АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА НАЗНАЧЕНИЯ СТИПЕНДИЙ С ПОМОЩЬЮ МОДУЛЯ «СТИПЕНДИЯ» ДЛЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ВУЗА (НА ПРИМЕРЕ ДАГЕСТАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА)
Магомедова П.Р.1, Лачинов Н.З.2
1,2 Магистр по направлению «Информационная бизнес – аналитика», Дагестанский государственный университет
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА НАЗНАЧЕНИЯ СТИПЕНДИЙ С ПОМОЩЬЮ МОДУЛЯ «СТИПЕНДИЯ» ДЛЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ВУЗА (НА ПРИМЕРЕ ДАГЕСТАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА)
Аннотация
В данной статье рассказывается о системе «Стипендия», которая позволяет полностью автоматизировать процесс ее назначения, с момента заполнения студентом электронного заявления, до момента формирования ректором приказа. Рассказывается также о возможности интеграции данного модуля с иными функционирующими внутривузовскими системами.
Ключевые слова: информационная система, стипендия, модуль, web-приложение, приказ, электронное заявление, автоматизация.
Magomedova P.R.1, Lachinov N.Z.2
1,2 Master in "Business Information - analyst", Dagestan State University
AUTOMATING THE PROCESS OF APPOINTMENT OF SCHOLARSHIPS BY THE MODULE "SCHOLARSHIP" FOR ANALYTICAL SYSTEM OF THE UNIVERSITY (ON AN EXAMPLE OF DAGESTAN STATE UNIVERSITY)
Abstract
This article describes a system of "scholarship" that allows you to fully automate the process of appointment, from the time of filling online application by a student, until the formation of the order by the rector. Also the integration of the module with other functioning intrahigh systems is described.
Keywords: information system, Scholarship module, web-application, order online application automation.
Современный период развития общества характеризуется сильным влиянием на него компьютерных технологий, глобальной информатизацией и непрерывной их сменой, которые проникают во все сферы человеческой деятельности, обеспечивают распространение информационных потоков в обществе, образуя глобальное информационное пространство. Неотъемлемой и важнейшей частью этих процессов является компьютеризация образования и процессов, протекающих в высших учебных заведениях. Ключевую роль во всем этом играют информационные системы, под которыми понимают совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств в максимально короткие сроки. Автоматизация не обошла стороной и внутренние процессы университета, в том числе автоматизацию процесса назначения стипендий [1].
На сегодняшний день выделяют следующие виды стипендий: стипендии Президента Российской Федерации и специальные государственные стипендии Правительства Российской Федерации; государственные академические стипендии; государственные социальные стипендии; именные стипендии. Любая из перечисленных стипендий предназначена для поддержания студента на период обучения. Естественно размер стипендий разный , как и условия их назначения [3].
Основанием для выплаты стипендии является приказ ректора университета о ее назначении. Приказ готовит Управление по учебно-методической работе на основании документов, удостоверяющих принадлежность студента к льготной категории, ели выплата касается социальной стипендии, и иных документов. Документы, которые следует предоставить в институт (учебную часть филиала), и процедура их получения для каждой стипендии разные [4].
В качестве основных компонентов разрабатываемого модуля «Стипендия» выступают программные модули и руководство пользователя.
Программа для автоматизации процесса назначения стипендий построена по модульному принципу. Модульность является основным инструментом структурирования программного изделия, облегчающим его разработку, отладку и сопровождение.
Для разработки, данной системы использовалась метод Microsoft Solutions Framework, объектно-ориентированный язык программирования Java с использованием базы данных EMS SQL Manager for PostgreSQL. Система имеет двух модульную структуру: 1 часть предназначена для работы студента и стипендиальной комиссии, а 2 для работы администратора. Таким образом, 1 часть включает в себя следующие основные модули:
I. $Glav=’Главная страница’, которая включает в себя следующие unit:
- Unit 1. Отвечает за авторизацию и аутентификацию пользователя в системе.
- Unit2. Отслеживает успеваемость студентов.
- Unit3. Данный модуль предназначен для назначения стипендии.
- Unit4. Фиксирует посещаемость студента.
- Unit1 «Семестр», позволяет студенту выбрать один из уже прошедших семестров, для просмотра своей успеваемости.
- Unit2 формирует рейтинг успеваемости студентов.
- Unit3 предоставляет Анализ успеваемости студента отраженный в виде диаграммы.
- Unit4 предоставляет возможность SMS- оповещение.
III. $Stip=’Стипендия’, данная страница включает в себя полную информацию о стипендии, позволяет студентом встать в электронную очередь при назначении социальной стипендии, также предоставляет дополнительную информацию о том на какую еще стипендии он может рассчитывать, она состоит из:
- Unit1 «Новости о стипендиях».
- Unit 2 «Нормативно-правовые документы».
- Unit3 «Виды стипендий».
- Unit 4 «Электронная очередь», формирует упорядоченную очередь поданных заявлений по возрастающей схеме критериев.
- Unit 5 «Подать заявление», данный unit позволяет студенту заполнить электронную форму заявления, на основе которого студент попадает в электронную очередь.
