РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТДЕЛА ЗАРУБЕЖНОГО ОБУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА УНИВЕРСИТЕТА Г. МУТАННЫ

али Алеси Осама Абдулдалиль

Магистрант кафедры Системное программирование , Министерство высшего образования и научных исследований, Ирак, Университет Мутанна, «Южно-Уральский государственный университет»Челябинск

РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТДЕЛА ЗАРУБЕЖНОГО ОБУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА УНИВЕРСИТЕТА Г. МУТАННЫ

Аннотация

Представленная в данной работе структура автоматизированной системы основана на принципе адаптивности. Такая структура является универсальной платформой для разработки систем учета документов. Следовательно, данную структуру можно применять и в других отделах университета г. Мутанны, что позволяет уменьшить финансовые затраты Университета.

Ключевые слова: документов, учреждения, информация, автоматизированная, развития.

Osama Abdujaleel Ali Alesi

Master  System Programming , Ministry of Higher Education and Scientific Research, Iraq, University of AL-Muthanna, South Ural State University

DEVELOPMENT OF AUTOMATED SYSTEMS OF ACCOUNTING DEPARTMENT DOCUMENTS FOR FOREIGN STUDY OF INTERNATIONAL COOPERATION UNIVERSITY OF MUTHANNA

Abstract

The article examines the work of foreign studies, University of Muthanna. Explained by the need to develop an automated system for the department. Discusses current approaches to the development of automated systems on their basis the structure of the system accounting documents. Also in this paper we consider mechanisms for implementing the proposed structure of the automated system and the ways of its implementation.

Keywords: documents, institutions, information, automated, Development.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики [7]. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Цели создания и назначение АС учета документов

Основное назначение автоматизированной системы - обеспечение необходимой информационной поддержки и автоматизированной технологии решения задач по учету документов отдела зарубежного обучения Университета г. Мутанны, а также организация информационного взаимодействия между указанным отделом и всего университета в целом.

Основными функциями отдела зарубежного обучения являются:

1. Координация, документальное сопровождение и реализация проектов международного сотрудничества университета, его факультетов и кафедр с зарубежными партнерами;
2. Поиск зарубежных партнёров и новых направлений для сотрудничества, разработка предложений и мероприятий по развитию и укреплению внешних связей;
3. Организация переговоров, разработка договоров и соглашений о сотрудничестве с зарубежными вузами и организациями, координация и контроль их выполнения;
4. Оказание визовой поддержки и контроль над пребыванием иностранных граждан, приглашаемых с целью обучения, стажировок, проведения научных исследований, участия в международных научных и культурных мероприятиях и программах обменов;
5. Организация обучения иностранных студентов, аспирантов, докторантов и стажёров, прибывающих по межправительственным и межвузовским соглашениям, а также в индивидуальном порядке;
6. Подготовка типовых документов, требуемых для оформления участия студентов и сотрудников университета в программах международного сотрудничества.
7. Подготовка рабочих документов и организация работы делегаций университета, направляемых за рубеж и принимаемых зарубежных делегаций.
8. Сбор, анализ и документирование информации о частном международном участии (в том числе об участии в международных конференциях и публикациях) студентов, аспирантов и сотрудников вуза.
9. Мониторинг и предоставление отчетности по результатам международной деятельности вуза.

Таким образом, данный отдел выполняет множество функций и количество документов, с которыми приходится работать сотрудникам достаточно велико.

В связи с этим, можно сделать вывод, что работать с бумажными носителями нецелесообразно в связи с большим количеством документов. Следовательно, возникает необходимость разработки автоматизированной системы учета документов.

Принципы построения АС учета документов

Определив цель создания и назначение автоматизированной системы учета документов, можно перейти к описанию основных принципов построения данной системы.

Автоматизированная система учета документов отдела зарубежного обучения университета г. Мутанны должна обеспечить:

• Создание и учет всех видов документов используемых в данном отделе;
• Информационное взаимодействие с другими автоматизированными система внутри университета;
• Защищенность данных используемых в работе университета;
• Самостоятельное изменение или доработку автоматизированной системы сотрудниками университета.

Здесь мы перечислили основные принципы, которые должны лежать в основе создаваемой автоматизированной системы. Однако, перечисленные выше принципы – это всего лишь часть, которая будет рассмотрена в данной статье.

Современные подходы к разработке АС

Разработка автоматизированных систем (АС) за время своего существования претерпела различные изменения, которые касались как технологических,  так и организационных вопросов. По сей день существует проблема семантического разрыва, однозначное решение которой имеющимися технологическими и организационными средствами найдено не было.

В данной статье будет представлен краткий обзор основных изменений в структуре процесса разработки АС. После чего будет предложен подход для разработки автоматизированных систем учета документов, который позволит решить проблему доработки системы конечным пользователем.

