ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ И РАЦИОНАЛЬНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ СТРАХОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Авилов И. В.

Аспирант, Воронежский государственный педагогический университет

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ И РАЦИОНАЛЬНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ СТРАХОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Аннотация

В статье освещаются  задачи функциональной подсистемы информационного сопровождения страховой деятельности. Назначение системы, а также цели,  которым  должна соответствовать функциональная подсистемы  обработки страховой документации. Статья содержит сравнительный анализ типовых подсистемы страховой компании, рассматривает вопросы документооборота, движение информационных потоков. затрагивает особенности ведения  страховой деятельности через разные формы, касается практических вопросов, связанных с функционированием информационной системы. Делается вывод о рациональности использования системы обработки страховой документации.

Ключевые слова: Информационные потоки, информационная система, страховая деятельность.

Avilov I.V.

Postgraduate student Voronezh State Pedagogical University

ECONOMIC CONDITIONS AND RATIONALITY OF THE INFORMATIONAL SYSTEM USAGE IN THE PROCESSING OF THE INSURANCE DOCUMENTATION

Abstract

The article is devoted to the aims of the functional subsystem of informational support of the insurance activities, the purpose of the system, and also the aims the functional system of information processing of insurance documentation should correspond to. The article contains the comparative study of the typical subsystems of the insurance company. It covers the questions of the document flow, the move of the information traffic. The peculiar things concerning different forms of insurance activity are also described in the article as well as practical questions of the functioning of the informational system. We are making conclusion on the question is it rational to use the system of the processing of the insurance documentation. 

Keywords: Informational traffic, informational system, insurance activity.

Одной из необходимых предпосылок создания эффективной системы обработки страховой документации являются четкие и скоординированные движения информационных, финансовых и материальных потоков в системе обеспечения процесса страхования. Особенности их кругооборота в страховой компании предопределяются, с одной стороны, признаками страхования как экономической категории, спецификой страхования как вида хозяйственной деятельности, действующей системой государственного регулирования страхового рынка, с другой стороны, особенностями  стратегического и оперативного управления страховщика.  Информационные, финансовые и материальные потоки страховой компании отличаются своей неоднородностью. Наиболее насыщены среди них финансовые и информационные потоки. Схемы взаимосвязей потоков отличаются значительной сложностью, и к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению.  Доказывает это тот факт, что зачастую в страховом деле одновременно при реализации страхового продукта взаимодействуют: страховщик, страхователь, застрахованный, выгодоприобретатель, сеть страховых посредников, перестрахователь, перестраховщик, кредитно-финансовое учреждение, андеррайтер, сюрвейер, аварийный комиссар, территориальные и федеральные фонды и т.д. [1]. В данной ситуации для любого из перечисленных субъектов страхового рынка важны следующие моменты для принятия оптимального решения: мощные коммуникации, системы и средства поиска информации, аналитический аппарат ведения страхового дела, средства идентификации и контроля доступа, средства доставки продукта конечному потребителю, т.е. факторы стратегического менеджмента страховой компании. Существенное влияние на взаимоотношения субъектов страхового рынка кроме факторов внешней среды и непосредственного окружения оказывают внутренние факторы страховой компании [2] , основным из которых и является система обработки документация. Ввиду вышеизложенного, анализ  классификации потоков и анализ их сложности и важности для действующих на рынке страховых субъектов, является важной целью для постановки задачи и конкретных  целей. Под информационным потоком будем понимать направление движения сообщений в системах между ними и внешней средой, характеризующееся особой периодичностью, объемом, скоростью передачи, носителем информации и необходимое для планирования, координации и контроля состояния всей системы [3]. Страховые информационные потоки – это информация, необходимая для осуществления страховой деятельности и создаваемая в результате такой деятельности. К необходимой информации в первую очередь относится информация, существенная для проведения сбытовой деятельности и выработки стратегии страховой компании. Такая информация может быть использована не только в страховых компаниях, но и в других сферах предпринимательской деятельности для принятия решений и оценки рисков [4]. Классифицировать  информационные потоки страховой компании можно следующим образом:

 

Для организации сбытовой деятельности, особую важность приобретает вопрос деления информационных потоков сбытовой системы на внешние и внутренние

