ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МЕТОДОМ АНАЛИЗА ИЕРАРХИИ Т.СААТИ

Научная статья

Панченко Е.Г.

Трифонова О.Н.

Выпуск: № 2 (33), 2015

Опубликована:

2015/08/03

PDF

Панченко Е.Г.¹, Трифонова О.Н.²

¹Магистрант, ²магистрант, Санкт-Петербургский Государственный Экономический Университет

ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МЕТОДОМ АНАЛИЗА ИЕРАРХИИ Т.СААТИ

Аннотация

Проводится анализ автоматизированных систем электронного документооборота с целью выбора программного обеспечения, удовлетворяющего потребностям проектной организации, с использованием методики анализа иерархии Т. Саати.

Ключевые слова: автоматизированная система электронного документооборота, проектная организация, метод анализа иерархий Т.Саати, поддержка бумажного документооборота.

Panchenko E.G.¹, Trifonova O.N.²

¹The master degree, ²the master degree, St. Petersburg State University of economics

CHOICE OF THE AUTOMATED SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT FLOW IN THE DESIGN ORGANIZATION BY ANALYTIC HERACHY PROGRESS OF T. SAATI

Abstract

The analysis of the automated systems of electronic document flow for the purpose of a choice of the software satisfying to requirements of the design organization with use of a technique of the analysis of hierarchy of T. Saati is carried out.

Keywords: the automated system of electronic document flow, the design organization, Analytic Herachy Progress of T. Saati, support of paper document flow.

В современных условиях возрастает необходимость автоматизации внутреннего и внешнего процесса документооборота как для оптимизации и повышения производительности проектной организации, так и для поддержания своей конкурентоспособности на рынке подобных услуг.

Множество факторов наводят на мысль о том, что необходимо автоматизировать документооборот в проектных организациях. Во-первых, информационные потоки в проектных организациях не менее важны, чем материальные, поэтому необходимо быстро и качественно обрабатывать уже имеющуюся и вновь поступающую информацию, проводить своевременный анализ данных. Во-вторых, важно обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.

Проектные организации, работающие с документацией традиционным способом, сталкиваются с рядом проблем:

Документы теряются
Документы занимают много места
Документация, представленная в бумажном виде, часто приходит в негодность
Тяжело соблюдать конфиденциальность материалов
Часто хранятся не нужные документы (черновики, эскизы)
Документы дублируются (создается лишний объем, на бумагу и копирование документов тратиться немало средств)
Возникают трудности с поиском необходимой информации и формированием тематической подборки документов
На подготовку и согласование документов тратится много времени

Внедрение системы электронного документооборота будет способствовать решению вышеперечисленных проблем, а также поможет в реализации других задач:

Обеспечит слаженную работу отделов и филиалов проектной организации
Сделает процесс работы с документацией более простым, прозрачным и эффективным
Повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов
Позволит обеспечить оперативный доступ к информации
Обеспечит разграничение прав доступа сотрудников к проектной документации в соответствии со служебными обязанностями сотрудников

Рынок информационных технологий предлагает различные системы электронного документооборота. Для проведения сравнения и анализа были выбраны наиболее характерные системы: 1С:Документооборот, DocsVision и Directum. Для более понятного и наглядного представления данных, характеристики систем были сведены в таблицу 1.

Таблица 1

Выбор автоматизированной системы электронного документооборота в проектной организации выполняется по методике анализа иерархии Т.Саати.

Иерархическая структура выбора системы электронного документооборота (СЭД), удовлетворяющей потребностям проектной организации, представлена в виде {Цель}-{Критерии}-{Альтернативы} на рисунке 1.

Целью исследования является выбор подходящей СЭД организации.

Предлагаются следующие основные критерии выбора альтернативы СЭД:

Рег. док. - Регистрация и ввод документов
Раб. с док. - Работа с документами
Бумаж. док. - Поддержка бумажного документооборота
Права - Права доступа
Безопасн. - Информационная безопасность
Обучение - Обучение

Объектами - альтернативами исследования являются следующие автоматизированные системы электронного документооборота:

1С:Документооборот
DocsVision
Directum

Рис. 1 - Иерархическая структура выбора системы электронного документооборота (СЭД)

Для составления матриц попарного сравнения по методике анализа иерархий Т. Саати существует множество программных продуктов. В ходе исследования была использована простая и легкодоступная программа СППР Выбор, позволяющая не только заполнить матрицы попарного сравнения критериев и альтернатив, но и произвести расчет общего индекса согласованности и построить диаграмму результатов.

При заполнении матрицы попарного сравнения критериев выбора по методике анализа иерархий Т.Саати учитывались следующие суждения:

Регистрация и ввод документов умеренно превосходит поддержку бумажного документооборота и права доступа

Регистрация и ввод документов существенно превосходит информационную безопасность

Регистрация и ввод документов, работа с документами значительно превосходят обучение

Работа с документами умеренно превосходит регистрацию и ввод документов, поддержку бумажного документооборота, права доступа и информационную безопасность

Права доступа и информационная безопасность умеренно превосходят поддержку бумажного документооборота и обучение

Информационная безопасность умеренно превосходит права доступа

При помощи программы СППР Выбор был произведен расчет, в результате которого общий индекс согласованности равен 7,8%, что говорит о согласованности полученных матриц. Результаты исследования представлены в виде диаграммы выбора СЭД, рисунок 2.

Рис. 2. Диаграмма выбора СЭД

Результаты исследования показывают, что рассмотренные системы электронного документа находятся примерно на одном уровне при сравнении по общим характеристикам. При выборе системы электронного документооборота проектным организациям следует руководствоваться функциональностью и стоимостью данных программных продуктов, а так же способностью и готовностью технической базы к внедрению программного обеспечения того или иного.

Литература

Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. М.: Радио и связь. – 1993. 278 с.
http://www.directum.ru/425833.aspx (дата обращения 20.01.2015).

References

Saati T. Prinjatie reshenij. Metod analiza ierarhij. M.: Radio i svjaz'. – 1993. 278 s.
http://www.directum.ru/425833.aspx (data obrashhenija 20.01.2015).