FORMATION OF THE STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM FOR INFORMATION SUPPORT IN ORGANIZATIONS

Осколкова М.В.¹, Ветошкина М.А.²

¹Доцент, кандидат экономических наук, Тюменский индустриальный университет,

²Старший преподаватель, Тюменский индустриальный университет

ПОСТРОЕНИЕ МЕХАНИЗМА СТРАТЕГИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация

Приведен механизм управления информационным обеспечением организации с учетом ее стратегических целей и задач. Даны рекомендации по оценке готовности фирмы к управлению информационным обеспечением своей деятельности на стратегическом уровне. Тип информационной стратегии рекомендуется выбирать с учетом интенсивности функционирования информационно-технологического комплекса организации и значимости проектируемой информационной системы для организации. Приведены и коротко описаны основные разделы информационной стратегии и более детального плана развития информационного обеспечения организации.

Ключевые слова: информационное обеспечение организации, управление информационным обеспечением, информационная стратегия, проектирование информационных систем.

Oskolkova M.V.¹, Vetoshkina M.A.²

¹Associate professor, PhD in Economics, Industrial university of Tyumen;

²Industrial university of Tyumen

FORMATION OF THE STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM FOR INFORMATION SUPPORT IN ORGANIZATIONS

Abstract

The article presents management system of information support with considering of its strategic goals and objectives. It determines recommendations for the evaluation of the company preparedness to information support management at the strategic level. Determines recommendations for choose the type of information strategy depending on intensity of functioning of information and technological complex of organization and the importance of information system creating for organization. The article presents and briefly describes the main sections of information strategy and details plan for the development of information support of organization.

Keywords: information support in organizations, information support management, information strategy, design of information systems.

Обычно, в пределах оперативного управления, создание информационной системы (ИС) предполагается в четыре этапа:

• предпроектное обследование (по ГОСТ 34.601-90 это этапы «формирование требований» и «разработка концепции»);
• проектирование системы («техническое задание», «эскизный проект», «технический проект», «рабочая документация»);
• непосредственное внедрение и корректировка («ввод в действие»);
• эксплуатация и поддержание («сопровождение системы») [1, С. 1-3], [2, С. 98].

В связи с возрастающими требованиями рынка, развитием современных информационных технологий и расширением информационных потребностей растет интерес руководителей к долгосрочному планированию развития информационного обеспечения, ориентированного на миссию, цели и интересы организации.

Стратегический взгляд на информационное проектирование требует построения алгоритма с учетом формулирования, изучения, учета долгосрочных целей и интересов организации. Этапы создания ИС впишем в процесс разработки и реализации стратегии. Получившийся алгоритм приведен на рисунке 1.

Первый блок является подготовительным. На этом этапе уточняется понимание миссии, стратегических (корпоративных и деловых) целей и приоритетов организации, для которой разрабатывается информационная стратегия, проводится анализ основных показателей деятельности.

Рис. 1 – Алгоритм стратегического управления информационным обеспечением организации

Они будут исходной точкой и рамками для работы на следующих этапах. Кроме того, на этом этапе необходимо уточнить следующие вопросы: размеры проектов с точки зрения объемов информации и количества пользователей, финансирование, которое организация может выделить на развитие информационного обеспечения; отраслевые особенности бизнеса, важность для высшего руководства тех или иных направлений; структура системы управления, количество и взаимодействие должностных позиций организации; стратегии развития и информационные потребности организации в будущем; существующие информационные проблемы высшего руководства[3, С. 114].

Готовность предприятия к внедрению системы стратегического управления информационным обеспечением, к разработке и реализации информационной стратегии можно определить по наличию следующих факторов:

- в организации есть и используется корпоративная и/или деловые стратегии;

- руководители, сотрудники информационного подразделения понимают миссию деятельности организации, ее стратегические цели и задачи;

- высшее руководство организации заинтересовано в развитии стратегического управления, в том числе в сфере информационного обеспечения;

- в организации есть сотрудники, готовые составить команду по стратегическому развитию информационного обеспечения, имеющие достаточный уровень управленческих компетенций; организация имеет возможность привлекать системных разработчиков и аналитиков; персонал организации позитивно относятся к возможным переменам;

- организация имеет и использует документы, регламентирующие деятельность подразделений и сотрудников, а также другие необходимые нормативные и справочные документы; имеет формализованное описание деловых процессов и есть готовность к их оптимизации;

- имеются денежные средства для инвестирования в развитие информационных систем.

