MANAGEMENT OF INFORMATIONAL FLOWS IN LOGISTIC PROVIDING SYSTEM OF PRESCHOOL AND COMPREHENSIVE ORGANIZATIONS

Тюрина К.А.

ORCID: 0000-0003-3626-7172, аспирант, Санкт-Петербургский государственный экономический университет в г. Санкт-Петербурге

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ В ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОШКОЛЬНЫХ И ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Аннотация

Система обеспечения дошкольных и общеобразовательных организаций может эффективно функционировать только при надлежащем уровне информационного обеспечения, так как от достаточности и своевременности информации зависит уровень информационной энтропии. Приведенные в данной статье рекомендации в области автоматизации, связанные с модернизацией информационного обеспечения логистического контура управления, направлены на сокращение неэффективных транзакций, что положительно скажется на динамике закупок, уровне логистических издержек.

Ключевые слова: автоматизация, информационные потоки, контрактная система, логистика государственных закупок, региональные (муниципальные) информационные системы, электронный документооборот.

Tyurina K.A.

¹ORCID: 0000-0003-3626-7172, Postgraduate student, St. Petersburg State University of Economics in St. Petersburg

MANAGEMENT OF INFORMATIONAL FLOWS IN LOGISTIC PROVIDING SYSTEM OF PRESCHOOL AND COMPREHENSIVE ORGANIZATIONS

Abstract

The providing system of preschool and comprehensive education organizations can function effectively only at an appropriate level of information support, since the level of information entropy depends on the adequacy and timeliness of information. In this paper the recommendations in the field of automation related to the modernization of information support for the logistics control loop are aimed at reducing inefficient transactions, having positive effect on the dynamics of purchases, and the level of logistics expences.

Keywords: automation, informational flows, contract system, logistics of public procurement, regional (municipal) information systems, electronic document management.

В современных условиях организации государственных закупок представители заказчика должны обладать сетевой компетенцией, поскольку эффективное управление хозяйственными связями, объектом взаимодействия которых является широкий спектр товаров, работ, услуг, создает необходимые предпосылки для преодоления основных бюджетных ограничений [2, С. 29]. В последние годы вопросам информатизации деятельности образовательных учреждений уделяется особое внимание, в частности, в рамках автоматизации управленческих функций, на основе параметрического моделирования внутрисистемных процессов. Построение моделей является квинтэссенцией операционного подхода к решению организационных задач и помогает привести сложные и неопределенные факторы, связанные с проблемой принятия решения, в логически стройную схему, доступную для детального анализа [9, С. 13].

Система обеспечения дошкольных и общеобразовательных организаций представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов заказчиков, органов координации и контроля, а также органов, осуществляющих организационно-техническое обеспечение, с позиций логистического менеджмента представляющих собой ряд управляемых операций по планированию, размещению закупок, заключению контрактов, их исполнению и контролю [8], регулируемых контрактным законодательством. Организационное взаимодействие, основанное на сложной системе прямых и обратных информационных потоков, сопряжено со значительными трансакционными издержками. Возможности их снижения ограничены длительностью логистического цикла обеспечения, низкой скоростью реакции на внешние воздействия, несогласованностью действий.

Рисунок 1 представляет длительность логистического цикла системы обеспечения рассматриваемых организаций в соответствии с положениями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», регулирующими сроки закупочных процедур.

Логистический цикл представляет собой возобновляемую по времени последовательность операций [4]. Параметрирование операций по времени позволяет выделить «узкое» место, связанное с неоправданным затягиванием закупочного процесса на стадии согласования процедуры, ввиду излишней бюрократизации, отсутствия информационной поддержки в логистическом контуре управления, что удлиняет срок согласования до 14 дней.

 

Рис. 1 – Логистический цикл

 

Представленная автором на рисунке 2 типовая процедура согласования закупки демонстрирует достаточную обособленность субъектов системы, отсутствие общей целевой направленности.

Согласно части 7 статьи 4 Федерального закона № 44-ФЗ, субъекты РФ и муниципальные образования вправе создавать региональные и муниципальные информационные системы в сфере закупок, для автоматизации процесса обеспечения подведомственных заказчиков [6].

Основные требования к информационным системам состоят в:

- обеспечении возможности интеграции с другими внешними системами;

- адаптации к использованию в образовательных учреждениях различных типов и видов;

- возможности масштабирования;

- достижении корректного обмена данными между различными уровнями системы [5].

