ОБЛАЧНЫЙ ХОСТИНГ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Золотарева Е.А.

Студент, Санкт-Петербургский государственный экономический университет

ОБЛАЧНЫЙ ХОСТИНГ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Аннотация

Рассматривается расширение системы электронного документооборота и взаимодействия органов государственной власти. Предлагается облачный вариант хостинга для предметно–ориентированных приложений документооборота.

Ключевые слова: информация, система, облачные технологии, хостинг, ресурсы.

Zolotareva E.A.

Student, St. Petersburg State University of economics

CLOUDY HOSTING IN ELECTRONIC DOCUMENT FLOW 

Abstract

Expansion of system of electronic document flow and interaction of public authorities is considered. The cloudy option of a hosting for subject-oriented appendices of document flow is offered.

Keywords: information, system, cloud computing, hosting, resources.

Уровень и роль информационных технологий в государственных учреждениях отражают уровень их зрелости и готовности к развитию [1]. К сожалению, консервативный взгляд во многих органах государственной власти ограничивает внедрение современных информационных систем и их развитие. Значимым фактором также является загруженность подразделений органов государственной власти. Отсюда несвоевременность запуска новых систем, и как следствие, возвращение всех процессов, происходящих в организации, к традиционным. Поэтому актуальной становится задача пересмотра объема работ и всех процессов, разработка и внедрение абсолютно нового и специфичного информационно-технологического продукта для удобства пользования всех подразделений [2].

В связи с большой численностью государственных служащих осуществлять процессы по документообороту довольно сложно. Из всех существующих программных пакетов электронного документооборота, практически ни один не подходит под специфические задачи органов государственной власти. Попытка внедрить в земельный комитет Санкт-Петербурга совершенно новую систему, разработанную специальным государственным заказом НПО «БАЛТРОС» не увенчалась успехом. Служащие выявили ключевые проблемы: сложный интерфейс, невозможность редактирования документа после его обработки, отсутствие распределения по проектам и отделам комитета.

Разрабатывать под каждую организацию совершенно индивидуальную систему, с индивидуальными документами, ориентируясь на каждого служащего, невозможно по финансовым и другим причинам [3]. Необходимо разработать универсальную систему для органов государственной власти с возможностью ее редактирования внутри каждой организации «под себя».

Для названного объекта функциональное решение должно содержать  модули, имеющие следующие функции, параметры и назначение:

I. возможность создания собственных модулей (для проектов, для подразделений, для отчетности); II. шаблоны документов (с возможностью редактирования);

III. индивидуальный профиль каждого работника (логин и пароль, с возможностью хранения собственных документов);

IV. получение документов извне (интеграция с сопутствующими комитетами и главным органом власти).

Приведем пример одной из задач Комитета по земельным ресурсам Санкт-Петербурга – это кадастровая оценка земель. Данная работа проводится каждые 5 лет совместно с Государственным унитарным предприятием по оценке недвижимости. Работа подразумевает предоставление данных, отчетов и предварительных документов. Все это должно координироваться при помощи системы электронного документооборота (СЭД).

Важно отметить, что сегодня облачные технологии проникают и в документооборот, что позволяет значительно снизить время обработки документов, а также выделить неограниченное количество места для их хранения. Количество сотрудников Комитета на сегодняшний день насчитывает около 800 человек, а это позволяет внедрить к существующему модулю облачный архив данных, платформу под СЭД по модели PaaS или полноценную СЭД, но на условиях облачного хостинга, а не SaaS–решения.

Большинство государственных компаний сегодня не уделяют интереса к данному виду хранения, считая, что такая система недостаточно прочна и безопасна. Здесь необходимо решить несколько проблем: это вопрос защиты информации, доступность каналов связи и самое главное, готовность организации принимать новые нестандартные решения [4].

Данный переход на совершенно новую систему влечет за собой инвентаризацию всех документов, заполнение шаблонов и разработки концепции новой программы. Обучение персонала при этом будет являться ключевым этапом.

Потребуется моделирование процессов управления с их декомпозицией для последующего инжиниринга и автоматизации. Это позволит решить проблему не поверхностно, как обмен данными, а глубинно, переводя  управление на новый уровень. Это принципиально новый подход к делопроизводству, к деятельности служб документационного обеспечения управления организации, к информационно-технологической архитектуре.

Конечно, сегодня органы власти при внедрении электронного документооборота не решили возникающих при этом организационных, нормативно-правовых, технических, кадровых проблем. Однако задача разрешима при совместных усилиях таких специалистов органов власти, как документоведы, архивариусы, юристы, ИТ–персонал.

Литература

1. Минаков В. Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25.
2. Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Информационное общество и проблемы прикладной информатики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 69-70.
3. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.
4. Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Способ быстродействующей защиты // Альманах современной науки и образования. Тамбов: Грамота. – 2013. – № 9 (76). – С. 113–115.

References

1. Minakov V. F. Proizvodstvennaja volnovaja funkcija // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – S. 22-25.
2. Minakov V. F., Minakova T. E. Informacionnoe obshhestvo i problemy prikladnoj informatiki // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – S. 69-70.
3. Minakov V. F. Proizvodstvennaja funkcija v logisticheskih potokah // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – S. 55-58.
4. Minakov V. F., Minakova T. E. Sposob bystrodejstvujushhej zashhity // Al'manah sovremennoj nauki i obrazovanija. Tambov: Gramota. – 2013. – № 9 (76). – S. 113–115.