MOTIVATION AND EMPLOYEE ENGAGEMENT DURING IMPLEMENTATION OF A PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

Мельникова Е.Ф. ¹,  Бордюг В.Л. ², Лобанов О.С. ³,

^{1, 3} аспирант, ² магистрант, Санкт-Петербургский государственный экономический университет

МОТИВАЦИЯ И ВОВЛЕЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Аннотация

Предложены инструменты и методы мотивации и вовлечения рабочей группы проекта по внедрению системы управления проектами, а также участников процессов управления проектами и портфелями и пользователей информационной системы управления проектами.

Ключевые слова: проектная мотивация, табелирование, управление проектами, управление портфелями проектов, ресурсное планирование.

Melnikova E.F. ¹, Bordiug V.L. ², Lobanov O.S. ³,

^{1, 3} postgraduate, ² undergraduate, St. Petersburg State University of economics

MOTIVATION AND EMPLOYEE ENGAGEMENT DURING IMPLEMENTATION OF A PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

Abstract

Methods and tools of motivation and employee engagement are proposed for project team implementing a project management information system, and participants of the portfolio and project management processes and users of the project management system.

Keywords: project motivation, timesheet, project management, project portfolio management, resource planning.

Внедрение управленческих систем (management information systems - MIS) коренным образом отличаются от внедрения систем, основной задачей которых является упрощение выполнения производственных задач [1 - 3]. Если вторые, как правило, встречают некоторое сопротивление, которое снижается со временем через достижение определенного опыта в использовании программного продукта, то необходимость внедрения первых осознает только 20-25% сотрудников компании [4, 5]. Рассмотрим следующие объекты мотивации: члены рабочей группы проекта по внедрению ИСУП, руководители различных уровней (руководители портфелей проектов и руководители проектов), сотрудники подразделений (исполнители), планировщики (разработчики календарно-сетевых графиков).

Члены рабочей группы проекта по внедрению ИСУП. Задача рабочей группы – сформировать базовые принципы построения системы исходя из специфики организации и отдельных ее подразделений [5, 6].  Как правило, на этапе создания системы управления проектами привлекается по 2-5 человек от каждого направления компании, которые рассматривают и корректируют предложения разработчиков системы, исходя из своего производственного опыта. В случае если пожелания членов рабочей группы по доработке системы долго не обрабатываются / не получают обратную связь, интерес к проекту внедрения теряется.

Чтобы предупредить появление данной проблемы, необходимо на этапе планирования внедрения ИСУП закрепить форму и период предоставления членам рабочей группы реестра предложений и замечаний, а на этапе эксплуатации СУП предусмотреть в офисе управления проектами (или ином аналогичном подразделении) функцию принятия обратной связи от участников процессов управления проектами и портфелями (УПП и УП).

Руководители различных уровней. Владельцы реорганизуемых процессов УПП и УП не всегда заинтересованы в автоматизации: как правило, во внедрении ИСУП они видят увеличение прозрачности функционирования их подразделений, а также дополнительную работу: принятие участия и контроль актуализируемых графиков проектов, контроль предоставления фактических данных о выполнении работ и т.д.

Система мотивации и вовлечения должна предусмотреть выявление перечня показателей, по которым можно оценивать вовлеченность руководителей различных уровней в процессы УПП и УП, и включение этих показателей в КПР (ключевые показатели результативности), которые во многих компаниях являются основой для премирования.

Сотрудники подразделений. Если ИСУП включает в себя подсистему ресурсного планирования и контроля с использованием табелирования проектного времени [5], то необходимо обеспечить заполнение табелей исполнителями. Этому могут препятствовать следующие факторы: отсутствие нужных работ в них в соответствующий период, а также непонимание сотрудниками целесообразности такого рода отчетности. Вовлечению персонала способствуют следующие методы:

На этапе инициации проекта четкое определение ролей, в т.ч. по добавлению и корректированию работ;

Минимизация объема отчетности, формируемого не средствами ИСУП;

В ходе плановых совещаний использование в качестве входной информации графиков / аналитики из ИСУП;

Выявление перечня показателей, по которым можно оценивать вовлеченность сотрудников в процессы УПП и УП и включение их в КПР;

Предоставление исполнителям отчетности о фактически выполненных и выполняемых задачах в течение отчетного периода;

Ведение общедоступной актуальной аналитики о включении информации о фактическом выполнении работ в базу знаний компании;

Включение вопроса о предоставлении табелей в повестку внутренних совещаний по проектам и по деятельности производственных подразделений;

Поощрение исполнителей за честность в отражении фактической информации, т.к. она – основа для формирования качественных нормативов по выполнению проектных работ. Ответственность за отсутствие у ресурсов задач возложить на руководителя проекта (РП), в проектах которого занят ресурсы; или линейного руководителя, если его ресурс не вовлечен в проектную деятельность компании (аналогично – ситуация с перегрузом ресурса).

