THE USE OF THE MATRIX APPROACH FOR MODELING AND ANALYSIS OF THE RELATIONSHIPS BETWEEN STRUCTURES OF ENTERPRISE

Переверзев П.П.

Доцент, доктор технических наук, Южно-Уральский государственный университет, Финансовый университет при Правительстве РФ

ПРИМЕНЕНИЕ МАТРИЧНОГО ПОДХОДА ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ И АНАЛИЗА ВЗАИМОСВЯЗЕЙ СТРУКТУР ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация

Целью проведенного исследования является разработка модели взаимосвязей между бизнес-процессами, организационной структурой и информационной системой предприятия. Недостаточная разработанность моделей взаимосвязей из-за их большой многомерности и сложности, обусловила низкую эффективность взаимодействия между бизнес-процессами, организационной структурой и информационной системой предприятия. Результатом работы является матричная модель комплексной взаимосвязи между бизнес-процессами, организационной структурой и информационными системами предприятия, что позволяет проводить их учет и анализ на наличие ошибок, оценки полноты и сплоченности взаимодействия структур, с целью их дальнейшей оптимизации. проектировать и оптимизировать все структуры предприятия.

Ключевые слова: взаимосвязь, бизнес-процесс, организационная структура, информационная система, матрица.

Pereverzev P.P.

Associate Professor, doctor of technical Sciences, South-Urals state University, Financial University under the Government of the Russian Federation

THE USE OF THE MATRIX APPROACH FOR MODELING AND ANALYSIS OF THE RELATIONSHIPS BETWEEN STRUCTURES OF ENTERPRISE

Abstract

The aim of this study is to develop a model of the relationships between business processes, organizational structure and information system of the enterprise. The insufficient development of models of the relationship because of their multidimensionality and complexity, has led to the low efficiency of interaction between business processes, organizational structure and information system of the enterprise. The outcome is a matrix model complex relationships between business processes, organizational structure and information systems of the enterprise, which allows for their accounting and analysis for errors, assess the comprehensiveness and cohesion of interaction structures for further optimization. to design and optimize the structure of the enterprise.

Keywords: interconnection, business process, organizational structure, information system, the matrix

Деятельность любого предприятия базируется на трех основных структурах:

• структура бизнес-процессов;
• организационная структура;
• структуры функций информационных систем (ИС) предприятия (например, ИС документооборота, системы менеджмента качества, стратегии, экологии, охраны труда, а также ИС на основе программных продуктов и т.д.).

Совокупность всех трех, взаимосвязанных матриц назовем ППП-матрицей (ППП: подразделение-процесс-программа).

Все три структуры являются очень разветвленными и насчитывают сотни и тысячи конечных элементов. Поскольку структуры тесно связаны друг с другом и взаимозависимы друг от друга, то они образуют десятки тысяч разнообразных взаимосвязей друг с другом. Большинство таких связей установлены правильно, но очень много связей или не установлены, или установлены ошибочно, не полно или неправильно. Множество неправильно установленных или упущенных связей между структурами предприятия обуславливают снижение эффективности его деятельности. К сожалению, на предприятиях не ведется учет взаимосвязей структур предприятий из-за отсутствия модели, описывающей и учитывающей связи структур предприятия. Из-за отсутствия такой модели не проводится анализ взаимосвязей структур предприятия и не ведется целенаправленная работа по устранению ошибок в связях структур предприятия.

Для разработки модели, описывающей и учитывающей взаимосвязи структур предприятия использован матричный подход с привлечением инструментария теории матриц. Модель состоит из следующих трех взаимосвязанных матриц:

1. Матрица ОБ – матрица, устанавливающая взаимосвязь между организационной структурой и структурой бизнес-процессов (рис.1).
2. Матрица ИБ – матрица, устанавливающая взаимосвязь между структурой информационных систем и структурой бизнес-процессов (рис.2).
3. Матрица ОИ – матрица, устанавливающая взаимосвязь между организационной структурой и структурой информационных систем (рис.3).

