FORMING THE STRUCTURE OF A HIGH-TECH PROJECT MANAGEMENT OFFICE

ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ОФИСА УПРАВЛЕНИЯ ВЫСОКОТЕХНОЛОГИЧНЫМИ ПРОЕКТАМИ

Научная статья

Ксенз Н.С.^1, *, Пипченко М.В.²

¹ ORCID: 0000-0002-4131-8766;

^{1, 2} Южный федеральный университет, Ростов-на-Дону, Россия

* Корреспондирующий автор (nsksenz[at]sfedu.ru)

Аннотация

В статье рассматриваются вопросы формирования структур, обеспечивающих отбор высокотехнологичных проектов, ориентированных на реализацию стратегии. Обсуждаются преимущества создания офиса управления проектами. Представлена организационная структура офиса управления проектами, полученная при помощи метода концептуального конструирования, обеспечивает поддержку целей. Представлены девятнадцать критериев по пяти категориями для отбора высокотехнологичных проектов. Предложен профиль высокотехнологичного проекта, как инструмент сравнительного анализа. Структура базы знаний офиса управления высокотехнологичными проектами и взаимодействие с ней сотрудников проектного офиса представлены в виде диаграммы классов UML.

Ключевые слова: проектный офис, высокотехнологичные проекты, критерии отбора проектов, структура проектного офиса, структура базы знаний.

FORMING THE STRUCTURE OF A HIGH-TECH PROJECT MANAGEMENT OFFICE

Research article

Ksenz N.S.^1, *, Pipchenko M.V.²

¹ ORCID: 0000-0002-4131-8766;

^{1, 2} Southern Federal University, Rostov-on-Don, Russia

* Corresponding author (nsksenz[at]sfedu.ru)

Abstract

The article deals with the formation of structures that ensure the selection of high-tech projects centered on the strategy implementation. The study discusses the advantages of creating a project management office and presents its organizational structure obtained using the method of conceptual design provides support for goals. The article presents nineteen criteria in five categories for the selection of high-tech projects and proposes the profile of a high-tech project is proposed as a tool for comparative analysis. The study illustrates the structure of the knowledge base of the high-tech project management office and the interaction of the project office employees with it in the form of a UML class diagram.

Keywords: project office, high-tech projects, project selection criteria, project office structure, knowledge base structure.

Введение

Каждый реализуемый проект должен соответствовать общей корпоративной стратегии предприятия [1], [2]. Здесь важное значение приобретает создание такой бизнес-единицы как проектный офис, благодаря которому формируется система отбора, планирования и повышения качества выполнения проектов [3], [4].

В отчете PMI HQ «Pulse of the Profession» за 2018 год [5] указано, что только 58 % опрошенных организаций осознают ценность методов управления проектами и 41% организаций осознают ориентацию проектов на достижения стратегических целей как основную функцию проектного офиса.

Именно офис управления проектами позволяет решить важнейшие задачи: отбор проектов, соответствующих долгосрочной программе развития организации, а также управление проектами в ходе реализации для контроля и регулирования временных ограничений и финансовых возможностей.

Основная часть

Управление проектами в общем виде строится с помощью методов и принципов, применимых к проектам в разных отраслях, но каждая сфера деятельности имеет конкретные детали планирования, которые обязательно должны быть учтены и выполнены. Высокотехнологичные проекты обладают своей спецификой, поэтому для организаций, работающих с подобными задачами, важно создать организационную структуру – офис управления проектами, чтобы обеспечивать эффективную реализацию высокотехнологичных проектов в соответствии с корпоративной стратегией предприятия [6]. Целесообразно разработать структуру офиса управления высокотехнологичными проектами при помощи метода концептуального конструирования [7], [8] (см. рисунок 1). Повышение эффективности реализации стратегии предприятия – основная цель, на которой сосредоточены все усилия проектной команды. В зависимости от выбранной стратегии проектный офис определяет состав портфеля проектов и долгосрочные цели компании. Также определены цели, функции и реализующие классы, благодаря которым будет достигнута главная цель.

