СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РЕФЕРЕНТА – ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
Новохатская Е.Д.
Студентка, Российский государственный университет туризма и сервиса
СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РЕФЕРЕНТА – ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
Аннотация
В статье рассмотрена эволюция профессии «референт – помощник руководителя» и те компоненты, которые на современном этапе дифференцируют его деятельность и позволяют отличать её от рядоположенных профессий (секретарь, секретарь-референт).
Ключевые слова: референт – помощник руководителя, секретарь-референт, секретарь.
Novokhatskaya E.D.
Student, Russian State University of Tourism and Service
COMPARATIVE ANALYSIS OF ACTIVITY REFERENT – PERSONAL ASSISTANT AND EXECUTIVE ASSISTANT
Abstract
The article consideres the evolution of the profession "referent – personal assistant" and those components that at the present stage differentiate its activities and used to distinguish it from some professions (secretary, executive assistant).
Keywords: referent – personal assistant, executive assistant, secretary.
Секретарь-референт и референт – помощник руководителя – это одни из ключевых работников любого предприятия. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь-референт и референт – помощник руководителя транслируют цели, задачи, корпоративную культуру и т.д. компании. Но в наше время их функции и должностные обязанности дифференцированы. Если же в компании по штату это одна должность, то сам факт номинации этой должности определяет перечень профессиональных компетенций работника и очерчивает круг его обязанностей.
Обратимся к истории возникновения этих специальностей. Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется только в 18 веке. При Петре I появляется должность кабинет-секретаря. Особого развития достигла эта профессия при Екатерине II. У императрицы было множество доверенных лиц в качестве секретаря. Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840 г. Главное в работе секретаря, что сохраняется до наших дней, – обеспечивать весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности руководителя или всей фирмы. По словарю Д.Н. Ушакова, «секретарь» – лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством [2]. Секретарь – неотъемлемая часть системы документационного обеспечения управления организации. Но секретарю не требуется высшее образование, достаточно окончить специальные курсы.
В настоящее время, то есть в послекризисный период, работа секретаря перестала восприниматься как техническая и рутинная, и все чаще звучит слово «референт», сопровождая традиционное «секретарь» [1]. Функционал этой профессии много шире, так как руководитель любого ранга работает намного эффективнее и успешнее, если часть мелких задач за него может выполнить квалифицированный специалист. Умение работать с базами данных, знание делопроизводства, координация и организация связей между отделами, подготовка материалов и документов для Правления, Совета Директоров, спецмероприятий и т.д. – таков далеко не полный перечень обязанностей секретаря-референта, в соответствии с которым претенденту на эту должность уже требуется специальное образование.
Функции и обязанности референта – помощника руководителя кардинально отличаются как от функций и обязанностей секретаря, так и от функций и обязанностей секретаря-референта.
Референт – помощник руководителя – это специалист с высшим образованием, со знанием одного, а иногда и двух иностранных языков. Референт – помощник руководителя является ведущим специалистом службы документационного обеспечения управления организации. Его должностные обязанности, права и ответственность вытекают из положений нормативно-методической базы делопроизводства – совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации [1].
Еще одним из видов профессиональной деятельности референта – помощника руководителя является умение грамотно реферировать и редактировать тексты различного назначения. Эффективность и качество работы референта – помощника руководителя зависят от навыков его речевой и аналитической деятельности [1], от умения создавать и продуцировать первичные и вторичные тексты, от языково-стилистического «чутья», нарабатываемого посредством практики написания текстов PR-сферы, от развития навыков спичрайтинга, копирайтинга, рерайтинга и т.п.
Неотъемлемой частью работы для референта – помощника руководителя является налаживание и поддержание контактов с сотрудниками, с партнерами, с конкурентами и с клиентами. Для этого ему потребуются знания ораторского искусства, международного протокола, профессионального этикета. Референт – помощник руководителя является имиджевой составляющей как фирмы, так и самого руководителя. Для этого референт – помощник руководителя должен формировать позитивную оценку организации, поддерживать контакты со СМИ и партнерами, а также формировать внутри компании ее миссию, цели и помогать руководителю в создании его образа как для общественности, так и для сотрудников. Поэтому от профессионального уровня референта – помощника руководителя зависит престиж и статус компании.
Таким образом, референт – помощник руководителя – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетентности и при необходимости берущий управление на себя [1].
Литература
- Референт руководителя / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина, Н.Н. Романова, Э.Я. Соловьев, А.В. Филиппов / под ред. О.Я. Гойхмана. – М.: «Ось-89», 2008. – 528 с.
- Толковый словарь русского языка / под ред. Д.Н. Ушакова. – М.: ООО «Издательство Астрель», 2000. – 800 с.