халатность сотрудников компании при работе с первичными документами.
4. Неэффективно настроенный обмен данными (либо его отсутствие) между информационными системами.
5. Дублирование одних и тех же операций разными сотрудниками.
6. Затягивание сроков предоставление первичных документов контрагентами.
7. Неактуальность некоторых инструкций и регламентов.

На втором этапе были разработаны и предложены альтернативы по решению проблем, связанных с длительным сроком формирования управленческой отчетности. Цели предложенных альтернатив были следующие:

1. Проработать все бизнес-процессы компании и свести все информационные системы к одной.
2. Частичное вмешательство. Этот вариант заключается в доработке информационных систем и принятию организационных мер.
3. Сократить срок формирования управленческой отчетности в два раза с минимальными трудозатратами. В данной альтернативе рассматривается выполнение лишь части предложенных мер, которые сократят срок в два раза за короткое время.

После изучения представленных альтернатив, заказчиком проекта был выбран второй вариант, который включает в себя: автоматизацию ручных операций в существующих информационных системах компании, перенос некоторых ресурсоемких операций на сервер  и организационные меры по работе сотрудников магазина, собственного производства и бухгалтерии.

По окончанию работы над проектом, был составлен план, поэтапно описывающий все необходимы работы на пути к достижению цели и примерные сроки их выполнения. Также в плане указаны ответственные руководители отделов, которые должны контролировать проведение работ по проекту, т.к. именно они заинтересованы в оптимизации работы сотрудников своего подразделения.

В результате выполнения разработанного плана, нам удалось провести сокращение трудозатрат над подготовкой документации за отчетный период, оптимизацию процессов работы отделов, что в конечном итоге привело к сокращению сроков формирования управленческой отчетности с 22 до 6 рабочих дней.

Литература

1. Фионова Л. Р. Разработка методики анализа состояния ДОУ в организации // «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении», III Междунар. конф (2008 г., Пенза).; АНОО ПДЗ, Пенза, 2008. С. 3-6.
2. Кузнецова Т. В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2003. № 3. С. 12-15.
3. Зыкова М.Е. Формирование и реализация управленческих решений в системе государственного и муниципального управления // Вестник ОрёлГИЭТ.2009. №4(10). С. 16-22

References

1. Fionova L. R. Razrabotka metodiki analiza sostojanija DOU v organizacii // «Sovremennye tehnologii dokumentooborota v biznese, proizvodstve i upravlenii», III Mezhdunar. konf (2008 g., Penza).; ANOO PDZ, Penza, 2008. S. 3-6.
2. Kuznecova T. V. Dokumentooborot i ego analiz // Sekretarskoe delo. 2003. № 3. S. 12-15.
3. Zykova M.E. Formirovanie i realizacija upravlencheskih reshenij v sisteme gosudarstvennogo i municipal'nogo upravlenija // Vestnik OrjolGIJeT.2009. №4(10). S. 16-22