ELECTRONIC DOCUMENT APPLICATION PRACTICE AT AIR TRANSPORT ENTERPRISES

ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ  ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

Обзор

Тихомирова Т.А.^1, *, Завадская Н.С.²

^{1, 2} Санкт-Петербургский государственный университет гражданской авиации, Санкт-Петербург, Россия

* Корреспондирующий автор (ta_tihomirova[at]mail.ru)

Аннотация

В последние годы проблема упрощения и ускорения документооборота напрямую связана с использованием цифровых информационных технологий. Электронный документооборот очень активно входит в практическую жизнь как организаций, так и обычных граждан нашей страны. В статье рассмотрены вопросы нормативного регулирования электронного обмена документами внутри предприятия, с государственными учреждениями, а также практика их применения в хозяйственной жизни транспортных предприятий.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронная подпись, защита информации.

ELECTRONIC DOCUMENT APPLICATION PRACTICE AT AIR TRANSPORT ENTERPRISES

Review

Tikhomirova T.A.^1, *, Zavadskaya N.S.²

^{1, 2} St. Petersburg State University of Civil Aviation, St. Petersburg, Russia

* Corresponding author (ta_tihomirova[at]mail.ru)

Abstract

The problem of simplifying and speeding up the workflow is directly related to the use of digital information technologies. Electronic document flow is actively involved in practical life, both organizations and ordinary citizens of our country. The paper considers the issues of regulatory regulation of electronic document flow within an organization, with state institutions, as well as the practice of their application in the economic life of transport companies.

Keywords: electronic document flow, electronic signature, information protection.

В настоящее время любой производственный процесс связан с огромным количеством документов. Это и распорядительные документы, которые подтверждают право на осуществление хозяйственных операций, но в большей части рост числа документов связан с документами, подтверждающими данную сделку или хозяйственную операцию.

В настоящее время проблема ускорения обращения документов во многом зависит от скорости работы самого персонала, т.е. возникает проблема влияния «человеческого фактора». Но сейчас практически 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются организациями.[1]

Проблема ставится еще с экологической точки зрения. Современная офисная техника требует качественной бумаги, а документов, как говорилось ранее, становится все больше и больше. Тревогу стали бить экологи, так как в последние годы увеличивается объем древесного сырья, идущего на производство бумаги.

В мире современных технологий и развивающейся информационной экономики одним из самых актуальных направлений развития является внедрение электронного документооборота на предприятия.

В связи с огромной перспективой развития цифровых технологий в данной сфере в настоящий момент разработан и утвержден ряд нормативных документов. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге. [2]

Согласно Федеральному Закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ, «электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». [3]

Электронный документооборот фактически является технологическим механизмом для работы с документами, которые созданы в электронном виде и переданы по сети. Это может быть как корпоративная информационная система, которая «закрыта» от внешних пользователей, так и сеть Интернет.

Электронный документооборот обладает как достоинствами, так и недостатками, поэтому его использование может позволить:

1. На 100% автоматизировать работу с документами;
2. Организовать взаимодействие с удаленными пользователями;
3. Эффективно работать с документами;
4. Ускорить процесс регистрации документов;
5. Сократить количество бумажных документов;
6. Значительно уменьшить количество времени, необходимого для обработку и отправку документов, их поиска и согласования;
7. Упростить процесс сортировки документации;
8. Сократить количество утерянных документов и т.д.

К недостаткам электронного документооборота можно отнести такие проблемы, как платность и возникновение дополнительных затрат предприятия по поддержанию работоспособности серверов, а также безопасности содержащейся на них информации. Часто это связано с обеспечением коммерческой тайны при разработке бизнес-планов организаций и защиты личных данных ее работников.

Основной проблемой как ранее, так и в настоящее время остается защита информации, попадающей в электронную среду. Электронная подпись – это подобие подписи, поставленной от руки человеком, которая является определенной мерой защиты информации. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций [11].

Право подписи кодируется в системе цифровым кодом. С помощью подписи обеспечивается контроль за подлинностью и целостности данных документов.

Мы и в практической жизни сталкиваемся с созданием и использованием защищенной электронной подписи. Такой подписью подписываются документы или запросы, созданные через портал государственных услуг или она дает право через наличие Личных кабинетов использовать в своих целях официальные сайты Пенсионного Фонда РФ и Федеральной налоговой службы России.

Данное право установлено Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Законом установлены возможность обращения за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме и требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также общие условия использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг. Предусмотрено, что перечень услуг, предоставляемых в электронной форме, виды используемых при оказании государственных и муниципальных услуг электронных подписей и правила их использования определяются актами Правительства России.

Вопросы обмена электронными документами регламентируют как Гражданский Кодекс РФ, так и Трудовой Кодекс РФ.  В ст. 434 Гражданского Кодекса РФ предусматривается возможность заключения договора путем обмена электронными документами. Трудовое законодательство устанавливает порядок заключения договора в электронной форме с дистанционным работником и особенности электронного документооборота между работником, работающим удаленно, и работодателем.