 

Рис. 1 – Структура офиса управления высокотехнологичными проектами

 

Взаимосвязь реализующих классов - сотрудников управления высокотехнологичными проектами целесообразно представлена в классическом виде организационной структуры на рисунке 2.

 

Рис. 2 – Организационная структура проектного офиса

 

Разработанная структура, в общем виде, соответствует функциональному разделению задач и объему полномочий сотрудников и может быть применима в организациях, ориентированных на выполнение высокотехнологичных проектов, что позволит повысить качество реализации проектов в долгосрочной перспективе.

Задачей проектного офиса верхнего уровня является отбор для реализации проектов, способствующих достижению стратегических целей кампании. Для оценки ориентации проекта на стратегию, сравнения их между собой и итогового отбора необходимо определить критерии по категориями традиционным для высокотехнологичных проектов: стратегия и политика предприятия; маркетинг; финансы; НИОКР; производство [9], [10], [11].

Высокотехнологичные проекты обладают своей спецификой, в данной работе определены критерии, которые позволяют отбирать проекты в соответствии с выбранной стратегией предприятия. Критерии отбора высокотехнологичных проектов по категориям и значения, которые они могут принимать представлены в таблице 1. В зависимости значений, которые принимают критерии, определяется уровень соответствия проекта стратегии и принимается решение о его включении в портфель. Построение профилей высокотехнологичных проектов облегчают процедуру сравнительного анализа для решения задачи отбора проектов, пример профиля представлен на рисунке 3.

 

Таблица 1 – Критерии отбора высокотехнологичных проектов для достижения стратегии

№		Категория	Раздел	Вопрос	Критерии
1	1.1	Критерии, ориентированные на стратегию и политику предприятия	Стратегия	Производится ли отбор проекта с учетом корпоративной стратегии предприятия?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	1.2		Отношение к риску	Оцениваются ли частные риски проекта?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	1.3		Отношение к нововведениям	Способствует ли руководство нововведениям?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	1.4		Временной аспект	Цели предприятия ориентированы на долгосрочную перспективу?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	1.5		Вероятность изменений	Каков процент требований, которые могут с определенной степенью вероятности измениться или возникнуть на протяжении проекта?	50%=1… 25%=5… 5%=10
2	2.1	Маркетинговые критерии	Выявление потребностей	Существует ли рыночная потребность в продукте/технологии?	Да=1… Вероятно=5… Нет=10
	2.2		Воздействие на существующие продукты	Концентрирует ли существующий продукт в себе инвестиции компании?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	2.3		Уровень конкуренции	Имеются ли на рынке сильные конкуренты?	Да=1… Вероятно=5… Маловероятно=10
	2.4		Каналы распределения	Имеется ли необходимость в новых каналах распределения?	Да=1… Вероятно=5… Маловероятно=10
	2.5		Ценообразование	Надо ли изменять стратегию ценообразования?	Да=1… Вероятно=5… Маловероятно=10
	2.6		Стартовые затраты	Каков процент затрат на начальное продвижение продукта/технологии на рынок?	80%=1… 50%=5… 20%=10
3	3.1	Структурные критерии	Состав и количество исследовательских, разрабатывающих и других научно-технических структурных подразделений	Имеется ли достаточное количество подразделений, включая экспериментальные и испытательские комплексы?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	2.2		Состав и количество совместных предприятий	Имеется ли достаточное количество совместных предприятий, занятых использованием новой технологии и созданием новой продукции?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	3.3		Численность и структура сотрудников, занятых в НИОКР	Имеется ли достаточное количество опытных и компетентных сотрудников?	Да=1… Частично=5… Нет=10

   

Продолжение таблицы 1 – Критерии отбора высокотехнологичных проектов для достижения стратегии

