FEATURES OF FUEL AND LUBRICANTS ACCOUNING IN AGRICULTURAL ORGANIZATIONS

Швырева О.И.¹, Гривко Н.В.²,

¹К.э.н., профессор кафедры аудита, РИНЦ SPIN-код 4357-6255

²студент учетно-финансового факультета, Кубанский государственный аграрный университет

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Аннотация

В данной статье рассмотрены порядок учета приобретения горюче-смазочных материалов по топливным картам и особенности списания горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях. Приведены особенности расчет перевода топлива в литры и тонны.

Ключевые слова: горюче-смазочные материалы, списание, топливные карты, норма расхода.

 

Shvyreva O.I.¹, Grivko N.V.²

¹PhD (econ.), professor of sub-faculty “Audit”, RSCI SPIN-code 4357-6255

²student Accounting and Finance Faculty, Kuban State Agrarian University

FEATURES OF FUEL AND LUBRICANTS ACCOUNING IN AGRICULTURAL ORGANIZATIONS

Abstract

This article describes the procedure for the acquisition of fuel and lubricants and fuel card features write-off of fuel and lubricants in agricultural organizations. The calculation of the transfer of fuel in gallons and tons.

Keywords: lubricants, write-off, fuel cards, the rate of application.

У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, поэтому их учету следует уделить особое внимание.

Рассмотрим учет списания горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях.

Учет горючих и смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях осуществляется на субсчете 10-3 «Топливо».

На субсчете 10-3 «Топливо» учитывают наличие и движение горючего, смазочных материалов, газообразного и твердого топлива, заготовленного  или приобретенного для технологических нужд (мазут, газ, дизельное топливо, торф, дрова, уголь), отходы, используемые как топливо, полученные в процессе производства. На данном субсчете учитывают и отработанные масла, другие нефтепродукты, слитые из двигателей автомобилей, тракторов и других машин, а также использованные в ремонтной мастерской на промывку запасных агрегатов и частей [3].

Учет горючих и смазочных материалов может быть организован в разрезе следующих субсчетов:

- субсчет 10-3-1 «Топливо на складе»;

- субсчет 10-3-2 «Топливо в баках автотранспорта»;

- субсчет 10-3-3 «Топливо по талонам»

Организации могут приобретать горючие и смазочные материалы как за наличный, так и за безналичный расчет.

Сельскохозяйственные организации, которые приобретают топливо за безналичный расчет, осуществляют расчеты с помощью перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика – специализированной организации. После заключения договора организация получает топливные карты, которые предъявляет при получении топлива на автозаправочных станциях [2].

Топливные карты  – это  надежный и удобный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Юридические лица являются основными держателями топливных карт. Топливные карты позволяют организациям проконтролировать сколько, когда, на какую сумму, по какой цене, какой марки и на какой автозаправочной станции были приобретены горюче-смазочные материалы.

После обработки данных, ежемесячно специализированные организации представляют счет-фактуру, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, акт сверки взаимных расчетов,  а также ежемесячный отчет операций по топливным  картам. В данных документах отражается количество приобретенных организацией горюче-смазочных материалов [1].

Таблица 1 – Типовые операции по приобретению топливных карт

Бухгалтерия производит списание горючих и смазочных материалов ежемесячно.

Одним из важных моментов является то, что информация о ценах, которая содержится в чеках терминалов автозаправочных станций, является справочной, так как весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в виде стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска, в то же время в чеке автозаправочного терминала указываются текущие цены на каждую конкретную дату, которые, соответственно, могут быть другими.  Именно в этом заключается одно из главных преимуществ топливных карт, то есть  организация-покупатель топливных карт приобретает топливо по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за это время стоимость топлива может существенно возрасти.

Таким образом, организация покупатель бензина по топливным картам может отражать проводки по принятию к учету бензина и  по его списанию на затраты один раз в месяц, но при условии, что топливная компания представит в конце отчетного месяца (не позднее) все необходимые документы. Данный порядок учета следует закрепить в учетной политике.

Израсходованный бензин списывается на затраты на основании путевых листов. В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, порядковый номер, штамп и печать сельскохозяйственной организации. Автомобили, перевозящие груз, должны прикладывать товарно-транспортные накладные  к путевым листам [1].

Данные о пробеге автомобиля, о массе перевозимого груза, приведенные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, являются расчетной базой для определения нормы расхода топлива по конкретному автомобилю сельскохозяйственной организации.

Путевой лист выписывается на один день или одну смену, в одном экземпляре, а на более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Сельскохозяйственные организации применяют также путевые листы тракторов (форма № 412-АПК) – это документ, который используется в организации для учета всех выполненных трактористами соответствующих видов работ.