Если в результате анализа этих факторов становится видно, что организация недостаточно готова, то рекомендуется подготовить организацию к стратегическому развитию информационного обеспечения. Подготовительные работы могут выполняться до создания системы стратегического управления информационным обеспечением или одновременно.

Второй этап. На основе стратегических инициатив организации формулируются стратегические требования к информационному обеспечению, его стратегические цели, определяется тип информационной стратегии.

Стратегические цели информационного обеспечения устанавливаются на основе корпоративных целей, или, в некоторых случаях, деловых целей, на которые ориентируется высшее руководство. Важно иерархическое построение целей: цели низких уровней управления являются средством достижения для целей более высокого уровня. Кроме того, цели должны быть конкретными и измеримыми; ориентированными во времени; достижимыми; взаимно поддерживающими [4, С.132-133]. В них должна отражаться уникальность организации.

Значимость информационного обеспечения для деятельности организации сильно различается в зависимости от сферы деятельности, системы управления, принятой в организации, положения на рынке и другого. Годин В.В. предложил шесть вариантов информационных стратегий, описанных в [5, С. 36-39], [6, С. 87-90]: «централизация»; «монополия»; «ограничение ресурсов»; «свободный рынок»; «лидирование»; «необходимое зло».

Выбор типа стратегии связан со степенью зависимости деятельности организации от использования информации для осуществления своих основных задач. По этому признаку выделяется 4 класса организаций, представленных на рисунке 2.

Следует учитывать, что внутри одной организации одновременно действуют разные информационные системы, которые обслуживают соответствующие процессы бизнеса. Поэтому, тип информационной стратегии рекомендуется выбирать еще и с учетом класса информационной системы, для которой разрабатывается стратегия. Информационные системы разделим на четыре класса в зависимости от их роли в организации: ключевые, вспомогательные, стратегические и потенциальные.

Для управления ИС каждого класса рекомендуются соответствующие типы информационных стратегий. Это соответствие приведено на рисунке 3.

Рис. 2 – Соответствие рекомендуемых типов информационных стратегий для организаций разных классов

Рис. 3 – Матрица рекомендуемых стратегий управления различными классами информационной системы

Таким образом, тип информационной стратегии будет выбран на пересечении рекомендованных списков, то есть, учитывая и вид, специфику организации, и роль конкретной информационной системы в организации.

Информационное обеспечение и технологии имеют различное влияние на организации описанных классов, поэтому возможно построение индивидуальных или гибридных информационных стратегий [5, С. 36-39], [6, С. 87-90].

На третьем этом этапе формулируется информационная стратегия. Прорабатывается политика использования информационных ресурсов, технологий, технических средств; обучение персонала; способы построения и поддержки информационной системы.

Стратегия оформляется в виде документа, содержащего следующие разделы:

• общие положения. В разделе приводятся основания формулирования стратегии, сведения об исполнителях и правах собственности;
• цель и назначение информационной стратегии в организации работ по развитию информационного обеспечения; распределение ролей, полномочий и ответственности должностных лиц в реализации информационной стратегии;
• анализ соответствия существующих информационных систем тем процессам, которые они обеспечивают; оценка статуса пользователей, квалификации и их удовлетворенности существующим информационным обеспечением; экономическое обоснование расходов на информатизацию;
• анализ соответствия существующих планов развития информационного обеспечения будущим информационным потребностям, возникающим при реализации корпоративной и/или деловой стратегии, соответствия существующей системы управления развитием информационного обеспечения требованиям развития организации;
• основные направления развития информационного обеспечения с расстановкой приоритетов [3, С. 115].

Стратегию необходимо периодически проверять и корректировать одновременно с изменениями стратегии развития основной деятельности организации.

После того, как информационная стратегия утверждена руководством организации, требуется обеспечить ее реализацию.

Четвертый этап механизма стратегического управления информационным обеспечением предусматривает детализацию направлений информационного развития, выбранных на третьем этапе.