Рис. 2 – Типовая процедура согласования закупки

 

Однако политика региональных органов власти, связанная с усилением методов контроля деятельности заказчиков посредством систем информационного обеспечения, создает тенденцию, обратную повышению эффективности размещения закупок [3]. К тому же, проблемой признается отсутствие корректной интеграции региональных (муниципальных) информационных систем с единой информационной системой (ЕИС), ведущее к дублированию информации. По данным опроса, организованного Национальной ассоциацией институтов закупок, большинство заказчиков используют региональные (муниципальные) информационные системы, но 52% в той или иной мере повторяют информацию, вводимую в ЕИС, 19% дублируют информацию почти полностью [7]. При этом, достаточно обширный круг процедур в закупочном процессе не автоматизирован. Поэтому, как минимум 3 000 государственных организаций (и их количество продолжает расти) в 83 регионах РФ пользуются и региональными (муниципальными) информационными системами, и утилитарными продуктами [1], решающими незакрытые задачи в области автоматизации. На муниципальном уровне развитие информационного пространства становится особенно актуальным, в связи с ослаблением позиций районных органов уп­равления образованием и возросшей самостоятельностью образовательных учреждений. Поэтому, в системе обеспечения дошкольных и общеобразовательных организаций, необходимо внедрение информационно-аналитической поддержки процессов взаимодействия заказчика и районных органов управления.  Практическая реализация может быть осуществлена двумя способами: расширением функционала региональных (муниципальных) информационных систем за счет внедрения модуля электронного документооборота в части внутреннего контура управления, или реализацией отдельной IT-платформы.

Данное решение сократит человеческие и временные издержки, уменьшит среднюю продолжительность закупочной процедуры от этапа планирования до этапа исполнения контракта на 7-10 дней, элиминирует проблему низкого качества планирования, превалирующего на местах. Планирование является отправной точкой в обеспечении потребности, однако присутствует формальный подход при составлении планов закупок, планов-графиков с включением «срочных» закупок [10], что усложняет координацию потребностей заказчиков по срокам при реализации совместных закупок.

Объединение потребностей ряда организаций в рамках муниципального образования или субъекта Федерации по типовым товарам, работам, услугам в один лот, выбор единого поставщика и передача полномочий на реализацию закупочной процедуры стороннему субъекту контрактных отношений могут быть осуществлены следующими способами:

1)  на принципах совместных закупок - несколько организаций объединяются, одна из них на основе достигнутых соглашений проводит тендер за всех;

2) на принципах централизованных закупок - вышестоящий орган исполнительной власти назначает организатора торгов (уполномоченный орган, уполномоченное учреждение) для нескольких подведомственных ему заказчиков.

Предложенный элемент программного обеспечения обеспечит автоматизированную консолидацию данных из подведомственных образовательных учреждений с широкими возможностями анализа информации для принятия управленческих решений [5], в то время как функционирующие региональные (муниципальные) информационные системы в сфере закупок товаров, работ, услуг дают возможность только формировать, вести, архивировать информацию о закупках по конкретному учреждению и взаимодействовать с уполномоченным органом на осуществление определения поставщика (ГБРС - Главный распорядитель бюджетных средств). Между тем, для выработки корректных управленческих решений необходима автоматизация информационных потоков с уровня заказчика на уровень органов, осуществляющих организационно-техническое обеспечение процедур размещения государственных (муниципальных) закупок, планирование и исполнение бюджета, что даст возможность последним взаимодействовать с подведомственными организациями в режиме реального времени, оперативно согласовывать новые закупки, координировать сроки размещения закупочных процедур при реализации совместных закупок.