IV.$Poceshenie=’Посещение’, данный раздел предоставляет информацию о посещаемости студента, о количестве его пропусков, оформленный в виде статистики и включает в себя следующие модули:
- Unit 1«Новости»;
- Unit 2 «Статистика»;
- Unit 3 «Модуль Анализ».
- V. $Vixod= ‘Выход’.
Для первоначального запуска программы необходимо зайти в браузер ввести адрес в адресной строке www. Dgu.ru\stependei и перейти на данную страницу.
После запуска Java- приложения на экране появится главное окно web - приложения, которое является связующим звеном между пользователем и функциональными подсистемами приложения. Для того, чтоб пользователь (студент) осуществил вход в систему ему необходимо ввести: фамилию, имя, отчество и № зачетной книжки. При этом № зачетной книжки является ключевым полем, по которому система распознает факультет, декана факультета, специальность и курс, а также оценки студента за прошедшие семестры.
После заполнения всех полей, студент попадает в главное окно программы, где расположены 3 вкладки: успеваемость, стипендия и посещаемость. Вкладка стипендия позволяет студенту ознакомиться с имеющейся у него академической стипендией и заполнить заявление на социальную стипендию.
После входа, студент попадает в окно приложения, где формируется заявления студента, в котором также студент может узнать какая стипендия в каком размере ему назначена.
Для того чтобы заполнить заявление на социальную стипендию студенту необходимо выбирать ту или иную социальную категорию и прикрепить сопроводительные документы, подтверждающую данную социальную категорию. Если возникают вопросы с тем, какие именно документы необходимо прикрепить к данному заявлению, то нужно обратиться к кнопке «Справка» где располагается справочной информации о том, какие именно документы по выбранной социальной категории необходимо приложить к данному заявлению с примерами в виде образцов.
После выбора социальной категории, система автоматически формирует заявление студента. Таким образом, работа студента сводиться к тому, что он осуществляет вход в систему, выбирает социальную категорию и крепит соответствующие документы, подтверждающие, данную категорию все остальное система выполняет самостоятельно.
После того как выбрана категория и прикреплены необходимые документы, активируется кнопка «Отправить». После отправки студентом заявления, оно поступает на рассмотрение стипендиальной комиссии. Члены стипендиальной комиссии осуществляют вход в систему путем ввода фамилии и пароля.
После входа в систему появляется список студентов, подавших заявление на соц. стипендию и список вкладок, такие как «Одобренные», «Отклоненные», «Социальные категории» и «Подписывающие». При этом система сама сортирует и формирует список заявлений по наиболее приоритетным социальным категориям и выдает его для просмотра комиссии.
После просмотра всех заявлений, комиссия одобряет те заявления, которые проходят квоту. Данные заявления перемещаются во вкладку «Одобренные».
Во вкладку «Отклоненные» попадают те заявления, которые комиссия не одобрила. Вкладка «Социальные категории» позволяет добавлять и удалять те или иные социальные категории, которая облегчает данный процесс за счет того, что позволяет не копаться в программном коде и менять структуру системы. Вкладка «Подписывающие», позволяет добавлять и удалять членов стипендиальной комиссии.
После того как стипендиальной комиссией одобрены заявления формируется приказ на список одобренных студентов, при этом система автоматически группирует данный список по специальностям и курсам.
Разработанная нами информационная система имеет клиент-серверную архитектуру, согласно которой имеется клиентское приложение (браузер), web-сервер, который включает в себя сервер - страниц и сервер – транзакций и соответствующие базы данных для каждого сервера.
Данный программный продукт можно интегрировать с такими системами вуза (которые непосредственно функционируют на сегодняшний и которые начнут свое функционирование в скором будущем) как:
- Электронная система «Деканат», которая позволит нашей программе считывать информацию об успеваемости студентов и количестве их пропусков с системы «Деканат» для формирования академической стипендии и пополнения вкладки «Посещаемость».
- С системой электронного документооборота, которая обеспечит процесс обмена всех электронных заявлений и приказов между факультетами и ректоратом.
- С банковской системой, которая позволить автоматически отсылать данные о студентах из модуля «Стипендия» в банковскую базу данных для начисления студентам стипендии на банковские карты [2].
Данная интеграция и применение выше перечисленных систем позволит полностью автоматизировать информационные потоки ВУЗа, что в разы позволит облегчить работу сотрудников.
Литература
- Ильдар Хабибуллин. Java 7. Издательство: БХВ-Петербург, 2012.
- Информационная система «Электронный университет». [Электронный ресурс] URL: http://ios.dgu.ru/
- Министерство образования и науки Российской Федерации [Электронный ресурс] URL: http://минобрнауки.рф/
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.
References
- Il'dar Habibullin. Java 7. BHV-Peterburg, 2012.
- Informacionnaja sistema «Jelektronnyj universitet». [Electronic resource] URL: http://ios.dgu.ru/
- Ministerstvo obrazovanija i nauki Rossijskoj Federacii [Electronic resource] URL: http://minobrnauki.rf/
- Federal'nyj zakon Rossijskoj Federacii ot 27 ijulja 2006. N 149-FZ.