Prospects for the Implementation of Electronic Document Management Using Corporate Information Systems

За последние 30 лет в современном мире произошли глобальные трансформации. Информационно-коммуникационные технологии проникли во все сферы деятельности людей. Процессы, связанные с информатизацией, заняли ведущее место в современном цивилизованном обществе. Цифровые технологии легли в основу экономики каждой страны. Уже невозможно представить действия, связанные со сбором, хранением, обработкой и распространением информационных потоков в любой сфере деятельности без использования информационных систем [10].

Чтобы выстроить эффективные связи, как между различными предприятиями, так и внутри них необходимым условием становится использование компьютерных технологий.

Цель, которая была поставлена перед программой развития цифровой экономики [5], заключается в создании в стране благотворных административных и нормативно-правовых ситуаций, способствующих эффективному развитию институтов цифровой экономики с государственным участием в совокупности с национальным бизнес-сообществом и гражданским обществом, связанным с обеспечением стремительного повышения национальной экономки.

Среди основных задач программы представлены:

- сформировать подходы в отраслях, связанных с производством, торговлей, сферами услуг, которые учитывали бы достижения цифровой экономики с целью создания эффективного глобального цифрового пространства;

- сформировать принципы более совершенного управления имеющимися экономическими ресурсами;

- создать условия, которые способствовали бы активизации работы национальных бизнес-сообществ, в частности сектора микро-, малых и средних предприятий, а также гражданского населения с целью сформировать пространство цифровой экономики, используя привлекательные организационные и нормативно-правовые условия и доверия к цифровому пространству;

- обеспечить безопасность независимость национального пространства цифровой экономики [5].

Одним из важнейших аспектов в цифровой программе является внедрение электронного документооборота, благодаря которому происходит ряд благоприятных действий таких как:

- уменьшение документов, располагающихся на бумажных носителях;

- сокращение финансовых и трудовых расходов, связанных с содержанием архивов;

- снижение финансовых затрат на распечатывание и распечатывание документов, канцелярские товары;

- сокращение траты рабочего времени на ручные действия;

- исключение потери бумажных документов и как следствие необходимость их восстановления.

Ценность внедрения электронного документооборота в различные отношения, как производственные, так и социальные между предприятиями, частными и юридическими лицами, а также государственными структурами отображается в Указе Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203, который содержит в себе «Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». В данной Стратегии представлены основные задачи, рассматриваемые при применении информационно-коммуникативных технологий во взаимосвязях между государством и бизнесом. В область их деятельности входит создание и претворение в жизнь проектов, связанных с внедрением электронного документооборота в производственных компаниях и государственных организациях. Одной из поставленных задач Стратегии является повышение доверия к электронному документообороту, и простая возможность идентифицироваться и аутентифицироваться каждому из участников правоотношений при регистрации в электронной форме [6].

В аспекте системного представления различные компании вне зависимости от сферы их интересов имеют много общего. Их структура практически одинаковая, она состоит из определенных подразделений, которые решают непосредственно поставленные перед ними задачи. Данные подразделения состоят из вертикальных и горизонтальных связей и выполняют определенные бизнес-процессы, которые объединяются единым бизнес-процессом всей компании, между подразделениями происходит регулярный обмен всевозможными данными, как материального, так и информационного плана. Отсюда следует, что любую компанию можно представить, в виде сочетания взаимосвязанных между собой элементов, с выполнением определенного вида деятельности обусловленных стратегией компании.

Комплексные системы автоматизации любой компании, а именно их проектирование следует рассматривать как индивидуальную сферу развития информационно-коммуникационных технологий. Так как структура многих предприятий имеет определенное сходство, появилась возможность сформулировать сам принцип создания корпоративных информационных систем [9].

Сегодня одним из важнейших ресурсов следует считать информацию, в свою очередь информационные системы являются главнейшим инструментом во всех областях деятельности компаний, которые пользуются программным обеспечением, объединяющим финансовую деятельность, поставки, изготовление и продажу продукции, отчеты различной направленности. Благодаря технологиям ERP (Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия) появилась возможность объединения процессов, систем и данных, проведения аналитики, ускорения и адаптивности, что крайне необходимо для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы. Внедрение ERP позволит увеличить результативность работы компании [8].

