ПРОЕКТИРОВАНИЕ УЛУЧШЕННОЙ СХЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ ДОБЫВАЮЩЕЙ ОТРАСЛИ

Российская Н.С.

Бакалавр; Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М.П. Решетнева

ПРОЕКТИРОВАНИЕ УЛУЧШЕННОЙ СХЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ ДОБЫВАЮЩЕЙ ОТРАСЛИ

Анноатция

В данной статье приведен пример проектирование улучшенной схемы согласования первичной документации для предприятий добывающей отрасли. Данную схему можно использовать во всех предприятиях данной области для облегчения процесса движения и согласования первичной документации.

Ключевые слова: согласование, документ, диаграмма.

Rossiyskaya NS

Bachelor; Siberian State Aerospace University named after academician MF Reshetnev

IMPROVED DESIGN MATCHING CIRCUITS OF THE PRIMARY DOCUMENTATION FOR THE EXTRACTIVE INDUSTRIES

Abstract

This article is an example of the improved design of matching circuits of the primary documentation for the extractive industry. This scheme can be used in all enterprises of the region to facilitate the movement and coordination of primary documentation.

Keywords: agreement, document, diagram.

Анализируя одного из предприятий добывающей отрасли группа ИТ специалистов пришла к выводу, что система документооборота в том виде котором она существует на данный момент, не удовлетворяет требованиям предприятия.

Встал вопрос о внедрении системы автоматизирующей один из подпроцессов документооборота, а именно приемка и согласование первичной документации.

Коротко говоря о алгоритме данного процесса в том виде в котором он существует на данный момент можно выделить следующих учасников процесса: ответственный куратор, бухгалтерия, отдел ввода финансовой информации, финансово-экономический отдел, отдел документационного обеспечения.

На данный момент процесс согласования выглядит как «таскание» документов от подразделения к подразделению, а уровень автоматизации процесса достигает своего максимума в согласовании сканов документов через электронную почту.

Для построения новой автоматической системы согласования первичной документации была выбрана платформа IBM FileNet.

После выбора платформы мы перешли к этапу проектирования улучшенной схемы согласования первичной документации. Проектирование было произведено при помощи программы IBM Rational Rose. Для того что бы показать все возможности проектируемой системы были использованные такие диаграммы как: диаграмма вариантов использования (прецедентов), диаграмма состояний, диаграмма развертывания.

Проектируемая система представляется в виде пяти актеров, взаимодействующих с системой с помощью вариантов использования.

На рисунке 1 изображена диаграмма вариантов использования. В ней 5 актеров, и 3 варианта использования.

Актеры:

1) Куратор – лицо ответственное за получение, подготовку первичной документации и заведения ее в систему согласования.

2) ОВФИ – лицо ответственное за проверку первичной документации.

3) ФЭО - лицо которое заводит в Корпоративной системе реестр платежа.

4) Бухгалтерия – лицо согласующее и ответственное за проведение платежей.

Рис. 1 - Диаграмма вариантов для системы согласования первичной документации

Проектируемая система включает в себя такие варианты использования как:

1) Заведение первичного документа в системе: Самая объемная часть работы. Включает в себя автоматизацию распознавания первичной документации, верификацию данных, перенос верифицированных данных в систему согласования и заведение С\Ф в системе SAP R/3.

2) Согласование документации: Процесс затрагивающий несколько актеров, которые проверяют правильность заведения документа в системе.

3) Отработка и проверка замечаний:  Процесс затрагивающий в большей части куратора, который получает документ на доработку.

4) Проверка факта оплаты: затрагивает куратора и бухгалтерию.

Данная диаграмма позволяет наглядно увидеть доступные варианты использования для каждого из актеров, задействованных в работе с системой.

Находясь в конкретном состоянии, объект может выполнять определенные действия. Например, может генерировать отчет, осуществлять некоторые вычисления или посылать событие другому объекту. С состоянием можно связывать действия пяти типов: деятельность, входное действие, выходное действие, событие и история.

Диаграмма состояния для классов показана на рисунке 2. Стоит отметить, что для большей наглядности была создана общая диаграмма состояний.

Рис. 2 - Диаграмма состояний

Согласно созданной диаграмме система согласования документации имеет множество действий. На диаграмме изображены только те действия, которые будут использованы при функционирование программы на предприятии, на котором данная система будет реализоваться.

Представленная на рисунке 3 диаграмма отображает размещение на предприятии аппаратной части системы, то есть «железа».

Рис. 3 – Диаграмма развертывания

Из диаграммы видно, что система согласования документации будет установлена по технологии «клиент-сервер» на несколько серверов и будет использоваться несколько разных программных продуктов. Это позволяет организовать одновременный доступ нескольких операторов ПК, в данном случае четырем, к базе данных.

На этом этап проектирования был завершен, после него будет происходить ввод данной улучшенной системы согласования первичной документации на предприятии добывающей отрасли. На данный момент система реализована и находится в состоянии тестирования.