METHODOLOGICAL ASPECTS OF THE ANALYSIS AND PERFORMANCE EVALUATION OF PROCUREMENT ACTIVITIES IN THE OIL REFINERIES

Зимина Г.А.¹, Растегаева Ф.С.², Шашкова Т.Н.³

¹К.т.н., ²д.э.н., ³к.э.н.;

Финансовый Университет при Правительстве РФ, Уфимский филиал

МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АНАЛИЗА И ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

Аннотация

В статье показано, что на современном уровне развития экономики надежность управления закупками на производственных предприятиях является важнейшим условием обеспечения стабильности развития, а также своевременного и ритмичного выполнения планов производства и реализации продукции. Авторами предложен комплекс мер по повышению эффективности закупочной деятельности на нефтеперерабатывающем предприятии на основе системного и комплексного подходов.

Ключевые слова: закупочная деятельность, нефтеперерабатывающая промышленность, система показателей для оценки эффективности закупочной деятельности, проект SAP.

Zimina G.A.¹, Rastegaeva F.S.², Shashkova T.N.³

¹Candidate of technical sciences, associated professor of the department “Accounting, auditing, statistics”,

²Doctor of economic sciences, associated professor of the department “Accounting, auditing, statistics”,

³candidate of economic sciences, associated professor of the department “Accounting, auditing, statistics”

Ufa Branch of  Financial University under the Government of Russian Federation

METHODOLOGICAL ASPECTS OF THE ANALYSIS AND PERFORMANCE EVALUATION OF PROCUREMENT ACTIVITIES IN THE OIL REFINERIES

Abstract

The article shows that at the present level of economic development reliability procurement management in manufacturing plants is essential to ensure the stability of development, as well as the timely implementation of the plans and rhythmic production and sales. The authors proposed a series of measures to improve the efficiency of procurement activities at the oil refinery on the basis of a systematic and comprehensive approaches.

Keywords: procurement, refining industry, the system of indicators to assess the effectiveness of procurement, SAP project.

Осуществление закупочной деятельности и обеспечение эффективности деятельности производственных предприятий неразрывно связаны с процессом организации закупок сырья, материалов, товаров.

Закупочная деятельность производственных предприятий – это процесс доведения сырья и материалов до производственных предприятий в количестве и качестве, соответствующих спросу конечных производителей.

Рациональная организация закупок на предприятии в значительной мере предопределяет уровень использования средств производства, рост производительности труда, снижение себестоимости продукции, увеличение прибыли и рентабельности. Этими обстоятельствами определяется роль и значение закупок в системе управления предприятием.

Цель исследования состоит в систематизации подходов к проведению анализа и разработке мероприятий по повышению эффективности закупочной деятельности крупного промышленного предприятия, основным видом деятельности которого является производство высококачественной нефтехимической продукции.

Нефтеперерабатывающая промышленность является одной из ключевых сфер российской экономики. Решение проблемы повышения эффективности закупок позволит существенным образом улучшить возможности удовлетворения спроса на высококачественные продукты переработки нефти, повысить конкурентоспособность нефтеперерабатывающих предприятий, обеспечить необходимый уровень экономической безопасности, что определяет актуальность рассматриваемой темы.

В целях повышения эффективности закупочной деятельности объекта исследования были поставлены и последовательно решены следующие задачи:

• определены основные этапы проведения анализа эффективности закупочной деятельности;
• сформирована система показателей для оценки эффективности закупочной деятельности;
• разработаны рекомендации по совершенствованию организации закупочной деятельности;
• предложен вариант автоматизации закупочной деятельности объекта исследования.

В 2013 г. была разработана государственная программа «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности» до 2020 года, целью которой является создание конкурентоспособной, устойчивой, структурно сбалансированной промышленности, способной к эффективному саморазвитию на основе интеграции в мировую технологическую среду,  эффективно решающей задачи обеспечения экономического развития [1; 2]. Основными объектами данной программы являются промышленные предприятия.

При решении поставленных задач исследования были определены особенности отраслевых процессов, происходящих в нефтеперерабатывающей промышленности, а именно:

1) стратегический характер производимой продукции, что ведет к необходимости учета наряду с коммерческой эффективностью факторов социально-экономической эффективности;

2) необходимость учета влияния внеэкономических факторов, изменения требований законодательства;

3) проведение оценки эффективности закупочной деятельности в условиях функционирования вертикально-интегрированных компаний;

4) обеспечение точности и надежности финансово-экономических расчетов для обоснования мероприятий по снижению и перераспределению коммерческих рисков при осуществлении закупочной деятельности нефтеперерабатывающих предприятий;

5) высокий удельный вес материальных затрат в их общей структуре (более 70%);

6) длительный производственный цикл. [4]

Технический прогресс и передовые формы организации производства являются главными факторами, влияющими на эффективность использования оборотных средств и их оборачиваемость. Совершенствование процессов закупки позволит сократить  длительность производственного цикла и снизить величину оборотных средств в производстве.

