ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

Игемберлина А.К.¹, Баймульдин М.К.²

¹Магистрант, ²кандидат технических наук, доцент, Карагандинский государственный технический университет

ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

Аннотация

В статье рассмотрено – необходимость и преимущества автоматизации документации системы менеджмента качества высшего учебного заведения с целью улучшения функционирования и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

Ключевые слова: автоматизация, документация, система менеджмента качества, высшее учебное заведение.

Igemberlina А.К.¹, Baimuldin М.К.²

¹Undergraduate, ²candidate of technical science, docent, Karaganda State Technical University

BENEFITS OF THE DOCUMENTATION AUTOMATION IN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF HIGHER EDUCATION

Abstract

The article describes the necessity and benefits of the documentation automation in quality management system of higher education in order to improve the operation and maintenance of quality management system in appliance with ISO 9001:2008.

Keywords: automation, documentation, quality management system, the higher education institution.

В РГП на ПХВ «Карагандинский государственный технический университет (КарГТУ)» разработана, документирована, внедрена, сертифицирована (2004 г.), ресертифицирована (2007 и 2010 гг.) и поддерживается в рабочем состоянии система менеджмента качества (СМК) с областью распространения в отношении «разработки и предоставления образовательных услуг по подготовке специалистов с высшим профессиональным образованием в соответствии с государственными общеобязательными стандартами образования по специальностям и направлениям в соответствии с областью лицензирования и государственной аккредитации», постоянно улучшается ее результативность в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008.

Распределение обязанностей и ответственности руководства и исполнителей, порядок взаимодействия подразделений и служб при выполнении функций и решении задач по вопросам обеспечения качества образовательной услуги определяет и описывает документация СМК.

В рамках СМК университета функционируют следующие виды документации:

- политика в области качества;

- цели в области качества;

- руководство по качеству;

- документированные процедуры;

- стандарты организации;

- методические инструкции и т.д.

Работа СМК строится на выполнении широкого спектра задач. Для этого требуется и высокая корпоративная культура, и ясное осознание всеми сотрудниками своей роли в деятельности университета, и ответственность каждого сотрудника за результативность работы всего учреждения. Добиться этого бывает достаточно сложно, да и в любом случае – на это уходят месяцы и годы.

При этом стандарт требует построения "Документированной СМК" и ведения обязательных записей по качеству. А это часто приводит к тому, что значительная часть времени сотрудников тратится на заполнение различных форм, отчетов, справок по деятельности.

Конечно, нельзя отрицать важность фиксирования всех этапов деятельности, но лавинообразное увеличение рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением тех или иных бумаг, быстро сводит "на нет" весь энтузиазм работников, заменяет творческий процесс канцелярской работой.

Таким образом, образовательное учреждение может попасть в ситуацию, когда система менеджмента качества становится самоцелью, идет поддержание системы менеджмента качества ради поддержания сертификата, а это в корне противоречит духу стандарта.

Поэтому решение этой задачи может дать мощный толчок к совершенствованию системы управления организацией в целом, приближения ее к общепринятой мировой практике.

Внедрение средств автоматизации, ориентированных на документационную составляющую СМК позволит снизить нагрузку на сотрудников по выполнению рутинных операций, даст в руки менеджерам эффективные средства контроля за состоянием системы менеджмента качества в университете, повысит ответственность и исполнительскую дисциплину.

Автоматизированная система управления документацией представляет собой совокупность технических и программных средств, а также нормативного обеспечения, для которых установлены процессы и методы создания, обработки и хранения документации.

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. К примеру, возьмем процесс управления документами. Итак, документы создаются для описания процесса выполнения работы, т.е. отражают типовые приемы работы и правила, принятые в учреждении. Известно, что такие документы создаются не для руководителей, а для сотрудников организации, поэтому каждый документ имеет большое число копий (идеальный вариант – 1 документ на 1 сотрудника), которые своевременно передаются всем, кто имеет отношение к описанному в нем процессу. Документы необходимо своевременно актуализировать. И независимо от того, переписаны этапы процесса или добавилась всего лишь одна строчка на 15 странице документа, его необходимо согласовать и поставить подпись высшего руководства. После чего сделать всем новые копии и раздать/заменить.

Автоматизация процессов документооборота существенно сократило время сотрудников и затраты на расходные материалы. Например, с помощью системы электронного документооборота (СЭД), не надо распечатывать документ и бегать с ним по всему предприятию и выстаивать в очередях, для того чтобы собрать подписи. А затем делать бесконечное число копий этого документа и всем его раздавать. Автоматизация документооборота предоставляет возможность разослать документ через внутреннюю АИС, а также, при необходимости, опубликовать ее на портале организации. Кроме этого, СЭД позволит создать единое хранилище документов. Данные, ранее хранившиеся в виде файлов на компьютере, незащищенные от чьего-либо изменения или случайного удаления, теперь будут всегда защищены, например, посредством разграничения прав доступа. Таким образом, работа с документами становится более простой и защищенной.

Но для развития СМК недостаточно описать процессы университета в документах, нужно также отслеживать их исполнение. В рамках анализа деятельности учреждения регулярно проводятся внутренние аудиты. Их задача – выявлять несоответствия фактического выполнения процесса с прописанной технологией. По результатам аудита разрабатываются корректирующие и/или предупреждающие действия. К концу учебного года высшее учреждение имеет одну папку с отчетами о проведении аудита, и вторую – с документами, в которых отражается: что, кому и когда сделать для устранения несоответствия и предотвращения его появления в будущем. С таким количеством бумажных документов можно пропустить или даже забыть о контроле выполнения какой-либо работы по устранению несоответствия. Вместе с этим, каждый ответственный за качество может в любой момент запросить развернутый анализ по своему участку СМК. В этом случае, все документы в папках срочно пересматриваются, а данные переносятся в итоговый отчет. Это требует немало времени и усилий.

Поэтому СЭД  максимально сократит предоставления отчетов. Эффективностью такой работы будут довольны: и исполнители, и ответственные за качество, и руководство.

Автоматизация работы СМК позволит решить следующие задачи:

- структурировать процесс работы с документами СМК;

- сократить трудоемкость (исправить, согласовать, подписать, сделать копии, всем раздать – этот процесс будет автоматизирован);

- уменьшить материальные затраты на распечатывание и копирование;

- создать единое хранилище документов;

- защитить документы от потери, а также от несанкционированных исправлений;  и копирования;

- оптимизировать работу по планированию и проведению внутренних аудитов;

- контролировать исполнительскую дисциплину по устранению несоответствия;

- анализировать результаты, полученные в ходе внутренних аудитов и фиксировать их в отчетах;

- сократить время формирования отчетов по работе СМК.

Однако плохо организованный проект внедрения системы электронного документооборота может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

Стоит отметить основные критерии, которые должен учесть университет, при выборе такой системы:

Наличие блока управления электронными документами и его соответствие требованиям Стандарта ИСО 9001:2008 по управлению документацией.

1. Возможность оперативного получения отчетов по результатам деятельности ответственными лицами учреждения.

2. Ориентация системы на вовлеченность в нее всех сотрудников организации.

3. Простота и удобство работы сотрудников с системой, удобный и понятный интерфейс.

4. Возможность интеграции выбранной системы с существующей информационной инфраструктурой вуза.

5. Гибкие возможности настройки под требования университета.

Эффективная система менеджмента качества может быть построена только в том случае, когда все сотрудники как единый организм работают над задачами повышения качества своей деятельности. Причем цели и задачи доведены до всех, правила понятны всем, методы взаимодействия отлажены, средства контроля существуют и эффективны.