Планировщики. На роль планировщика, в случае разделения ее и РП, как правило, возлагается большой объем работы, начиная от самостоятельного планирования первоначального варианта графика проекта, заканчивая его актуализацией, прогнозированием и предложением корректирующих воздействий [5, 6]. Поэтому в компаниях, где проекты в большинстве своем не являются типовыми, планировщик является еще и технологом, который к тому же должен быть в курсе всего, что происходит в проекте. На практике применяются следующие инструменты мотивации:

Включение планировщика в программу подготовки кадрового резерва РП и их помощников по достижении высокого уровня понимания технологии выполнения работ и применения методов проектного управления;

Вовлечение планировщика в деятельность команды проекта: приглашение на установочное совещание, пр. ключевые совещания, помощь РП в организации коммуникаций с ответственными исполнителями проекта.

Заключение. Мотивация является не менее важным фактором становления СУП, чем качественная методология УПП и УП или удобство специализированного программного обеспечения – ИСУП [7, 8]. Подходы к мотивации необходимо продумать еще на этапе проектирования системы, после чего закрепить в нормативно-методической документации: основополагающем стандарте об УПП и УП, положении о проектной мотивации, положении о КПР и программе кадрового резерва и других.

Литература

1. Шефов А. А. Многопроектное управление в проектных организациях России: итоги, традиции, тенденции / Материалы Всемирного конгресса по управлению проектами “Проектно-ориентированные бизнес и общество”. - М.: СОВНЕТ, 2003.
2. Керимов В.Э., Селиванов П.В., Минина Е.В. Концепция управленческого учета на современном этапе развития экономики // Менеджмент в России и за рубежом. – 2001. – № 4. - С. 134-142.
3. Остроумов А.А. Особенности информатизации логистических процессов автодилеров // Проблемы современной экономики. – 2013. – № 3 (47). – С. 276-280.
4. Водчиц А.С. Проблемы внедрения автоматизированных систем управления на машиностроительных предприятиях России // Гуманитарный вестник. – 2013. – 10 (12); URL: hmbul.bmstu.ru/catalog/econom/log/119.html.
5. Карпова В. С., Мельникова Е. Ф. Создание корпоративной информационной системы управления проектами в холдинговой компании//Информационные технологии в бизнесе. Сборник 8-й международной научной конференции. 19-20 июня 2013 г. Санкт-Петербург. Conference of St.-Petersburg State University of Economics and Finance. Information Technology in Business/Под ред. проф. В. В. Трофимова, В. Ф. Минакова. – 2013. – С 75-79. ISBN 978-5-94652-426-4.
6. Мельникова Е.Ф. Формирование статистической базы для нормирования труда в российских проектных организациях // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 5; URL: www.science-education.ru/119-14794 (дата обращения: 12.11.2014).
7. Литвин Ю.В. Об использовании современных технологий управления проектами и портфелями проектов в газовой отрасли // Проблемы экономики и управления нефтегазовым комплексом. – 2008. – № 7. – С 17-27. ISSN: 1999-6942.
8. Баша Н.В., Мельникова Е.Ф., Лобанов О.С. Публикационная активность НИИ как признак инновационного развития // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 8-1 (27). – С. 46-48

References

1. Shefov A. A. Mnogoproektnoe upravlenie v proektnyh organizacijah Rossii: itogi, tradicii, tendencii / Materialy Vsemirnogo kongressa po upravleniju proektami “Proektno-orientirovannye biznes i obshhestvo”. - M.: SOVNET, 2003.
2. Kerimov V.Je., Selivanov P.V., Minina E.V. Koncepcija upravlencheskogo ucheta na sovremennom jetape razvitija jekonomiki // Menedzhment v Rossii i za rubezhom. – 2001. – № 4. - S. 134-142.
3. Ostroumov A.A. Osobennosti informatizacii logisticheskih processov avtodilerov // Problemy sovremennoj jekonomiki. – 2013. – № 3 (47). – S. 276-280.
4. Vodchic A.S. Problemy vnedrenija avtomatizirovannyh sistem upravlenija na mashinostroitel'nyh predprijatijah Rossii // Gumanitarnyj vestnik. – 2013. – 10 (12); URL: hmbul.bmstu.ru/catalog/econom/log/119.html.
5. Karpova V. S., Mel'nikova E. F. Sozdanie korporativnoj informacionnoj sistemy upravlenija proektami v holdingovoj kompanii//Informacionnye tehnologii v biznese. Sbornik 8-j mezhdunarodnoj nauchnoj konferencii. 19-20 ijunja 2013 g. Sankt-Peterburg. Conference of St.-Petersburg State University of Economics and Finance. Information Technology in Business/Pod red. prof. V. V. Trofimova, V. F. Minakova. – 2013. – S 75-79. ISBN 978-5-94652-426-4.
6. Mel'nikova E.F. Formirovanie statisticheskoj bazy dlja normirovanija truda v rossijskih proektnyh organizacijah // Sovremennye problemy nauki i obrazovanija. – 2014. – № 5; URL: www.science-education.ru/119-14794 (data obrashhenija: 12.11.2014).
7. Litvin Ju.V. Ob ispol'zovanii sovremennyh tehnologij upravlenija proektami i portfeljami proektov v gazovoj otrasli // Problemy jekonomiki i upravlenija neftegazovym kompleksom. – 2008. – № 7. – S 17-27. ISSN: 1999-6942.
8. Basha N.V., Mel'nikova E.F., Lobanov O.S. Publikacionnaja aktivnost' NII kak priznak innovacionnogo razvitija // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 8-1 (27). – S. 46-48