Исходя из выявленных проблем, был предложен вариант методики проведения анализа закупочной деятельности, использование которого  включает реализацию определенных этапов, отображенных на рисунке 1 [3]. Цель анализа закупочной деятельности на предприятии – своевременное обеспечение предприятия ресурсами в требуемом объеме с минимальными затратами.

Существуют различные виды аналитических процедур, используемые в целях определения эффективности закупочной деятельности:

• проведение всестороннего качественного анализа поставщиков;
• анализ и оценка рентабельности ассортимента предмета закупки;
• анализ оборачиваемости товарных запасов;
• определение рентабельности затрат на осуществление закупок, анализ издержек производства и обращения.

Чтобы оценить эффективность закупочной деятельности предприятия в целом, необходимо произвести оценку эффективности каждого направления закупочной работы.

Рис. 1 – Этапы проведения анализа закупочной деятельности

В настоящее время не существует единой системы показателей, по которым можно наиболее полно провести оценку эффективности закупочной деятельности организации. Исходя из сущности и содержания закупочной деятельности, целесообразно проводить оценку, основываясь на эффективности каждого из составляющих ее элементов. При этом можно сделать вывод о том, насколько эффективна закупочная деятельность предприятия в целом. В таблице 1 представлен предлагаемый вариант формирования  системы показателей для анализа и оценки эффективности закупочной деятельности.

Cформированная система показателей эффективности закупочной деятельности охватывает все блоки и процессы, действующие на производственном предприятии, основной целью которой является повышение качества и эффективности осуществления закупок.

Таблица 1 – Показатели эффективности закупочной деятельности предприятия

Показатель	Методика расчета	Характеристика
1. Показатели для анализа поставщиков
1.1 Частота и характер неисполнения (ненадлежащего исполнения) поставщиком договорных обязательств	Количество поставок ненадлежащего исполнения/Общее количество поставок 100%	Характеризует качество исполнения обязательств поставщиками. Снижение показателя характеризует снижение надежности поставщика
1.2 Количество и удельный вес поставок некачественного товара	Количество некачественного товара / Общее количество поставленных товаров 100%	Характеризует эффективность осуществления закупочной деятельности. Снижение показателя – снижение эффективности закупочной деятельности роста некачественных поставок сырья
1.3 Нарушение установленных сроков поставок по вине поставщика	Количество заказов не в установленный срок / Общее количество заказов 100%	Снижение показателя характеризует снижение эффективности закупочной деятельности вследствие неисполнения сроков поставок поставщиком
1.4 Количество и удельный вес поставок товаров в ненадлежащем количестве и ассортименте	Количество поставок ненадлежащего объема и структуры / Количество всех поставок 100%	Рост значения показателя свидетельствует о росте количества нарушении условий поставок со стороны поставщика, что снижает эффективность закупочной деятельности
1.5 Доходность сделки с данным поставщиком	Выручка от реализации продукции, произведенной из сырья поставщика – Себестоимость произведённой продукции, изготовленной из сырья данного поставщика	Характеризует вклад каждого поставщика в объем валового дохода производственного предприятия
2. Показатели оборачиваемости товарных запасов
2.1.Коэффициент оборачиваемости запасов	Объем продаж за период/Сумма запасов за период	Характеризует эффективность управления запасами, чем выше показатель, тем эффективнее используется закупаемое сырье и материалы
2.2. Длительность оборота запасов	360/ Коэффициент оборачиваемости запасов	Характеризует скорость «превращения» запасов в наиболее ликвидные активы. Чем ниже показатель, тем эффективнее процесс  производства продукции
3. Показатели анализа рентабельности
3.1. Рентабельность затрат	Прибыль от продаж за период / (Себестоимость + Коммерческие и управленческие расходы за период) 100%	Характеризует эффективность используемых затрат для достижения получения прибыли.
3.2.Рентабельность закупочной деятельности	Прибыль от продаж / Затраты на закупочную деятельность 100%	Характеризует относительную доходность производственного предприятия относительно осуществления закупочной деятельности

В анализе закупочной деятельности исследуемого объекта были использованы следующие основные виды источников информации: план осуществления торгов, объем партии закупок, Кодекс проведения тендерных процедур, извещение о производимых закупках, план осуществления количества закупок, производственный план на основании закупочных цен.