Более часто с применением электронного документооборота сталкиваются организации.

Во-первых, крупные компании используют возможности внутренней электронной среды. Данные корпоративные сети во многом упрощают при применении электронной подписи согласование и утверждение документов. Большое преимущество электронного документооборота положительно оценивается организациями в случае наличия у них обособленных структурных подразделений. «Таким примером может быть система электронного документооборота «EDSM», которая на данный момент используется многими организация транспорта, в том числе и в ООО «Воздушные Ворота Северной Столицы»[10].

Во-вторых, вся финансовая, налоговая отчетность, а также переписка с органами исполнительной власти осуществляется только с применением телекоммуникационных сетей. На территории РФ имеются достаточно большое количество зарегистрированных и сертифицированных для данной функции операторов электронного документооборота.

В-третьих, практически все операции с коммерческими банками по переводу и поступлению денежных средств на счета организации можно выполнить «не сходя с рабочего места» через систему электронного обмена документов «Банк-Клиент», которая имеет очень высокую степень защиты от взлома и несанкционированного вмешательства. Коммерческие структуры во многом сами заинтересованы создавать и постоянно поддерживать безопасность информации о данных организаций.

При заключении крупных сделок организациями применяется тендерная система. По форме проведения закупка товарно-материальных ценностей или проведение различных работ (в том числе научно-исследовательских) может осуществляться в электронном виде на электронных  торговых площадках. [4] Так,  ФГУП «Государственная корпорация по организации воздушного движения в Российской Федерации» как субъект естественных монополий в своей деятельности обязано проводить тендеры на заключение договоров поставки и т.п. Данное обязательство регламентируется Федеральным Законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011г №223-ФЗ.

В последние годы цифровые технологии входят в практику функционирования гражданской авиации. «Сейчас наибольший прогресс наблюдается в использовании систем, которые не только «облегчают» работу летного экипажа, но и могут быть задействованы при обслуживании пассажиров во время выполнения рейса» [8]. В России первое разрешение на использование электронных лётных портфелей (EFB) «в качестве устройства для получения полётной информации и составления рабочих отчётов получила авиакомпания «Россия», входящая в группу компаний «Аэрофлот». Сама компания «Аэрофлот» в ноябре 2014 года приобрела около 500 устройств для кабинных экипажей для выполнения служебных задач и доступа к информации о рейсе и пассажирах» [8].

Вопросы организации и применения систем электронного документооборота регламентируются не только Федеральными законами, но и Национальными стандартами РФ. Так, в настоящее время утверждены такие Национальные стандарты РФ, как «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде» (ГОСТ Р 54471 – 2011), «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» (ГОСТ Р 53898 – 2013) и др.

В международной практике так же существуют определенные методы регулирования вопросов, касающихся электронного документооборота. Системы электронного документооборота в мировой практике впервые подверглись стандартизации в 1997 г. в стандарте DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами». Стандарт устанавливал базовые функциональные требования к системе, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Одним из основных стандартов, действующих на сегодняшний день, является ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001г.). Данный стандарт содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. [4]

Таким образом, использование электронного документооборота имеет под собой большой спектр дальнейшего развития как в сфере взаимоотношений с государственными органами власти, так и внутри организаций.

Конфликт интересов Не указан.

Conflict of Interest None declared.

Список литературы / References

1. Просто об электронном документообороте. [Электронный ресурс] – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 27.04.2019).
2. Проект Федерального закона N 159016-4 «Об электронном документе» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 07.04.2005) [Электронный ресурс] – Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»;
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 01.05.2019) [Электронный ресурс] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 25.11.2019);
4. ECM-Jоurnal. Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах. Нормативные документы и правовые аспекты. Часть 2: Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ЕСМ [Электронный ресурс] – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 24.11.2019);
5. Федеральный закон «Об электронном документообороте» [Электронный ресурс]– URL: https://210fz.ru/fz-ob-elektronnom-dokumentooborote/ (дата обращения 27.04.2019).
6. Плюсы и минусы электронного документооборота. [Электронный ресурс] – URL: https://rb.ru/howto/plus-minus-ed/ (дата обращения 27.04.2019).
7. EDMS система электронного документооборота. [Электронный ресурс]– URL: https://ecm-journal.ru/blog/post/EDMS-i-ERMS-s-tochki-zrenija-MoReqaspx (дата обращения 27.04.2019);
8. Рудоманов Е.Г. Развитие рынка электронного документооборота и использование устройств беспроводной передачи данных на борту воздушного судна / Рудоманов Е.Г., Тихомирова Т.А. // В сборнике: Вопросы управления и экономики: современное состояние актуальных проблем сборник статей по материалам XXII международной научно-практической конференции. Москва, 2019. С. 79-82.
9. Билокапич А. В. Международный опыт и зарубежное законодательство в сфере регулирования электронного документооборота / Билокапич А. В. // Молодой учёный.- 2016.- № 20. - С. 490-497. - URL https://moluch.ru/archive/124/34241/.
10. Лебедева А.С. Применение цифровых технологий в производственной деятельности предприятий транспорта / Лебедева А.С. // В сборнике: Инновационное развитие транспорта Материалы IV Всероссийской научной конференции студентов, магистрантов и аспирантов. Ответственный редактор Е.В. Будрина. 2019. С. 98-102;
11. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ [Электронный ресурс] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения 27.11.2019);
12. Федеральный Закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011г №223-ФЗ. [Электронный ресурс] – URL http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_116964/  (дата обращения 27.11.2019).

