ОБЩИЙ ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. EGROUPWARE

Научная статья

Капарова Д.К.

Выпуск: № 4 (35), 2015

Опубликована:

2015/05/15

Капарова Д.К.

Магистрант,

Евразийский национальный университет им. Л.Н. Гумилева, факультет «Информационных технологий», город Астана, Республика Казахстан

ОБЩИЙ ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. EGROUPWARE

Аннотация

В данной статье рассмотрен анализ системы электронного документооборота, обзор современной программной платформы EGroupWare и ее основных возможностей. Внедрение системы EGroupWare будет способствовать решению проблем, а также поможет в реализации других задач: обеспечит слаженную работу отделов и филиалов организации, сделает процесс работы с документацией более простым и эффективным, сократит время создания, обработки и поиска документов, обеспечит разграничение прав доступа сотрудников в соответствии со служебными обязанностями сотрудников.

Ключевые слова: система электронного документооборота, программная платформа, документация.

Kaparova D.K.

Master's Degree Student,

L.N. Gumilyov Eurasian National University, Faculty of "Information Technology", Astana, Kazakhstan.

OVERVIEW OF SYSTEMS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT. EGROUPWARE

Abstract

The analysis of the system of electronic document management, overview of modern software platform of EGroupWare and its main features will be considered in this article. Implementation of the system EGroupWare will help to solve problems and also help in the implementation of other tasks: will ensure the coordinated work of the departments and branches of the organization, will make the process of working with documents easier and more efficient, will reduce the time of creation, processing and retrieval of documents, will provide the access rights of employees in accordance with the official duties of employees.

Keywords: system of electronic document management, software platform, documentation.

Системы электронного документооборота (СЭД) произвели подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с всевозрастающими потоками информации.

СЭД – это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа. Главная задача СЭД – это управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

В современных условиях возрастает необходимость автоматизации внутреннего и внешнего процесса документооборота как для оптимизации и повышения производительности проектной организации, так и для поддержания своей конкурентоспособности на рынке подобных услуг.

Множество факторов наводят на мысль о том, что необходимо автоматизировать документооборот в проектных организациях. Во-первых, информационные потоки в проектных организациях не менее важны, чем материальные, поэтому необходимо быстро и качественно обрабатывать уже имеющуюся и вновь поступающую информацию, проводить своевременный анализ данных. Во-вторых, важно обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.

Рынок информационных технологий предлагает различные системы электронного документооборота. В данной статье мы рассмотрим систему под названием EGroupWare.

Внедрение EGroupWare поможет реализовать на предприятии единую информационную систему и поможет решать каждому сотруднику текущие дела. В комплекте EGroupWare включены такие приложения как:

Календарь. Данный компонент предназначен для организации единого временного пространства предприятия. Он позволяет назначать любые события для себя или коллеги.
Управление Проектами. Один из важнейших элементов EGroupWare. Позволяет работать большому количеству пользователей над одним проектом и выполнять каждому из них заданные действия.
Информационный журнал. Это журнал всех событий, которые вы или ваш коллега должен сделать в тот или иной момент времени.
Документы.
Отчеты и многое другое.

Стратегии обмена данными

EGW предлагает богатый выбор методов обмена данными. Синхронизация данных с мобильными устройствами, on-line соединение с файловым сервером, импорт и экспорт данных, а также усовершенствованные решения по печати документов – важные возможности оптимизации работы организаций.

Ниже указаны следующие виды стратегий обмена данными:

Синхронизация с мобильными устройствами.

В области синхронизации с мобильными устройствами EGW предлагает несколько решений. Лучший способ всегда иметь в смартфоне актуальные данные – это EGW eSync. Поскольку eSync работает на базе протокола ActiveSync, практически любой смартфон может быть синхронизирован с EGW, включая контакты, события и электронную почту.

Файл–сервер on-line.

Приложение «Файловый менеджер» позволяет легко обмениваться файлами и каталогами через Интернет. Подключение рабочих столов пользователей через EGW к работе с файлами – крайне эффективный способ обеспечения общего доступа к данным.

Импорт и экспорт - гибкий обмен данными.