В настоящее время при разработке автоматизированных систем используются два основных подхода [1].

Классический подход к разработке АС предполагает создание готового продукта, который в дальнейшем приобретается и используется клиентом. В случае возникновения проблем с использованием, клиент вынужден обратиться к разработчику системы за внесением соответствующих корректив. Это не всегда возможно, в особенности для так называемых коробочных продуктов. Ввиду работы на массовый рынок, разработчик также не может учесть индивидуальных требований каждого пользователя, что затрудняет полноценное использование автоматизированной системы.

В угоду максимального соответствия функционала и бизнес-процессов предметной области стали появляться автоматизированной системы с возможностью дополнительной настройки на предметную область, более точной настройки. Такие системы получили название «Адаптивные». Их основное преимущество заключается в возможности многократной доработки под изменяющиеся нужды пользователя с сохранением работоспособности.

Разработка адаптивных автоматизированных систем разделяется на две стадии – разработку платформы (основу системы) и создание индивидуальных надстроек для отдельных клиентов [3]. Первая стадия, как и раньше, выполняется на стороне фирмы-разработчика. Вторая же осуществляется силами ИТ-отдела компании или сторонней фирмы-дистрибьютора. Во многом это достигается за счет усложнения основных модулей автоматизированной системы, создания так называемых точек расширения.

Если в случае с классическим подходом у разработчика нет возможности учесть индивидуальные требования, то с адаптивными АС наличие механизмов динамической адаптации не решает проблему полного понимания нужд заказчика.

Идея таких систем в первоначальной ее формулировке заключалась в территориальном и временном приближении команды разработчиков к пользователю. Это давало возможность с одной стороны быстрее реагировать на изменения в предметной области, с другой – учитывать все более мелкие индивидуальные изменения.

Таким образом, можно сделать вывод, что разработка адаптивной платформы для разработки автоматизированных систем является более целесообразной. Причины заключаются в следующем:

• Первоначально затраты на разработку такой платформы выше, однако дальнейшее использование и изменения системы значительно сокращают расходы;
• Возможность в любой момент времени изменить автоматизированную систему плод свои нужды (добавить или удалить какой-либо модуль).

Разработка автоматизированной системы учета документов

Определив в предыдущей главе основные походы к разработке автоматизированных систем, можем перейти к разработке системы учета документов.

Для удовлетворения выдвинутым в начале статьи требованиям будем  использовать подход, основанный на принципе адаптивности. Другими словами, автоматизированная системы учета документов будет разрабатываться на платформе .Net Framework [2]. Использование данного подхода позволяет разработать систему с возможностью дальнейшей доработки (будут использоваться точки расширения). При этом доработка должна происходить на уровне пользователей системы. Таким образом, эксперты предметной области получат инструмент, с помощью которого смогут самостоятельно настраивать автоматизированную систему под свои нужды.

Однако, как уже отмечалось выше, значительно усложняется процесс разработки такого инструментария (платформы), так как необходимо учесть как можно больше вариантов настройки (точек расширения).

Далее более подробно распишем основные механизмы функционирования автоматизированной системы учета документов.

Механизм хранения данных

Предметная область, с которой работает автоматизированная система учета документов для отдела зарубежного обучения, очень динамично изменяется. В ней постоянно появляются новые объекты, а часть старых объектов либо полностью отмирает, либо трансформируется [4]. В связи с этим система должна позволять делать в ее структуре оперативные изменения. При этом уже накопленная информация также представляет не меньшую ценность, поэтому она должна всегда присутствовать в базе данных системы. Многие внешние запросы информации требуют отчетов за продолжительный период от 5 лет и более. За такой промежуток времени многие объекты успевают неоднократно измениться. Изменчивость предметной области не единственная проблема. Одним из основных требований к автоматизированной системе было включение в ее состав аналитического блока позволяющего в оперативном режиме оценивать ситуацию с составлением документов и их учета. Это связано с тем, что количество поступающих запросов на данные из автоматизированной системы столь велико и срезы запрашиваемой информации столь разнообразны, что покрыть все это множество статичными отчетными формами просто невозможно. Очевидно, что классический подход к проектированию баз данных в таких условиях слабо применим. В этих условиях было принято решение о построении современного хранилища данных вместо простой базы данных. Для построения хранилища данных была выбрана архитектура «Звезда» или централизованное хранилище с зависимыми витринами данных. Разработан механизм извлечения/трансформации/загрузки (ETL) за счет формирования внутри хранилища простых интерфейсов. Это позволит значительно упростить процесс интеграции с остальными комплексами и системами, внедренными на базе университета г. Мутанны ранее.

Также был применен конвейерный подход к потоку данных, что позволило накапливать историю трансформирующихся объектов внутри хранилища данных.