Матрица ОБ показана на рис.1. Слева и сверху матрицы показаны деревья организационной структуры и бизнес-процессов. Количество строк и столбцов матрицы равно количеству конечных ветвей соответствующих деревьев. Наличие взаимосвязи структур в матрице устанавливается путем простановки единицы в тех клетках матрицы, в которых структуры взаимодействуют друг с другом, т.е. данное должностное лицо (являющееся элементом организационной структуры) ответственно за выполнение конкретного подпроцесса (являющееся элементов структуры бизнес-процессов). Для анализа взаимосвязи организационной структуры и подпроцессов необходимо просуммировать все строки и столбцы матрицы. На рис. 1 суммы столбцов и строк матрицы показаны сверху и справа от матрицы.

Рис. 1 - ­Взаимосвязь организационной структуры со структурой бизнес-процессов в матрице ОБ

Если сумма строк или столбцов матрицы рана нулю, то это означает наличие грубой ошибки во взаимосвязи бизнес-процессов и организационной структуры. Например, если сумма строки равна нулю, то это означает, что данный элемент подразделения не отвечает ни за один бизнес-процесс. Если сумма столбца равна нулю – это значит, что подпроцесс не выполняется ни одним подразделением. Если сумма больше единицы в строке или столбце, то это является основанием для переработки регламентов исполнения процессов с учетом необходимости выполнения нескольких подпроцессов одним должностным лицом или переработки регламента подпроцесса, проходящего через несколько подразделений.

Аналогично проводится анализ матрицы ИБ, показанной на рис. 2. При наличии пустой строки можно сделать вывод, что  функция информационной системы не используется ни в одном бизнес-процессе. Поэтому надо перепроектировать бизнес-процесс и подключить его к информационной системе. Пустой столбец означает, что бизнес-процесс не автоматизирован или в информационной системе нет соответствующих функций, и надо принять соответствующее решение.

Рис. 2 - ­­Взаимосвязь структуры информационной системы со структурой бизнес-процессов в матрице ИБ

Если сумма строки матрицы больше единицы, то это означает, что функция информационной системы используется в нескольких бизнес-процессах, и, надо переработать регламенты использования функции информационной системы в отмеченных бизнес-процессах. Если сумма столбца матрицы больше единицы, то это означает, что один бизнес-процесс поддерживается несколькими информационными системами. Следует уточнить регламент использования отмеченных информационных систем в бизнес-процессе.

Необходимо отметить, что матрицы ОБ и ИБ имеют одинаковую сторону с деревом бизнес-процессов. Из теории матриц известно, что произведение двух матриц (матрицы должны иметь одну одинаковую сторону) дает третью матрицу, в которой исключена одинаковая сторона. Другими словами, при умножении матриц ОБ и ИБ, получим матрицу ОИ (рис. 3).

Матрица ОИ также поддается анализу, как и предыдущие две матрицы. При пустой строке матрицы делается вывод, что в подразделении не используется ни одна информационная система. Поэтому надо пересмотреть бизнес-процессы в подразделении и выяснить, почему они не автоматизированы, и принять решения по их автоматизации.  Если столбец матрицы пустой, то это значит, что функция информационной системы не используется ни в одном подразделении. Необходимо тоже пересмотреть бизнес-процессы, и понять, почему функция ИС стала избыточной и нигде не используется. В случае если сумма строки или столбца больше единицы, то необходимо пересмотреть регламенты выполнения бизнес процессов и обучить сотрудников использованию соответствующих функций ИС.

Рис. 3 - Матрица ОИ, устанавливающая взаимосвязь между организационной структурой и структурой информационных систем