Импорт/экспорт обеспечивает отличные возможности эффективного управления данными. Какой бы ни была задача: импорт исходных данных, сессионный обмен данными с их источниками или экспорт данных для их контроля – EGW предлагает соответствующее решение.

Печать и создание отчетов.

Функционал «Печать/Отчеты» предоставляет гибкий подход к выводу информации в соответствии с корпоративными стандартами и обеспечивает свободу действий в дальнейшей обработке данных. Система позволяет создавать пользовательские, специализированные шаблоны и наборы шаблонов печатных форм и отчетов на основе форматов Open Office и MS Office.

EGroupWare - это веб-приложение для совместной работы группы людей. Поддерживаются веб-серверы Apache, IIS и Roxen, базы данных MySQL, PostgreSQL, MaxDB, Microsoft SQL Server и частично Oracle. EGroupWare содержит все необходимые функции для групповой работы:

– календарь с поддержкой синхронизации с различными клиентами; адресная книга;

– встроенный почтовый клиент, работающий по протоколу IMAP и POP3; информационный журнал, который содержит список дел (ToDo), заметки (Notes) и напоминание о телефонных звонках (Phonecalls); функции CRM-систем;

– менеджер проектов (ProjectManager) с диаграммами Ганта и с прайслистом (списком стоимости различных работ) для учёта как по времени, так и по деньгам; менеджер ресурсов предприятия;

– хранилище файлов и хранилище документов с функцией управления версиями; wiki; учёт рабочего времени и других затрат (timesheet), затраты можно брать из прайс-листа проекта; база знаний для коллективного обсуждения возникающих вопросов и хранения правильных ответов;

– система автоматизации производственных операций (work-flow engine); средства контроля исполнения и управления отработкой аварийных ситуаций/заявок на обслуживание, групповой работы над ошибками, изменениями и дополнениями; система управления контентом (CMS) с поддержкой шаблонов Maboo и модулей Joomla;

– WYSIWYG-редактор сайта; FTP-клиент и систему управления сайтами; средство мгновенного обмена сообщениями; инструментарий поддержки опросов, рейтингов, голосований; графическое управление группами и отдельными пользователями, как и их почтовыми учётными записями и LDAP;

Проект eGroupWare возник в результате отделения от phpGroupWare после расхождения во взглядах руководителей и разработчиков. Историю проекта можно узнать из переведённого интервью Рейнера Янга, руководителя проекта eGroupWare. На начало 2007 года команда разработчиков состоит из 40 человек, многие из них проживают в Германии.

Рис. 1 – Функция календаря

Отличительные особенности eGroupWare

Система полностью бесплатна (Community Edition).
Бесплатные средства синхронизации с PDA, мобильными телефонами и Outlook.
Корректная поддержка кириллицы UTF-8.
Недостаток - малая распространённость в русскоговорящих странах.

Проектные организации, работающие с документацией традиционным способом, сталкиваются с рядом проблем: документы теряются, документы занимают много места, документация, представленная в бумажном виде, часто приходит в негодность, тяжело соблюдать конфиденциальность материалов, возникают трудности с поиском необходимой информации и формированием тематической подборки документов, на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота будет способствовать решению вышеперечисленных проблем, а также поможет в реализации других задач: обеспечит слаженную работу отделов и филиалов организации, сделает процесс работы с документацией более простым и эффективным, сократит время создания, обработки и поиска документов, обеспечит разграничение прав доступа сотрудников в соответствии со служебными обязанностями сотрудников.

Литература

Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.
Александр Глинских. Мировой рынок систем электронного документооборота.
Леонид Рейнгольд, к.т.н., Обзор систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота: критерии выбора http://www.doc-online.ru/a_id/156/
http://egroupware.ru/

References

Chernov V.N. Systems of electronic document management. - M: RAGS, 2009. – 84 p.
Aleksandr Glinskikh. World market of systems of electronic document management.
Leonid Reingold, Ph.D. in technical science, Overview of systems of electronic document management.
Systems of electronic document management: selection criteria http://www.doc-online.ru/a_id/156
http://egroupware.ru/