№		Категория	Раздел	Вопрос	Критерии
4	4.1	Производственные критерии	Технологии, соответствующие типу производства	Имеются ли все необходимые для производства технологии, соответствующие возможностям?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	4.2		Обеспеченность уникальными материалами и комплектующими изделиями	Имеются ли уникальные материалы и комплектующие изделия для реализации высокотехнологичного проекта?	Да=1… Частично=5… Нет=10
	4.3		Гибкость производства	Способно ли производство «воспринять» новые изделия и выпускать их с конкурентоспособной ценой?	Да=1… Вероятно=5… Маловероятно=10
	4.4		Степень использования существующих технологий и оборудования	Каков процент применения технологий и оборудования современного рынка в компании?	80%=1… 50%=5… 20%=10
	4.5		Критичность продукта/услуги	Какой ущерб составят ошибки и дефекты проекта/продукта? (от незначительных до массовой катастрофы)	Сроки=1… Несущественные деньги... Существенные деньги =5…Человеческая жизнь… Много человеческих жизней=10

   

Рис. 3 – Профиль высокотехнологичного проекта

 

Обязательной частью офиса управления проектами является база знаний, нацеленная на эффективное использование накопленных данных и интеллектуального капитала предприятия, являющихся одними из основных источников конкурентного преимущества. Целесообразно построить структуру базы знаний офиса управления высокотехнологичными проектами в виде диаграммы классов. Структура базы знаний офиса управления высокотехнологичными проектами представлена на рисунке 4.

 

Рис. 4 – Структура базы знаний офиса управления высокотехнологичными проектами и взаимодействие с ней сотрудников проектного офиса

 

В построенной базе знаний собраны показатели критериев отбора высокотехнологичных проектов указанные таблицы 1. Данные критерии, хранящиеся в базе, помогут анализировать отдельные проекты, проводить сравнительный анализ и ранжировать проекты по сложности их реализации, направленности на достижения научно-технических результатов, соответствию стратегическим целям.

Заключение

Проектирование офиса управления высокотехнологичными проектами – важный шаг для обеспечения стабильного функционирования и развития организаций, в частности, инновационных предприятий в конкурентном мире. Полученные организационная структура офиса управления проектами, а также база знаний позволят осуществлять такие функции как: формирование критериев достижения стратегической цели, анализ, оценка, отбор проектов и контроль их исполнения. Представленные в работе критерии отбора и профили высокотехнологичных проектов предлагаются как инструменты для отбора проектов, ориентированных на стратегию. 

Конфликт интересов Не указан.

Conflict of Interest None declared.