Список литературы на английском языке / References in English

1. Prosto ob elektronnom dokumentooborote [Just about electronic document flow]. [Electronic resource] – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (accessed: 27.04.2019). [in Russian]
2. Proekt Federal'nogo zakona N 159016-4 «Ob jelektronnom dokumente» (red., vnesennaja v GD FS RF, tekst po sostojaniju na 07.04.2005) [[Electronic resource] – Dostup iz sprav.-pravovoj sistemy «Konsul'tant Pljus» [Draft Federal Law N 159016-4 “On an Electronic Document” (as amended by the State Duma of the Federal Assembly of the Russian Federation, text as of April 7, 2005) Access from the consultant-plus legal system] [in Russian]
3. Federal'nyj zakon «Ob informacii, informacionnyh tehnologijah i o zashhite informacii» ot 27.07.2006 №149-FZ (red. ot 01.05.2019) . [The Federal Law "On Information, Information Technologies and the Protection of Information" dated July 27, 2006 No. 149-FZ (as amended on May 1, 2019)] [Electronic resource] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (accessed: 25.11.2019) [in Russian]
4. ECM-Journal. Zhurnal ob jelektronnom kontente, dokumentah i biznes-processah. Normativnye dokumenty i pravovye aspekty. Chast' 2: Tekushhee zakonodatel'stvo v sfere jelektronnogo dokumentooborota i SJeD/ESM [ECM-Journal. Magazine about electronic content, documents and business processes. Normative documents and legal aspects. Part 2: Current legislation in the field of electronic document management and EDMS / ECM] [Electronic resource] – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (accessed: 24.11.2019) [in Russian]
5. Federal'nyj zakon «Ob jelektronnom dokumentooborote» [Federal law "On electronic document management"] [Electronic resource]– URL https://210fz.ru/fz-ob-elektronnom-dokumentooborote/ (accessed: 24.11.2019) [in Russian]
6. Lebedeva A.S. Razvitie rynka elektronnogo dokumentooborota i ispol'zovanie ustrojstv besprovodnoj peredachi dannyh na bortu vozdushnogo sudna [Advantages and disadvantages of electronic document circulation] [Electronic resource] / Lebedeva A.S. – URL: https://rb.ru/howto/plus-minus-ed/ (accessed: 24.11.2019) [in Russian]
7. EDMS sistema elektronnogo dokumentooborota. [EDMS electronic document management system]. [Electronic resource]– URL: https://ecm-journal.ru/blog/post/EDMS-i-ERMS-s-tochki-zrenija-MoReq2.aspx (accessed: 24.11.2019) [in Russian]
8. Rudomanov E.G. Razvitie rynka elektronnogo dokumentooborota i ispol'zovanie ustrojstv besprovodnoj peredachi dannyh na bortu vozdushnogo sudna [Development of the electronic document market and use of wireless data devices on board aircraft] / Rudomanov E.G., Tikhomirova T.A. // V sbornike: Voprosy upravlenija i jekonomiki: sovremennoe sostojanie aktual'nyh problem sbornik statej po materialam XXII mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Moskva, 2019. P. 79-82. [in Russian]
9. Bilokapich A. V. Mezhdunarodnyj opyt i zarubezhnoe zakonodatel'stvo v sfere regulirovaniya elektronnogo dokumentooborota [International experience and foreign legislation in the field of regulation of electronic document circulation] / Bilokapich A. V. // Molodoj uchjonyj.- 2016.- № 20. - P. 490-497. - URL https://moluch.ru/archive/124/34241/.(accessed: 24.11.2019) [in Russian]
10. Lebedeva A.S. Primenenie cifrovyh tekhnologij v proizvodstvennoj deyatel'nosti predpriyatij transporta [Digital applications in transport enterprises] / Lebedeva A.S.// V sbornike: Innovacionnoe razvitie transporta Materialy IV Vserossijskoj nauchnoj konferencii studentov, magistrantov i aspirantov. Otvetstvennyj redaktor E.V. Budrina. 2019. P. 98-102 [in Russian]
11. Federal'nyj zakon «Ob jelektronnoj podpisi» ot 06.04.2011 № 63-FZ [Electronic resource] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (accessed: 24.11.2019) [in Russian]
12. Federal'nyj Zakon «O zakupkah tovarov, rabot, uslug otdel'nymi vidami juridicheskih lic» ot 18.07.2011g №223-FZ. [The Federal Law “On Procurement of Goods, Work, Services by Certain Types of Legal Entities” dated July 18, 2011 No. 223-ФЗ ] [Electronic resource]– URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_116964/ (accessed: 24.11.2019) [in Russian]