Еще одним документом, используемым в организации, является учетный  лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК), который применяется для учета работ,  выполняемых по агрохимическому обслуживанию сельского хозяйства тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами   (без учета транспортных работ). Выписываются учетные листы бригадиром. Работы  по  агрохимическому  обслуживанию сельского хозяйства записываются в учетный лист при его выписке, а фактическое выполнение – по мере завершения необходимых работ. Объем выполненных работ в учетный лист записывается на основании  взвешивания, обмера или других способов определения.

В  начале работы и по окончании ее показывается остаток топлива в  баке  трактора. Фактическая заправка трактора топливом подтверждается записью  в  учетном  листе  номера заправочного документа и подписью заправщика.

Для определения количества израсходованного бензина, используют показатель пробега автомобиля, который определяется на основании показаний спидометра, которые отражаются, в обязательном порядке, в путевом листе и норм расхода бензина.  Организации должны составлять акты снятия показаний спидометра, вести журналы учета показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.

Часто происходят ситуации, когда в баках автомобилей содержится количество бензина, которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц. Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета, для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива [1].

Организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей собственного производства. Нормы рассчитываются с учетом особенностей тракторов, автомобилей, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм организации руководствуются Распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом горючих и смазочных материалов на эксплуатацию,  ремонт и техническое обслуживание автомобилей. Они утверждаются приказом руководителя организации, с приказом знакомят всех водителей автотранспорта, комбайнеров, трактористов и других.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, которые не связанны, непосредственно, с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается, а устанавливается отдельно.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов осуществляется с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде снижения исходного значения нормы или процентов повышения.

Сегодня перед многими организациями встает вопрос о правильном пересчете топлива, поставляемого в тоннах, в единицу измерения, используемую при реализации топлива – литры. Этот вопрос остается актуальным для бухгалтеров, ведущих учет горюче-смазочных материалов.

Для того чтобы получить объем топлива в литрах, используется формула (1):

V = M/ρ,          (1)

где V – объем топлива в литрах;

M – масса топлива в тоннах;

ρ – плотность топлива, кг/м3.

Плотность дизельного топлива – величина непостоянная, зависит от марки топлива и температуры окружающей среды. ГОСТ 305-82 содержит фиксированный показатель плотности (кг/м3) при температуре 20°С для разных марок дизельного топлива – зимнего, летнего и арктического. С увеличением температуры плотность топлива снижается, а с понижением – возрастает. Поэтому количество литров в одной и той же массе топлива может быть разное – в зависимости от температуры среды.

Для упрощенного и корректного пересчета решением Минпромэнерго России установлено среднее значение плотности для различных видов топлива (таблица 2).

Таблица 2 – Плотность нефтепродуктов

Для перевода количества топлива из литров в тонны, необходимо воспользоваться обратной формулой (2):

M = V x ρ.            (2)

Важную роль при учете горюче-смазочных материалов имеет инвентаризация. Прежде всего, утверждается приказ руководителя на проведение инвентаризации, оформляется инвентаризационная опись и создается инвентаризационная комиссия.

По данным инвентаризации делаются следующие бухгалтерские записи:

• выявлены излишки горюче-смазочных материалов:

Дебет субсчета 10-3 «Горюче-смазочные материалы»,

кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы».

• Выявлена недостача горюче-смазочных материалов:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

кредит субсчета 10-3 «Горюче-смазочные материалы».

• Списана недостача материалов в пределах норм естественной убыли:

Дебет счета 20 «Основное производство» (счетов 23, 25, 26, 44, в зависимости от направлений списания топлива);

кредит счета 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей»

• Списана недостача горюче-смазочных материалов на счет виновных лиц:

Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Таким образом, основными вопросами, связанными с учетом и контролем горючих и смазочных материалов, и подлежащих закреплению в учетной политике организации, являются:

- периодичность и порядок списания расходов на заправку автомобилей и сельхозтехники горюче-смазочных материалов  при использовании топливных карт;

- определение норм списания горюче-смазочных материалов при эксплуатации автомобилей и техники;

- особенности и периодичность проведения инвентаризации горюче-смазочных материалов, в т. ч. в топливных баках сельхозтехники и автотранспорта.

Литература

1. Захарьин, В. Р. Учет материалов: учебное пособие / В. Р. Захарьин. – М.: ДиС, 2010.
2. Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях" (Утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005).
3. Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 5/01 «Учет материально – производственных запасов»: [утв.приказом Минфина РФ от 09.06.2001 №44н, с изм. от 27.11.2006 №156н, от 26.03.2007 г. №26н, от 25.10.2010. №132н.].

References

1. Zaharin, VR Materials accounting: Textbook / VR Zakhar'in. - M .: DiS, 2010.
2. Guidelines on accounting of fuel and lubricants in agricultural organizations "(approved by the. Ministry of Agriculture of the Russian Federation 16.05.2005)
3. Accounting Regulations PBU 5/01 "Accounting - inventories" [utv.prikazom RF Ministry of Finance 09.06.2001 No.44n, as amended. 27.11.2006 №156n, on 26.03.2007, the №26n from 25.10.2010. №132n.].