Рис. 1 - Информационные потоки страховой компании

Внешние информационные потоки сбытовой системы страховщика содержат информацию, поступающую в страховую компанию из источников, находящихся в информационном поле за пределами страховой организации  (входящие информационные потоки) или передающуюся другим субъектам страхового рынка (исходящие информационные потоки). Среди внешних потоков выделены те, которые имеют преимущественно сбытовую направленность и связаны с общепризнанной в западной и российской практике страхования моделью [5].  Под внутренними информационными потоками в данном исследовании понимаются процессы, происходящие внутри страховой компании, которые связаны с реализацией страховой услуги, а именно, связанные с созданием страховой услуги, актуарными расчетами страховой тарифа, продвижением услуги на рынок, выбором рынков сбыта и систем распространения. Внутренние сбытовые информационные потоки содержат информацию, передающуюся в рамках страховой компании от одного департамента (отдела или группы) к другому и активно влияющую на сбытовую стратегию конкретных страховых услуг. А поскольку каждая страховая компания обладает индивидуальной организационной структурой и особенностями делопроизводства при распространении страховых услуг, представляется целесообразным разделить всю совокупность внутренних сбытовых информационных потоков на три основные группы [6]: кадры, финансы, учетные документы – присутствующие в любой страховой компании, независимо от ее специализации и внутреннего устройства. Информационная система страховой компании имеет большое значение для эффективного ее функционирования, поскольку она обеспечивает: актуальность циркулирующей информации, содержание потребности в страховой информации, информационную связь между подразделениями страховой компании, а также обязательность при передаче информации. Построение информационной системы страховой компании должно быть индивидуальным в зависимости от объема выполняемых задач  и существующей структуры организации страховой компании.

Основным направлением повышения эффективности информационной системы видится использование автоматизированных пакетов программ по хранению, обработке и использованию информации. Основной базой финансового анализа являются финансовые отчеты, представляемые предприятиями и организациями внешним пользователям, включая инвесторов. Система показателей об имущественном и финансовом положении, а также финансовых результатах деятельности хозяйствующего субъекта за отчетный период представлена в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Финансовая отчетность – это законодательно установленные документы, отражающие активы, реальное имущество компании, источники их формирования. Отчетность является информационной базой для принятия решений финансового характера. Основное требование к информации, представленной в отчетности заключается в том, чтобы она была полезной для внешних и внутренних пользователей, т. е. чтобы эту информацию можно было использовать для принятия обоснованных деловых решений. Чтобы быть полезной, информация должна отвечать соответствующим критериям: Для того чтобы данные отчетности могли использоваться для принятия решений, они должны быть достоверными, релевантными, надежными, интерпретируемыми. Достоверность бухгалтерской отчетности подтверждается тремя критериями получения данных, приведенных в финансовой отчетности: учет ведется в соответствии с действующими нормативными и правовыми актами; для всех операций имеются оправдательные (подтверждающие) документы; отчетность составлена на основании данных, отраженных в первичных документах. В то же время следует отметить, что понятие достоверности бухотчетности относительно, на что влияет много вариантность представления фактической ситуации, множественность и субъективность оценки, вариабельность счетных алгоритмов и представления результатов.

Отчетные данные финансовой отчетности рассматриваются как релевантные, если они: своевременны, то есть поступают пользователю в нужном объеме и в нужное время; обладают прогностической ценностью, их можно использовать для прогнозирования наиболее вероятного развития событий в отношении субъекта, представившего свою отчетность; могут быть использованы в системе обратной связи, то есть данные можно использовать для подтверждения, опровержения или корректировки ранее сделанных шагов в отношении данной фирмы; представлены в оценке и виде, пригодном для использования в управленческом процессе. Надежность финансовых данных значит, что на полученные результаты можно полагаться при принятии управленческих или финансовых решений. Как правило, считают, что надежной будет та информация, которая в достаточной степени свободная от ошибок и субъективных пристрастий. Достаточный уровень надежности данных, может быть, достигнут, если: данные проверяемы, что достигается точным исполнением общих и внутренних регламентирующих документов; данные в полной мере отражают характеристики изучаемой генеральной совокупности; данные подготовлены и представлены объективно, без личностных оценок и пристрастий. Интерпретируемость (или воспринимаемость) является одним из наиболее существенных требований, предъявляемых к данным финансовой отчетности. То есть экономический смысл показателей, алгоритмы их вычисления и определения, допущения и ограничения, к ним относящиеся, должны быть ясны или точно оговорены. В ходе формирования отчетной информации должны соблюдаться определенные условия составления отчетной информации:  Оптимальное соотношение затрат и выгод, означающее, что затраты на составление отчетности должны корреспондироваться с выгодами, получаемыми организацией от представления этих данных заинтересованным лицам (внешним или внутренним пользователям).

