КВАЛИГРАММА КАК ИНСТРУМЕНТ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССОВ С УЧЕТОМ ЦИКЛА PDCA И РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО МЫШЛЕНИЯ

Мерзликина Н.В.¹, Секацкий В.С.², Полещук К.О.³, Дедух Л.Д.⁴, Осколкова К.О.⁵,

^1,2Кандидат технических наук, ^3,4,5студент, Сибирский федеральный университет в г. Красноярске

КВАЛИГРАММА КАК ИНСТРУМЕНТ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССОВ С УЧЕТОМ ЦИКЛА PDCA И РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО МЫШЛЕНИЯ

Аннотация

В рамках реализации процессного подхода системы менеджмента качества рассмотрены способы описания процессов. Предложено при графическом представлении процесса в виде квалиграммы учесть элементы цикла PDCA и риск-ориентированного мышления. На примере процесса «Внутренний аудит» разработана квалиграмма процесса с циклом PDCA и связанный с ней реестр рисков процесса. Выполнение работ в рамках данного процесса обеспечит его непрерывное совершенствование, позволит количественно и качественно оценивать риски при принятии решения, что приведет к повышению качества выполняемых работ и снижению затрат.

Ключевые слова: процесс, квалиграмма, цикл PDCA, риск-ориентированное мышление.

Merzlikina N.V.¹, Sekatsky V.S.², Poleshchuk K.O.³, Deduh L.D.⁴, Oskolkova K.O.⁵,

^1,2PhD in Engineering, ^3,4,5Student, Siberian Federal University in Krasnoyarsk

QUALIGRAM AS A DESCRIPTION TOOL OF PROCESSES ACCOUNTING THE PDCA CYCLE AND RISK-ORIENTED THINKING

Abstract

Within implementation the framework of the quality management system process approach, the ways of describing the processes are considered. It is suggested to consider the elements of the PDCA cycle and risk-oriented thinking in the graphic representation of the process in the form of a qualigram. Using the example of the Internal Audit process, a qualigram process with a PDCA cycle and associated process risk registration was developed. Works performance within the framework of this process will ensure its continuous improvement, will allow to quantitatively and qualitatively assess the risks in the decision making, which will lead to an improvement in the quality of the performed work and costs reduction.

Keywords: process, qualigram, PDCA cycle, risk-oriented thinking

Для повышения эффективности деятельности компании и конкурентоспособности выпускаемой продукции или оказываемой услуги современные организации разрабатывают, внедряют и поддерживают в рабочем состоянии систему менеджмента качества (СМК), одним из принципов которой является процессный подход [1]. В ГОСТ Р ИСО 9000-2015 [2, С. 4] дано следующее определение данного принципа: «Последовательные и прогнозируемые результаты достигаются более эффективно и результативно, когда деятельность осознается и управляется как взаимосвязанные процессы, которые функционируют как согласованная система».

Практическая реализация процессного подхода включает в себя определение и управление взаимосвязанными процессами, которые направлены на достижение намеченных результатов в соответствии с политикой в области качества и стратегией развития организации в целом. Для менеджмента процессов СМК необходимо совместно с процессным подходом использовать цикл PDCA [3] и элементы риск-ориентированного мышления [4]. Применение цикла PDCA позволяет не только повысить эффективность управления процессом, но и определять возможности для улучшения деятельности, основываясь на анализе своих действий [5].

Внедрение элементов риск-ориентированного мышления основано на изучении внешних и внутренних факторов, влияющих как положительно, так и отрицательно на получение конечного результата процесса, определении рисков деятельности и использовании своих возможностей для снижения негативного влияния на результаты процесса.

При внедрении процессного подхода необходимо обеспечить наглядность объекта управления с помощью его точного, простого, удобного для восприятия и анализа описания. Это позволит каждому работнику четко осознавать и реализовывать свою ответственность и свою роль в достижении предприятием конечных результатов.

В организациях в рамках СМК используются различные способы описания процессов [6]. Одним их самых распространенных способов описания процессов – текстовой способ, который не предусматривает графических форм. Основным преимуществом данного способа является подробное описание всех действий. К недостаткам можно отнести большой объем текстовой части и отсутствие наглядности, что ограничивает востребованность документа [6].

В последнее время текстовой способ описания процессов вытесняется графическими методами. Графическое изображение процесса позволяет в компактном виде представить весь процесс, подробно показать его элементы и взаимосвязи как внутри процесса, так и внешние связи с другими процессами. Данный способ изображения процесса играет особую роль:

- при проведении анализа процесса;

- при обсуждении возникших проблем и принятии решений, рабочей группой;

- для определения возможностей и рисков в данном процессе;

- при стандартизации деятельности;

- для определения и внесения изменений в существующий процесс.

На сегодняшний день существует большое количество методов графического изображения процесса. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные сферой распространения того или иного метода, его направленностью и т. п. [7]. Однако ни в одном из методов при описании процесса не предусмотрено применение цикла PDCA и риск-ориентированного мышления.

Подробно рассмотрим один из графических способов описания процесса в виде квалиграммы, но не в стандартном ее представлении, а с наложением цикла PDCA и риск-ориентированного мышления.

Квалиграмма позволяет показать последовательность действий в процессе, ответственность и информационные потоки в виде графической схемы [7]. При моделировании процесса, используя хронологическую последовательность действий, показывается взаимодействие участников, передача информации, использование необходимых ресурсов.

Данный способ описания имеет ряд преимуществ, которые делают его популярным [8]:

- наглядность и простота информации;

- наглядность и четкое распределение обязанностей между участниками процесса;

- выявление взаимодействия с другими процессами;

- полнота информации.

Рассмотрим данный способ описания процесса на примере процесса «Внутренний аудит» ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет», который изначально имел текстовое описание и блок-схему.