ECM-система управляет корпоративным контентом, часто интерпретируется как «система электронного документооборота» (СЭД). ECM можно отнести к стратегической инфраструктуре и технической архитектуре с целью поддержания единого жизненного цикла у неструктурированных информационных потоков (контентов) разнообразных параметров и объемов. Благодаря ECM-системе возможно управлять:

- потоками документов, импортировать и экспортировать их, создавать безопасный доступ в библиотеки деловых документов;

- образами документов, т.е. захватывать, преобразовывать и управлять бумажными документами;

- записями (согласно стандарту IEEE15489 – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») – долгосрочным архивированием, автоматизацией политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечением соответствия законодательным и отраслевым нормам [3];

- потоками работ, что способствует поддержке бизнес-процессов, передаче контента по определенному маршруту, также возможностью назначать рабочие задачи и состояния, создавать журналы аудита;

- веб-контентом, это интегрированная модель, которая включает в себя всевозможные действия, способствующие оптимизации всего производственного процесса, полагаясь на повышение качества изделия и уменьшение затрат и гибкости производства [2];

- корпоративным мультимедиа-контентом – который является технологией безопасности базы данных для того, чтобы мониторить и анализировать активность, он функционирует в независимости от СУБД и свободен от всевозможных видов внутреннего (СУБД-резидентного) аудита.

- знаниями knowledge management, системы, которая координирует сбор, оценку, восстановление и распространение существующих активов информации компании.

В Сибирском институте бизнеса и информационных технологий в г. Омске успешно прошла внедрение корпоративная информационная система (КИС) по работе со студентами (электронный деканат), а также, по организации работы различных служб. В основу ее работы заложены такие принципы как:

- доступность;

- интеллектуальность;

- интегрированность;

- модульность;

- открытость;

- адаптивность.

На рисунке 1 показано как изменяются относительные затраты, связанные с сопровождением учебного процесса, в зависимости от количества студентов.

Рисунок 1 - Относительные затраты на сопровождение учебного процесса

DOI:10.23670/IRJ.2022.125.15.1

Как видно из графиков, при контингенте менее 1000 человек использование КИС является более затратным по сравнению с работой без использования КИС.

На сегодняшний день контингент составляет порядка 10000 человек, а управляют методической работой и ведут документооборот менее 10 человек. До внедрения КИС штат сотрудников составлял более 25 человек.

В процессе внедрения выяснилось, что для трансформации КИС требуется квалифицированный персонал, который способен справиться со сложностью и трудоемкостью процесса внедрения и отладки системы. КИС оказывает непосредственное влияние на имидж организации. Использование КИС позволило повысить интеллектуальный уровень сотрудников Сибирского института бизнеса и информационных технологий и студентов.

Исходя из этого, нужно понимать, что самой прочной перспективой для модернизации корпоративных систем является объединение нескольких компактных систем в более укрупненные корпоративные информационные системы, которые будут способны на оперативную и автоматическую перестройку и адаптацию под воздействием стремительно изменяющихся внешнеэкономических условий [4].

Однако, кроме преимуществ корпоративных информационных систем, существуют и ярко выраженные недостатки, одним из них является угроза безопасности информации. Следует рассматривать и клиентскую и корпоративную безопасность. Для обеспечения безопасности и блокировки несанкционированного доступа в работе КИС появилась необходимость применения современных антивирусных программ и программ защиты информации [1].

Еще одним примером функционирования КИС является ее внедрение в Омском государственном техническом университете. Основана данная КИС на работе в «1С: Предприятие». В ОмГТУ у всех сотрудников организован личный кабинет в котором и происходит оперативная работа с документацией.

Одним из наиболее ценных ресурсов считается квалификация сотрудников и уровень их знаний. В условиях стремительно изменяющегося рынка, когда на успех компании влияет неопределенность внешнего мира и все больше возрастает конкуренция, для выбора оптимального решения весьма важно не только владеть, но и грамотно применять все имеющиеся в компании знания [7].

Компаниям, которые стремятся достичь успеха и процветания, следует постоянно модернизировать и оптимизировать, имеющиеся информационные системы. Исходя из этого, основными перспективами развития любой компании являются внедренные КИС и в том числе, с использованием электронного документооборота.

Подводя итог, следует отметить, что использование КИС – это достаточно непростая задача, для решения которой необходимы большие финансовые и трудовые затраты. Компаниям необходимо подобрать для себя такую КИС, которая сможет эффективно и на высоком уровне реализовывать все поставленные перед ней цели.

Внедрение корпоративной информационной системы в Сибирском институте бизнеса и информационных технологий в городе Омске позволило повысить уровень качества работы со студентами всех форм обучения. Скорость обработки документации, а также быстрота работы системы «преподаватель-студент» возросла на 50-55%. По результатам проведенных исследований можно сделать вывод, что КИС является перспективным инструментом взаимодействия и управления качеством учебного процесса.

Работа с применением КИС позволила снизить затраты на документооборот, почтовые расходы и накладные расходы примерно на 20%.