Консерватизм отчетности который предполагает, что документы не должны допускать завышенной оценки активов и прибыли и заниженной оценки обязательств. Конфиденциальность требует, чтобы отчетная информация не содержала данных, которые могут нанести ущерб конкурентным позициям компании. Данные, указанные в бухгалтерском балансе, представляют историческую стоимость активов, т.е. стоимость на момент их создания или приобретения. Однако, к примеру, запасы могут устаревать, портиться на складе или попросту отсутствовать; основные средства могут при высокой учетной стоимости иметь фактически нулевую рыночную стоимость, а дебиторская задолженность может оказаться «мертвой», невозможной к получению (дебитор, как хозяйствующий субъект прекратил свою деятельность). Поэтому, когда проводится анализ финансовой отчетности организации, аналитику необходимо уметь интерпретировать данные этой отчетности. Исходя из выше изложенного можно сделать следующий вывод: задача функциональной подсистемы информационного сопровождения страховой деятельности  заключается в разработке системы оперативного учёта договоров страхования, а так же четкой и без ошибочном формирование отчётности. Назначение системы заключается в автоматизации учёта договоров страхования, и финансовой отчетности по данным договорам. Система предназначена для повышения уровня организации  страховых процессов. Система позволит накапливать информацию о страховании отдельных граждан, формировать бланки договоров, разрабатывать без ошибочные не триповые страховые продукты.

Система должна включать данные о застраховавшихся клиентах и страховых агентах, объекте страхования, страховой сумме, тип распределения агентского вознаграждения, канале продаж,  а так же необходимыми данными системы будут являться сведения о договоре страхования, то есть о номере договора, сроках его заключения, страховом агенте его заключившем.

Целями данной функциональной подсистемы является:

1. повышение качества обработки информации.
2. обеспечение перевода в электронную форму подавляющего большинства производственных функций страховых агентов, связанных со страхование имущества граждан;
3. повышение уровня организации работников страховой компании, уровня контроля достоверности и своевременности договоров страхования имущества граждан;
4. экономия материальных и трудовых ресурсов, обеспечивающих страхование имущества граждан;
5. улучшение качества и минимизация временных затрат на проверку документов и оформление договоров страхования имущества граждан;
6. сокращение времени поиска необходимой информации и оформленных договоров страхования имущества граждан;
7. упрощение доступа к информации о страховании имущества граждан;
8. сокращение бумажных архивов.

Все это в целом, призвано обеспечить более высокий уровень функциональности, гибкости, надежности и удобства при использовании корпоративной информационной системы.

Литература

1. Митрохин В.К. Некоторые вопросы организации информационно-аналитического обеспечения субъектов страхового рынка России //  http://it2b.ru/blog/arhiv/611.html
2. Николенко Н.П. Стратегическое управление страховой компанией // Управление в страховой компании, №2, 2008, с. 18–21.
3. Теняков Б. В. Использование страховой информации для принятия решения предпринимательских рисков // Финансовый бизнес, №8, 1997, стр.36.
4. Буравцева Т. Б. Экономические аспекты автоматизации работы страховой компании. / Деловой партнер, №6, июнь, 1997, стр.22-26.
5. Турбина К.Е. Теория и практика страхования. Учебное пособие // М.: Анкил, 2003. – 704 с.
6. Зубец А.Н. Страховой маркетинг в России: Практическое пособие // М.: Центр экономики и маркетинга, 1999. – 344 с.