Механизм представления сводных данных

Одним из основных механизмов является механизм представления данных [5]. Он позволяет осуществлять представление данных принципиально разных режимах:

• Режим формирования отчетной информации;
• Режим аналитического представления данных;
• Режим расширенного поиска и учета данных.

Для реализации этих режимов были применены различные технологии. Среди которых применение развитых средств OLAP к сформированному хранилищу данных. Применение изолированного сервера для построения сложных отчетных форм позволит значительно снизить нагрузку на основной сервер, тем самым повысив комфортность работы конечных пользователей с системой в целом.

Механизм разграничения доступа и предоставления информации

Одной из проблем сбора и обработки данных является проблема получения достоверных и актуальных сведений от широкого круга пользователей [6]. Не секрет, что ряд из них не обладает высоким уровнем освоения информационной техники. Другая часть пользователей не всегда корректно осуществляет ввод информации. Для обеспечения контроля вводимой информации, в системе введены эксперты (контролеры) и организован механизм разграничения доступа.

Механизм разграничения доступа к данным, расположенным в автоматизированной подсистеме «Ввод документов», различает несколько уровней пользователей с различными правами на работу с системой. Разграничение доступа пользователей осуществляется согласно двум принципам:

• Вертикального разграничения;
• Горизонтального разделения.

Вертикальное разграничение позволяет назначать уровни доступа каждому пользователю. Горизонтальное разделение позволяет назначать права пользователям.

Определение структуры автоматизированной системы

Определив подход на основе которого будет разрабатывать автоматизированная система и описав основные механизмы её функционирования, определим структуру АС (рис. 1).

Рис. 1 - Структура разрабатываемой системы

Как показано на рис.1 основными частями разрабатываемой автоматизированной системы являются:

• Платформа, которая состоит из функциональных модулей. Каждый модуль является реализацией определенной функции (например, функция создания электронного документа, функция поиска документов и т.д.).
• Интегрированная база данных, данная часть системы позволяет хранить различные структуры данных. В автоматизированной системе учета документов будут храниться как сами документы, так и вспомогательная информация, на основе которой будут формироваться отчеты и выводиться информация о документах.
• Подсистема АРМ. Пользовательская часть системы, т.е. интерфейс между экспертом предметной области и самой системы.

Основополагающим принципом для построения автоматизированной системы  учета документов является использование технологии клиент/сервер, благодаря которой обеспечивается физическое разделение пользовательской части информационной системы (клиент) и платформы (сервер). При такой организации АРМ имеют самостоятельное значение, поскольку могут использоваться с ранее разработанными базами данных (БД), при условии интеграции таких БД в разрабатываемую платформу.

Рис. 2 - Структура потоков данных

Структура потоков данных (рис. 2) демонстрирует организацию взаимодействия между пользователями системы и интегрированной базы данных. Представленная структура позволяет хранить и обрабатывать данные без их потери и искажения.

Представленная в данном разделе разработка автоматизированной системы учета документов для отдела зарубежного обучения Университета г. Мутанны, позволит сократить время на создание, обработку и учет документов, что в целом позволит улучшить качество работы целого отдела.

Заключение

Представленная в данной работе структура автоматизированной системы основана на принципе адаптивности. Такая структура является универсальной платформой для разработке систем учета документов. Следовательно, данную структуру можно применять и в других отделах университета г. Мутанны, что позволяет уменьшить финансовые затраты Университета.

Также необходимо отметить, что при реализации автоматизированной системы, на разработчиков ложится обязанность создания платформы и необходимых функциональных модулей. Пользовательская часть может создаваться экспертами предметной области, что позволяет в большей степени удовлетворять их требованиям.

Благодарность:

Хочу выразить благодарность министру высшего образования и науки Ирака за все поощрения и поддержку во время степендиальной программы в России.

Acknowledgement:

I want to thank the Ministry of Higher Education and Scientific Research in Iraq for all the encouragement and support during scholarship program in Russia

Литература

1. Olfa Mosbahi, Leila Jemni, “A formal approach for the development of automated systems”, "2nd International Conference on Software and Data Technologies” - ICSOFT 2007.
2. Jeffrey Richter, “Microsoft .NET Framework Delivers the Platform for an Integrated, Service-Oriented Web”, URL: http://msdn.microsoft.com/en-us/magazine/bb985004.aspx
3. Robert F. Smallwood, Robert F. Williams, “Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies”, May 2013.
4. “The Sedona Principles: Best Practices Recommendations & Principles for Addressing Electronic Document Production”, The Sedona Conference, July 2005.
5. James Robertson, “10 Principles of effective information management”, KM Column, November, 2005, URL: http://www.steptwo.com.au/files/kmc_effectiveim.pdf
6. Luciana Duranti, “Concepts, Principles, and Methods for the Management of Electronic Records”, The Information Society, Taylor & Francis, 2011.
7. Pilgrim Software, “Implementing an Automated Document Management System”, Enterprise Compliance and Quality Management, 2007.