THE ORDER OF EMPLOYEE TRAVEL EXPENSES REPORT
Мухина Е.Р.
Старший преподаватель,
Пермский национальный исследовательский политехнический университет
ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СОТРУДНИКОМ ОТЧЕТА О КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДАХ
Аннотация
В статье рассмотрены основные виды оправдательных документов по командировочным расчетам. Отражен порядок предоставления командированным лицом авансового отчета.
Ключевые слова: подотчетные лица, командировочные расходы, подтверждающие документы.
Mukhina E.R.
Senior lecturer,
Perm National Research Polytechnic University
THE ORDER OF EMPLOYEE TRAVEL EXPENSES REPORT
Abstract
The article describes the main types of supporting documents for business travelers calculations. The order of business travelers the expense report is reflected.
Keywords: accountant, travel expenses, supporting documents.
Вопросы учета расчетов с подотчетными лицами включают в себя не только порядок отражения данных в учете, но и порядок предоставления подтверждающих документов.
В течение трех дней по возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.
К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки (рис.1).
Рис.1 - Виды оправдательных документов по командировке
Подотчетное лицо обязано систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица и т.д.). Документы необходимо отразить в хронологическом порядке и пронумеровать.
Бухгалтер обязан проверить целевое расходование средств путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, наличие самих оправдательных документов, правильность оформления данных документов.
На титульной части бланка авансового отчета бухгалтер обязан указать: наименование организации, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, ФИО и должность подотчетного лица, назначение аванса, информацию о выдаче денег (номер и дата документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета), а также сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета есть отрывная часть - расписка бухгалтера в том, что он принял отчет к проверке с оправдательными документами. В расписке должно быть указано следующее: ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов [1].
Проверенный авансовый отчет подписывается руководителем, после чего документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается сотруднику в установленном порядке.
Литература
- Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 (ред. От 29.12.2014) «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
References
- Postanovlenie Pravitel'stva Rossijskoj Federacii ot 13 oktjabrja 2008 g. № 749 (red. Ot 29.12.2014) «Ob osobennostjah napravlenija rabotnikov v sluzhebnye komandirovki»