Выводы

1. Из-за отсутствия модели, позволяющей с математической точностью устанавливать взаимосвязи между бизнес-процессами, подразделениями и функциями информационных систем предприятия, стыковка новых бизнес процессов и информационных систем с подразделениями предприятия ведется вручную, без системного анализа и оптимизации их взаимодействия.
2. На основе теории матриц разработана методика установления однозначной взаимосвязи структур предприятия, охватывающих бизнес-процессы, подразделения и функции информационных систем.
3. Анализ матриц структур предприятия позволяют выявлять ошибки, несоответствия и упущения во взаимосвязях между бизнес-процессами, подразделениями и функциями информационных систем.
4. Разработанная ППП-матрица представляет собой матричную модель комплексной взаимосвязи между бизнес-процессами, организационной структурой и информационными системами предприятия, и позволяет проектировать и оптимизировать все структуры предприятия.
5. В качестве информационной системы, в матричной модели можно использовать для анализа и оптимизации различные информационные системы, включая бухгалтерские учетные системы, системы документооборота, ERP-системы, системы менеджмента качества, стратегическую и корпоративную системы.
6. Применение матричного подхода к моделированию и анализу взаимосвязей структур архитектуры предприятия позволит кардинально улучшить их взаимодействие, а также эффективно улучшать архитектуру предприятия при необходимости изменения бизнес-процессов, обновлении информационных систем и реорганизации организационной структуры.
7. Разработанная методика позволяет выполнять построение матриц с различными информационными системами, и, тем самым, создавать различные их комбинации путем перемножения соответствующих матриц, чтобы выполнять ранее недоступные улучшения архитектуры предприятия.

Литература

1. Белов, В.В. Проектирование информационных систем : учебник /В.В.Белов, В.И Чистякова; под ред. В.В.Белова –М.: Издательский центр «Академия», 2013. –352 с.
2. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия: Учеб. Пособие. – М.:Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012. –273с.
3. Жигун Л.А. Теория менеджмента: теория организации: Учеб. Пособие. – М.:ИНФРА-М, 2014. – 320 с.
4. Информационный менеджмент: Учебник / Под науч. ред. д.т.н. Н.М. Абдикеева. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 400 с.
5. Карлберг, Конрад Бизнес-анализ с использованием Excel, 4-е изд. : Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д.Вильямс», 2014. – 576 с.
6. Корпоративные информационные системы управления: Учебник / Под науч. ред. д-ра техн. наук, проф. Н.М. Абдикеева, канд. Физ.-мат. наук, доц. О.В. Китовой. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 464 с.
7. Максютов, А.А. Экономический анализ: учеб. пособие / А.А. Максютов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 543 с.
8. Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 512 с.
9. Скрипкин, К.Г. Экономическая эффективность информационных систем / К.Г. Скрипкин. – М.: ДМК Пресс, 2010.

References

1. Belov, V.V. Proektirovanie informacionnyh sistem : uchebnik /V.V.Belov, V.I Chistjakova; pod red. V.V.Belova –M.: Izdatel'skij centr «Akademija», 2013. –352 s.
2. Vdovenko, L.A. Informacionnaja sistema predprijatija: Ucheb. Posobie. – M.:Vuzovskij uchebnik: INFRA-M, 2012. –273s.
3. Zhigun L.A. Teorija menedzhmenta: teorija organizacii: Ucheb. Posobie. – M.:INFRA-M, 2014. – 320 s.
4. Informacionnyj menedzhment: Uchebnik / Pod nauch. red. d.t.n. N.M. Abdikeeva. – M.: INFRA-M, 2014. – 400 s.
5. Karlberg, Konrad Biznes-analiz s ispol'zovaniem Excel, 4-e izd. : Per. s angl. – M.: OOO «I.D.Vil'jams», 2014. – 576 s.
6. Korporativnye informacionnye sistemy upravlenija: Uchebnik / Pod nauch. red. d-ra tehn. nauk, prof. N.M. Abdikeeva, kand. Fiz.-mat. nauk, doc. O.V. Kitovoj. – M.: INFRA-M, 2014. – 464 s.
7. Maksjutov, A.A. Jekonomicheskij analiz: ucheb. posobie / A.A. Maksjutov. – M.: JuNITI-DANA, 2012. – 543 s.
8. Repin, V.V. Biznes-processy. Modelirovanie, vnedrenie, upravlenie / V.V. Repin. – M.: Mann, Ivanov i Ferber, 2013. – 512 s.
9. Skripkin, K.G. Jekonomicheskaja jeffektivnost' informacionnyh sistem / K.G. Skripkin. – M.: DMK Press, 2010.