РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО КОНТРОЛЯ ГРАФИКА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Панченко Е.Г.

магистрант 1 курса, направление «Прикладная информатика в экономике и управлении» Санкт-Петербургского государственного экономического университета

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО КОНТРОЛЯ ГРАФИКА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация

Предлагается архитектура информационной системы проектной организации, обеспечивающая интеграцию электронного оборота и проектного управления для бизнеса процесса «Контроль графика выполнения работ».

Ключевые слова: система электронного документооборота, проектная организация,  управление проектами, архитектура информационной системы.

Panchenko E.G.

Undergraduate of Saint-Petersburg State University of Economics

DEVELOPMENT OF A SYSTEM FOR THE AUTOMATED CONTROL OF WORK SCHEDULE OF THE DESIGN ORGANIZATION

Abstract

The structure and organization software is considered, make suggestions for improvement of the automated control of the work schedule.

Keywords: electronic document management system, project organization, project management, architecture of information system.

Основополагающим условием успешного развития бизнеса во всех сферах хозяйственной деятельности в настоящее время является внедрение информационных технологий, позволяющих быстро и эффективно обработать информацию любого вида и принимать взвешенные управленческие решения [1].

Организация занимается разработкой проектно-сметной документации на всех стадиях проектирования комплекса инженерных сетей.

Все виды работ распределяются по отделам, в которых сосредотачиваются люди одной специальности. В организации существуют и работают в комплексе более 40 отделов. Трудовой ресурс компании более 700 человек.

Большинство сложных и рутинных процессов организации автоматизируются при помощи пакетов  Microsoft Office, AutoCAD, системы печати, чата, местного сайта и т. д. Для экономии времени и повышения производительности организации было создано специализированное программное обеспечение.

В организации внедрена система электронного документооборота  и управления взаимодействием DIRECTUM для оптимизации процессов хранения, обмена и изменения документации.

Контроль за организацией и обеспечением выполнения работ в сроки и объемах, установленных договором, и за соответствие выпускаемой продукции требованиям Заказчика и нормативно-технической документации осуществляют ГИПы, начальники отделов, секторов, групп.

В ходе исследования организационной структуры и программного обеспечения организации мною было выявлено отсутствие системы автоматизированного контроля графика выполнения работ.

В настоящее время существует множество автоматизированных систем управления проектами, обеспечивающих:

• централизованное хранение информации по графику выполнения работ, ресурсам и стоимости;
• возможности быстрого анализа влияния корректив в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
• возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;
• возможности автоматизированной обработки данных, генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту[2].

Предлагается не просто внедрить автоматизированную систему управления проектами, а интегрировать ее с системой электронного документооборота DIRECTUM.

Информационная модель проекта, разрабатываемая на начальной стадии планирования, заполняется руководящим составом, то есть идет «сверху». Далее в этой модели делаются пометки о том, на какой стадии находится проект, то есть проект подвергается переработке в процессе его реализации. Предполагается, что для составления реальной и объективной картины развития графика производства работ, информация о состоянии проекта будет вводиться проектировщиками, то есть «снизу». Таким образом,  система обретет прозрачность, поможет контролировать ход выполнения проекта не только непосредственным руководителям проекта, но и руководителям отделов, принимающим участие в разработке конкретного объекта, поможет правильно распределить трудовые ресурсы, а в случаях, когда сроки будут увеличиваться, относительно первоначальных, будет легко выявить и устранить причину задержки.

Интегрирование автоматизированной системы управления проектами с системой электронного документооборота DIRECTUM позволит упростить систему ввода данных для пользователей всех ролей. Предполагается в древе задач DIRECTUM добавить пункт «График выполнения проектов», где каждый из разработчиков проекта сможет отметить степень выполнения работы по своему разделу проекта и посмотреть, на какой стадии разработки находятся другие проектировщики. При этом не понадобится обучение персонала новой системе, лишь некоторые разъяснения.

Система автоматизированного контроля графика выполнения работ позволит:

• создать реальную картину выполнения проекта на протяжении всего его жизненного цикла;
• оптимально распределять ресурсы и отслеживать ход реализации проекта;
• обеспечивать мониторинг и представление отчетов о реализации проекта по отношению к первоначальному (целевому) графику проекта;
• будет способствовать успешному взаимодействию участников проекта.

Таким образом, организация приобретет современный инструмент повышения эффективности управления предприятием.

Литература

1. Гниденко И.Г., Мердина О.Д., Чернокнижный Г.М. Информационные технологии в экономике // СПбГИЭУ – Санкт-Петербург – 2012 – С. 4, 74 – 84.

References

1. Gnidenko I.G., Merdina O.D., Chernoknizhnyj G.M. Informacionnye tehnologii v jekonomike // SPbGIJeU – Sankt-Peterburg – 2012 – S. 4, 74 – 84.