Список литературы / References

1. Карасев В. А. Исследование практических подходов к адаптации системы контроля проектов к стратегии инновационной компании / В. А. Карасев, С. А. Титов //Экономика и предпринимательство. – 2014. – №. 5-2. – С. 522-526.
2. Илларионов А. Портфель проектов / А. Илларионов, Э. Клименко // Инструмент стратегического управления предприятием. М.: Альпина Паблишер. – 2013.
3. Титов С. А. Проектные офисы как элемент корпоративной системы управления проектами: анализ и классификация / С. А. Титов, Н. А. Новикова // Вестник университета. – 2014. – №. 14.
4. Грачева А. Д. Проектный офис как инновационная инфраструктура управления инновационными проектами / А. Д. Грачева // Вестник науки и образования. – 2020. – №. 4-1 (82).
5. Pulse of the Profession 2018. [Electronic resource] –URL: https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018 (accessed 24.11.2020).
6. Зайнитдинова Я. Р. Исследование некоторых особенностей функционирования проектного офиса на наукоёмком предприятии / Я. Р. Зайнитдинова, И. О. Найдис // Синергия Наук. – 2019. – №. 31. – С. 450-466.
7. Свечкарев В.П. Концептуальное конструирование интегрированных технологических систем: информационных подход / В.П. Свечкарев // Сев.-Кавк. науч. центр высш. шк., Ростов н/Д, 2003.
8. Свечкарев В. П. Механизмы интеграции UML диаграмм / В.П. Свечкарев //Известия Южного федерального университета. Технические науки. – 2004. – Т. 37. – №. 2.
9. Тамахина Е. А. Критерии отбора и оценки проектов НИОКР / Е. А. Тамахина // Социально-экономические явления и процессы. – 2011. – №. 1-2.
10. Лапаев Д.Н. Организация НИОКР: учеб. Пособие / Д.Н. Лапаев [и др.]; Нижегород. гос. техн. ун-т. им. Р.Е. Алексеева. – Н. Новгород, 2017. – C. 5.
11. Глаз О. В. Экономические методы оценки эффективности инноваций на предприятии / О. В Глаз. , И. Н. Казакова // Современная наука и инновационные образовательные технологии. – 2019. – С. 24-26.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Karasev V. A. Issledovanie prakticheskikh podkhodov k adaptacii sistemy kontrolja proektov k strategii innovacionnojj kompanii [Research of Practical Approaches to Adaptation of the Project Control System to the Strategy of an Innovative Company] / V. A. Karasev, S. A. Titov // Ehkonomika i predprinimatel'stvo [Economics and Entrepreneurship]. – 2014. – No. 5-2, pp. 522-526 [in Russian]
2. Illarionov A. Portfel' proektov [Project Portfolio] / A. Illarionov, E. Klimenko // Instrument strategicheskogo upravlenija predprijatiem [Instrument of Strategic Enterprise Management]. M.: Al'pina Pablisher. – 2013. [in Russian]
3. Titov S. A. Proektnye ofisy kak ehlement korporativnojj sistemy upravlenija proektami: analiz i klassifikacija [Project Offices as an Element of the Corporate Project Management System: Analysis and Classification] / S. A. Titov, N. A. Novikova // Vestnik universiteta [Bulletin of the University]. – 2014. – No. 14. [in Russian]
4. Gracheva A. D. Proektnyjj ofis kak innovacionnaja infrastruktura upravlenija innovacionnymi proektami [Office as an Innovative Infrastructure for the Management of Innovative Projects]/ A. D. Gracheva // Vestnik nauki i obrazovanija [Bulletin of Science and Education]. – 2020. – No. 4-1 (82) [in Russian]
5. Pulse of the Profession 2018. [Electronic resource] – URL: https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018 (accessed: 24.11.2020)
6. Zajjnitdinova Ja. R. Issledovanie nekotorykh osobennostejj funkcionirovanija proektnogo ofisa na naukojomkom predprijatii [Study of Some Peculiarities of Functioning of the Project Office on the High-Tech Enterprise] / Ja. R. Zajjnitdinova, I. O. Najjdis // Sinergija Nauk [Synergy of Sciences]. – 2019. – No. 31. – pp. 450-466 [in Russian]
7. Svechkarev V.P. Konceptual'noe konstruirovanie integrirovannykh tekhnologicheskikh sistem: informacionnykh podkhod [Conceptual Design of Integrated Technological Systems: Information Approach] / V. P. Svechkraev // North Caucasus Scientific Center of Higher Education, Rostov-on-Don, 2003 [in Russian]
8. Svechkarev V. P. Mekhanizmy integracii UML diagramm [Mechanisms of Integration of UML Diagrams] / V. P. Svechkarev // Izvestija Juzhnogo federal'nogo universiteta. Tekhnicheskie nauki. [Bulletin of the Southern Federal University. Technical Sciences.] – 2004. – Vol. 37. – No. 2. [in Russian]
9. Tamakhina E. A. Kriterii otbora i ocenki proektov NIOKR [Criteria for Selection and Evaluation of R&D Projects] / E. A. Tamakhina // Social'no-ehkonomicheskie javlenija i processy [Socio-Economic Phenomena and Processes]. – 2011. – No. 1-2. [in Russian]
10. Lapaev D.N. Organizacija NIOKR: ucheb. posobie [Organization of R&D: Manual] / D.N. Lapaev et al.; Nizhny Novgorod State Technical University. – N. Novgorod, 2017. – p. 5 [in Russian]
11. Glaz O. V. Ehkonomicheskie metody ocenki ehffektivnosti innovacijj na predprijatii [Economic Methods for Evaluating the Effectiveness of Innovations in the Enterprise]/ O. V. Glaz, I. N. Kazakova // Sovremennaja nauka i innovacionnye obrazovatel'nye tekhnologii [Modern Science and Innovative Educational Technologies]. – 2019. – pp. 24-26 [in Russian]