Было выявлено, что ведение и организация закупочной деятельности осуществляется на основании следующих этапов: планирование закупочных процедур; проведение закупочных процедур; заключение договора и контроль исполнения двусторонних обязательств.

В процессе проведения анализа были выявлены слабые стороны и основные виды рисков существующей традиционной схемы организации закупочной деятельности на объекте исследования, представленные на рисунке 2.

Как было выявлено, основные функции по управлению закупками на предприятии выполняет Тендерный комитет:

• определяет требования к инфраструктуре закупочной деятельности и ее развитию, а также базовые требования к поставщикам товаров, работ, услуг, и порядок взаимоотношений с поставщиками, включая определение принципов и целесообразности партнерства и аккредитации;
• утверждает план закупок;
• выполняет функции закупочной комиссии для закупок стоимостью 2 млн. руб. и более в рамках которых утверждается способ проведения закупочной процедуры, состав участников закрытых процедур, победителей закупочных процедур;
• рассматривает предложения по отклонению от установленного порядка ведения закупочной деятельности;
• утверждает персональный состав специализированных закупочных комиссий и положения об их работе;
• осуществляет рассмотрения жалоб участников закупочных процедур.

Рис. 2 – Характеристика традиционной схемы организации закупок и основные виды рисков

Комплекс финансов и инвестиций в процессе участия в закупочной деятельности предоставляет данные о финансовых возможностях предприятия для подготовки плана закупок;  согласовывает заявку на закупку на предмет соответствия бюджету;  осуществляет иные функции, связанные ведением закупочной деятельности, в соответствии с внутренними нормативными документами.

Предприятие выделяет потенциального поставщика на основании следующих параметров: цена и стоимость единицы товара закупки; престиж и стабильность фирмы – поставщика; условия поставки предмета закупочной деятельности, сроки поставки.

Проведенный детальный анализ издержек  производства и издержек обращения, а также произведенных затрат на ведение закупочной деятельности позволил сделать вывод о том, что наблюдается снижение эффективности закупочной деятельности на объекте исследования. Синтез выявленных слабых сторон в организации закупочной деятельности представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Выявленные проблемы в осуществлении закупочных процедур и пути их решения

№ п/п	Выявленные проблемы	Предлагаемый вариант решения
1.	Использование единственного  метода оценки заявок поставщиков, основанного на балльной оценке.	Использование расчетной методики оценки заявок
2	Отсутствует проведение электронных торгов, разработанных по схеме «понижение» цены.	Ввести и разработать обычные электронные торги и электронные торги с понижением в целях повышения эффективности закупочной деятельности
3	Снижение рентабельности закупочной деятельности	Определение мероприятий и отделов, целью которых должна стать проверка целесообразности в проведении отдельных видов закупок  для определения минимального и максимального ранга цен по объекту закупки, для снижения риска по повышению затрат.
4	При оценке заявок не используется процедура переторжки, т.е. при выявлении поставщиков с  одинаковыми балльными оценками отсутствуют парные торги, что могло бы положительно сказаться на результате закупочной процедуры	В Кодекс «О проведении тендерных процедур» внести проведение  процедуры переторжки, т.е. проведение  торгов между потенциальными поставщиками, направленных на снижение цены сырья, услуг, материалов
5	Отсутствует четкая постановка целей и  формирование системы показателей  для оценки эффективности закупочной деятельности	Создание «дерева целей», стратегической карты и внедрение сбалансированной системы показателей

Комплекс предложенных мероприятий в управленческом и экономическом аспектах будет иметь положительный эффект, повысит эффективность закупочной деятельности и обеспечит рост прибыли.

В целях повышения рентабельности закупочной деятельности было предложено внедрить автоматизированную систему SAP. Автоматизация процесса совершения закупок позволит сократить затраты на проведение закупочных процедур. Проект SAP – это программный продукт по автоматизации и рационализации осуществления закупок в основном для крупных корпораций. [5] Автоматизированная система предполагает интеграцию с несколькими смежными проектами, такими, как: проектом по внедрению базовой функциональности SAP ERP, проектом по внедрению единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕМС Documentum), официальным сайтом предприятия, а также внешними электронными торговыми площадками. В таблице 3 представлено решение задач управления закупками посредством автоматизированной системы SAP в разрезе подразделений.