Выделим 4 принципа успешного развития информационного обеспечения: критически важны поддержка со стороны высшего руководства и участие пользователя в планировании, проектировании и реализации проектов; построение информационных систем, использование новых технологий должно снижать неопределенность; проектировщики должны учитывать и принимать правила и условия существующей системы управления; проектировщики должны периодически проверять соответствие информационных систем общей идее структурного построения организации по мере того как они все больше влияют на структурное подразделение.

Учитывая вышеназванные принципы, описываются следующие части информационной стратегии: список конкретных инвестиционных проектов по развитию информационного обеспечения с описанием целей и ожидаемых результатов от внедрения; их основные технические решения; оценка времени выполнения и стоимости этих проектов в зависимости от способа реализации; требования к организации работ по реализации проектов. В результате должен получиться поэтапный план развития информационного обеспечения. Он может быть оформлен как приложение к информационной стратегии или в качестве самостоятельного документа [3, C. 116-117].

Дополнительно может быть разработана политика переходного периода, которая будет включать анализ рисков, связанных с реализацией проектов, программу обучения будущих пользователей (и как постановщиков задачи, и как будущих пользователей новых систем и технологий), мероприятия по снижению сопротивления нововведениям со стороны сотрудников организации.

Список литературы / References

1. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания [Электронный ресурс] - URL: http://www.gosthelp.ru (дата обращения 20.11.2016).
2. Емельянова Н.З. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / Н.З. Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 432 с.
3. Васильев Р.Б. Стратегическое управление информационными системами [Электронный ресурс]: учебник/ Р.Б. Васильев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2010.— 510 c.— URL: http://www.iprbookshop.ru/16098 (дата обращения 25.11.2016).
4. Лапыгин Ю.Н. Стратегический менеджмент: учеб. пособие/ Ю.Н.Лапыгин, Д.Ю.Лапыгин. – М.: Эксмо, 2011.- 432 с.
5. Ветошкина М.А. Теоретические аспекты управления информационными ресурсами организации // Современные проблемы управления: материалы всероссийской научно-практической конференции. – Тюмень: РИО ФГБОУ ВПО «ТюмГАСУ», 2015. - 175 с.
6. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 352 с.

Список литературы на английском языке / References in English

1. GOST 34.601-90 Avtomatizirovannye sistemy. Stadii sozdaniya [Automatic systems. Stages of Formation] [Electronic resource] - URL: http://www.gosthelp.ru (accessed: 11.2016). [in Russian]
2. Yemelyanova N.Z. Proektirovanie informacionnyh sistem [Formation of Information Systems] / Y N.Z.emelyanova, T.L.Partyka, I.I.Popov. – M.:Forum: NIC Infra-M, 2014. – 432 p. [in Russian]
3. Vasiliev R.B. Strategicheskoe upravlenie informacionnymi sistemami [Strategic Management of Information Systems] [Electronic resource] /R.B. Vasiliev and others. - M.: BINOM. Laboratoriya znanij, Internet-Universitet Informacionnyh Tekhnologij (INTUIT), 2010. - 510 p. URL: http://www.iprbookshop.ru/16098. (accessed: 11.2016). [in Russian]
4. Lapygin Y.N. Strategicheskij menedzhment [Stategic Management] / Y.N. Lapygin, D.Y. Lapygin. - M.: Eksmo, 2011. – 432 p. [in Russian]
5. Vetoshkina M.A. Teoreticheskie aspekty upravleniya informacionnymi resursami organizacii [Theoretical aspects of the management of information resources of organization] // Sovremennye problemy upravleniya: materialy vserossijskoj nauchno-prakticheskoj konferencii [Modern problems of management: Proceedings of the All-Russian scientific-practical conference]. – Tyumen': RIO FGBOU VPO «TyumGASU», 2015. - 175 p. [in Russian]
6. Godin V.V., Korneev I.K. Upravlenie informacionnymi resursami: 17-modul'naya programma dlya menedzherov «Upravlenie razvitiem organizacii». Modul' 17. [Management of Information Resources: the 17-modular program for managers "Management of organization". Module 17]. – M.: Infra-M , 2000. - 352 p. [in Russian]