По текстовому описанию и блок-схеме была построена квалиграмма, в которой выделяется четыре этапа цикла PDCA. Для наглядности каждый этап цикла на схеме выделили соответствующим цветом: планирование (plan) – светло желтый, выполнение (do) – розовый, проверка (check) – голубой, воздействие (act) – светло зеленый (рис. 1).

Для данного процесса был разработан «Реестр рисков» (рис. 2), в котором были приведены 6 основных рисков, их последствия, вероятность, тяжесть, действия при возникновении и ответственные. Кроме того, поле каждого риска окрашивается в определенный цвет.

Рис. 1 – Квалиграмма процесса с циклом PDCA

Вероятность и тяжесть каждого из рисков были определены по трёхбалльной шкале [9]. По матрице вероятности и тяжести рисков определяем уровень каждого риска: - зеленый – минимальный уровень риска; - желтый – средний уровень риска; - красный – критический уровень риска.

Рис. 2 – Реестр рисков процесса «Внутренний аудит»

 

Все риски указываются на квалиграмме в виде цветных квадратов с номером риска (см. рис. 1). Цвет квадрата на квалиграмме соответствует цвету риска, указанного в таблице [10].  Они располагаются рядом с конкретным действием, в котором могут возникнуть.

Таким образом, при описании процесса совмещение элементов цикла PDCA и риск-ориентированного мышления с традиционным графическим представлением процесса в виде квалиграммы обеспечит непрерывное совершенствование процесса, позволит количественно и качественно оценивать риски при принятии решения, что приведет к повышению качества выполняемых работ и снижению затрат. Разработанные документы получаются компактные, наглядные и будут востребованы сотрудниками.

Список литературы / References

1. Дедух Л.Д. Анализ нормативной документации систем управления качества / Д.Л. Дедух, К.О. Полещук, Н.В. Мерзликина // Качество продукции: контроль, управление, повышение, планирование (г. Курск). – 2015. – С. 240–243.
2. ГОСТ Р ИСО 9000–2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – Введ. 2015–11–01. – М. : Стандартинформ, 2015. – 49 с.
3. Р 50-601-46-2004. Рекомендации. Методика менеджмента процессов в системе качества. – Введ. 2004. – М. 2004.
4. ГОСТ Р ИСО 31000- 2010. Менеджмент риска. Принципы и руководство. – Введ. 2011-09-01. - М.: Стандартинформ, 2012. – 19 с.
5. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования. – Введ. 01.11.2015. – М.: Стандартинформ, 2015. – 23 с.
6. Описание и идентификация процессов в менеджменте качества [Сайт]. URL: http://referatwork.ru/QM/section-11.html
7. Методы описания процесса для анализа и стандартизации [Сайт]. URL: http://pandia.ru/text/79/274/13703.php
8. Закирова А.Р. Управление процессами : учеб. Пособие. – Казань. – 2015. С. 87
9. ГОСТ Р ИСО/МЭК 31010-2011. Менеджмент риска. Методы оценки риска. – Введ. 01.12.2012. - М.: Стандартинформ, 2012. – 69 с.
10. Егорова Е.Н. Риски хозяйственной деятельности предприятий / Е.Н. Егорова, И.Н. Прохоров // Проблемы экономики и менеджмента. № 5 (9). 2012. С. 11 – 18.

Список литературы на английском языке / References in English

1. Deduh L.D. Analiz normativnoy dokumentatsii sistem upravleniya kachestva [Analysis of regulatory documents of quality management systems] / D.L. Deduh, K.O. Poleschuk, N.V. Merzlikina // Kachestvo produktsii: kontrol, upravlenie, povyishenie, planirovanie (g. Kursk). – 2015. – P. 240–243. [in Russian]
2. GOST R ISO 9000–2015. Sistemyi menedzhmenta kachestva. Osnovnyie polozheniya I slovar [Quality management systems. Fundamentals and vocabulary]. – Vved. 2015–11–01. – M. : Standartinform, 2015. – 49 P. [in Russian]
3. R 50-601-46-2004. Rekomendatsii. Metodika menedzhmenta protsessov v sisteme kachestva. [Recommendations. The method of management of processes in the quality system.] – Vved. 2004. – M. 2004. [in Russian]
4. GOST R ISO 31000- 2010. Menedzhment riska. Printsipyi i rukovodstvo. [Risk management. Principles and guidance.] – Vved. 2011-09-01. - M.: Standartinform, 2012. – 19 P. [in Russian]
5. GOST R ISO 9001-2015. Sistemyi menedzhmenta kachestva. Trebovaniya. [Quality management systems. Requirements.] – Vved. 01.11.2015. – M.: Standartinform, 2015. – 23 P. [in Russian]
6. Opisanie i identifikatsiya protsessov v menedzhmente kachestva [Description and identification of processes in quality management] [Site]. URL: http://referatwork.ru/QM/section-11.html
7. Metodyi opisaniya protsessa dlya analiza i standartizatsii [Methods for describing the process for analysis and standardization] [Site]. URL: http://pandia.ru/text/79/274/13703.php
8. Zakirova A.R. Upravlenie protsessami : ucheb. Posobie. [Process Management: Textbook. Allowance.] – Kazan. – 2015. P. 87
9. GOST R ISO/MEK 31010-2011. Menedzhment riska. Metodyi otsenki riska. [Risk management. Methods of risk assessment.] – Vved. 01.12.2012. - M.: Standartinform, 2012. – 69 P. [in Russian]
10. Egorova E.N. Riski hozyaystvennoy deyatelnosti predpriyatiy [Risks of economic activity of enterprises] / E.N. Egorova, I.N. Prohorov // Problemyi ekonomiki i menedzhmenta. # 5 (9). 2012. P. 11 – 18. [in Russian]