Таблица 3 – Управление закупками посредством автоматизированной системы SAP

№ п/п	Подразделение предприятия	Решение задач посредством SAP
		Этап планирования закупок	Этап осуществления закупок
1	Руководство	- Распределить функции и задачи закупочной деятельности между сотрудниками/подразделениями, контролировать сроки и качество их выполнения; - Утверждать и согласовывать план закупок, финансирование закупок и договоры с поставщиками;	- Контролировать ход закупочной деятельности в режиме реального времени при помощи мониторинга целевых показателей; - Анализировать результаты и статистику закупочной деятельности
2	Хозяйственные и производственные подразделения	- Информировать закупщиков о товарах, работах и услугах (продукции), которые требуются компании; - Предоставлять закупщикам всю информацию, необходимую для закупки требуемой продукции; - Отслеживать процесс закупки продукции, которая была затребована.	- Вести учет всех необходимых реквизитов и условий договоров с поставщиками; - Контролировать исполнение договоров поставщиками, вести учет фактических сроков и качества исполнения обязательств; - Вести учет и контроль платежей поставщикам.
3	Закупщики и снабженцы	- Формировать лоты на основании требуемой продукции; - Разрабатывать и согласовывать план закупок; - Формировать детальные план-графики подготовки и проведения закупочных процедур; - Выгружать данные и документы для утверждения и публикации плана закупок.	- Организовывать работы по созданию закупочной документации, публикации процедур, сбору заявок участников, экспертной оценке заявок, выбору победителя закупочной процедуры; - Вести учет информации о ходе проведения закупочных процедур. - Формировать отчеты о закупках для руководства, вышестоящих организаций и государственных органов; - Сохранять и, впоследствии, быстро находить любые документы, сформированные в ходе закупочной деятельности

Эффективность внедрения проекта SAP обусловлена следующими аргументами: сокращение количества заказов на 40% вследствие рационализации закупочных процедур; сокращение длительности закупочного цикла на 30%.

Автоматизация закупочной деятельности посредством проекта SAP позволит выполнять следующие функции:

1. Обеспечение информационной поддержки формирования Годовой программы закупок;
2. Разработка информационного инструментария взаимодействия всех подразделений и организаций в сфере закупок;
3. Обеспечение информационной поддержки бизнес-процесса подготовки к проведению процедур закупки;
4. Реализация функциональности проведения закупочных процедур в онлайн режиме;
5. Реализация комплексной достоверной отчетности по закупкам, как следствие снижение вероятности возникновения риска ошибок и предоставления заинтересованным пользователям качественной информации для принятия обоснованных управленческих решений.

Таким образом, внедрение предлагаемого комплекса мероприятий позволит  повысить эффективность закупочной деятельности предприятия, что обуславливает практическую направленность проведенного исследования.

Литература

1. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2014 года №328 «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности» [Электронный ресурс] Электронное периодическое издание Справочная правовая система Консультант Плюс: Версия Проф. Дата доступа: 06.06.2014
2. Распоряжение Правительства РФ от 29 августа 2013 года №1535-р «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности» (в новой редакции)» [Электронный ресурс] Электронное периодическое издание Справочная правовая система Консультант Плюс: Версия Проф. Дата досту- па: 06.06.2014
3. Гаджинский А.М. Логистика:– М.: Дашков и Ко, 2013. – 408 с.
4. Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук Золотухиной Т.В. "Организационно-экономическое обеспечение модернизации предприятий нефтеперерабатывающей промышленности" Специальность 08.00.05 – "Экономика и управление народным хозяйством: экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами (промышленность)". Нижний Новгород, 2014.
5. Официальный сайт системы SAP //http://www.sap.ru/

References

1. Government Decree of April 15, 2014 №328 «On approval of the state program of the Russian Federation "The development of industry and increase its competitiveness" [Electronic resource] Electronic periodical Supplemental legal system Consultant Plus: Version Prof. Date of access: 06.06.2014.
2. Order of the Government of the Russian Federation on August 29, 2013 №1535-p "On approval of the state program of the Russian Federation "The development of industry and increase its competitiveness" (revised)" [Electronic resource] Electronic periodical Supplemental legal system Consultant Plus: Version Prof. Date of access: 06.06.2014.
3. Hadjinsky A.M. Logistics: - M .: Dashkov & Co, 2013. - 408 p.
4. The thesis for the degree of Candidate of Economic Sciences Zolotuhina TV "Organizational and economic support for modernization of the oil refining industry" specialty 08.00.05 - "Economics and Management of National Economy: Economics, organization and management of enterprises, branches, complexes (industry)." Nizhny Novgorod, 2014.
5. The official website of SAP //http://www.sap.ru.