Список литературы / References

1. Автоматизация государственных закупок: проблемы и пути их решения // Аукционный вестник. – 2014. –  № 187 (04.137). –  С.1–3.
2. Афанасьева Н.В. Государственный заказ как инструмент макроэкономического регулирования экономики: Монография / Н.В. Афанасьева. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2009. – 160 с.
3. Бурлаков Н.А. Совершенствование регионального механизма информационного обеспечения процесса управления государственными закупками / Н.А. Бурлаков // Креативная экономика. – 2014. – № 8. – С. 72–79.
4. Мясникова Л.А. Логистика нового времени // Л.А. Мясникова. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2010. – 138 с.
5. Невзорова И.П. Краткий анализ внедрения АИСУ в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга / И.П. Невзорова, М.И. Скалецкая // Единое информационное пространство: школа - район - город: Методическое пособие / Сост. Н.В. Бусыгина. - СПб.: ГОУ ДПО ЦПКС СПб “Региональный центр оценки качества образования и информационных технологий”, 2008. – С. 16–25.
6. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд: Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 28.12.2013) // Собрание законодательства РФ. – 2013. – № 14.
7. Проблемы и перспективы автоматизации госзакупок [Электронный ресурс]. - URL: http://naiz.org/news/10/1477/ (дата обращения: 28.08.2017).
8. Тюрина К.А. Логистические бизнес-процессы в системе государственных закупок / К.А. Тюрина // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. – 2017. – №1 (103) часть 2. – С. 164–167.
9. Цевелев А. Логистическое моделирование бизнес-процессов МТО / А. Цевелев // РИСК – 2013. – №4. – С. 13-19.
10. Щербакова К. С. Особенности планирования государственных закупок / К.С. Щербакова // Молодой ученый. – 2014. – №16. – С. 294-296.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Avtomatizatsiya gosudarstvennyih zakupok: problemyi i puti ih resheniya [Automation of public procurement: problems and solutions] // Auktsionnyiy vestnik [Auction herald]. – 2014. – № 187 (04.137). – P. 1–3. [in Russian]
2. Afanaseva N.V. Gosudarstvennyiy zakaz kak instrument makroekonomicheskogo regulirovaniya ekonomiki: Monografiya [State order as an instrument of macroeconomic regulation of the economy: Monograph] / N.V. Afanaseva. – SPb.: Izd-vo SZTU, 2009. – 160 P. [in Russian]
3. Burlakov N.A. Sovershenstvovanie regionalnogo mehanizma informatsionnogo obespecheniya protsessa upravleniya gosudarstvennyimi zakupkami goszakupok [Perfection of the regional mechanism of information support of the process of public procurement management] / N.A. Burlakov // Kreativnaya ekonomika [Creative economics]. – 2014. – № 8. – P. 72–79. [in Russian]
4. Mjasnikova L.A. Logistika novogo vremeni [Logistics of modern times] / L.A. Mjasnikova. – SPb.: Izd-vo SPbGU`EF, 2010. – 138 P. [in Russian]
5. Nevzorova I.P. Kratkij analiz vnedreniya AISU v obrazovatel'nyh uchrezhdeniyah Sankt-Peterburga [Brief analysis of the introduction of AISU in the educational institutions of St. Petersburg] / I.P. Nevzorova, M.I. Skaleckaya // Еdinoe informacionnoe prostranstvo: shkola - rajon - gorod: Metodicheskoe posobie / Sost. N.V.Busygina [Single information space: school - district - city: Methodical manual / сomp. N.V. Bousigina]. - SPb.: GOU DPO CPKS SPb “Regional'nyj centr ocenki kachestva obrazovaniya i informacionnyh tekhnologij”, 2008. –  Р. 16–25. [in Russian]
6. kontraktnoy sisteme v sfere zakupok tovarov, rabot, uslug dlya obespecheniya gosudarstvennyih i munitsipalnyih nuzhd: Federalnyiy zakon ot 05.04.2013 № 44-FZ (red. ot 28.12.2013) [About the contract system in the sphere of procurement of goods, works, services for provision of state and municipal needs: Federal Law No. 44-FZ of 05.04.2013 (as amended on December 28, 2013)] // Sobranie zakonodatelstva RF [Collection of legislation of the Russian Federation]. – 2013. – №14. [in Russian]
7. Problemyi i perspektivyi avtomatizatsii goszakupok [Problems and prospects of public procurement automation] - URL: http://naiz.org/news/10/1477/ (reference date: 28.08.2017). [in Russian]
8. Tyurina K.A. Logisticheskie biznes-protsessyi v sisteme gosudarstvennyih zakupok [Logistic business processes in the system of state purchases] / К. A. Tyurina // Izvestiya Sankt-Peterburgskogo gosudarstvennogo ekonomicheskogo universiteta [News of the St. Petersburg State Economic University]. – 2017. – V. 2. – №1 (103). – P. 164–167. [in Russian]
9. Cevelev A. Logisticheskoe modelirovanie biznes-processov MTO [Logistic modeling of business processes] / А. Cevelev // RISK [RISK]– 2013. – №4. – P. 13-19. [in Russian]
10. Sherbakova K. S. Osobennosti planirovaniya gosudarstvennyh zakupok [Features of public procurement planning] / К. S. Sherbakova // Molodoj uchenyj [Young scientist]. – 2014. – №16. – P. 294-296. [in Russian]