Open Offices in Government Institutions: Practice of Russian Regions

Современные условия функционирования органов государственной власти и государственных учреждений требуют от них оперативного внедрения изменений, совершенствования и оптимизации деятельности в целях, с одной стороны, повышения качества оказываемых услуг, цифровизации сервисов, открытости и бережливого сервиса, с другой стороны – сокращения издержек и неэффективных расходов, повышения финансовой автономности. Одним из инструментов достижения актуальных задач является использование офисов открытого типа. В последние годы наблюдается развитие и рост популярности концепции офисов открытого типа по всему миру. Основная идея подобных офисов заключается в создании открытого пространства, где сотрудники могут свободно общаться и работать над своими проектами. Многие организации, начиная от мелких стартапов и до крупных корпораций, прибегают к открытым офисным пространствам для стимулирования креативности, коммуникации и сотрудничества сотрудников. В последнее время государственные учреждения России также начали внедрять открытые офисные пространства в своих зданиях.

Цель исследования – изучение основных характеристик открытых офисных пространств, их преимуществ и недостатков, а также анализ существующего опыта использования таких офисов в государственных учреждениях России.

Открытые офисы – это пространства без перегородок и кабинетов, когда все сотрудники работают за общими столами или в непосредственной близости друг от друга. Главное общее обозначение – минимализм, в отсутствие стен визуальное и акустическое воздействие объединяет всех сотрудников. В зависимости от потребностей организации пространства могут быть организованы разными способами: совмещенными рабочими столами, «островками» из столов, зонами для групповой работы. Офисы открытого типа в этом здании позволяют оперативно передавать информацию, экономить рабочую зону и проводить различные мероприятия вместе.

В Москве и других крупных городах России недавно начали проекты по переходу к открытым офисам. Федеральная налоговая служба России, центральный банк России, Министерство экономического развития России, МЧС России, внедрили открытые офисы в свою работу. В аппарате представительных органов субъектов, таких как Москва, Московская и Санкт-Петербургская думы, также перешли на открытые офисные пространства для создания единого информационного пространства.

В Министерстве образования Российской Федерации также используется рабочее пространство на основе концепции офисов открытого типа, где все сотрудники работают в одном общем пространстве. В результате увеличилась быстрота передачи информации и повысилась эффективность командной работы. Другой опыт заключается в том, что физический раздел между отделами сокращается, что в свою очередь ведет к более быстрой и гибкой реакции коллектива в целом.

В Российской национальной библиотеке также было сделано пространство открытых офисов. Сотрудники могут свободно общаться, обмениваться опытом и расширять свою сферу знаний. При этом гибкая планировка помещения позволила увеличить количество работников на территории библиотеки и уменьшить время на поиск нужного человека или документа.

Внедрение подобной концепции в единые центры предоставления государственных и муниципальных услуг положительно повлияло на работу сотрудников и качество обслуживания населения. Здесь пространство было промежуточным между понятиями замкнутости и полной открытости. Кабинеты сделали открытыми, но также сделали небольшие уютные зоны поблизости, где каждый сотрудник может сконцентрироваться на своих делах. Благодаря этому увеличилась скорость и качество предоставляемых услуг

Для исполнительных органов, как например, муниципальное образование «Новое Отечество» в Московской области, которое внедрило инновационную планировку своего административного здания, используются различные зоны для работы на кроватях, надувных креслах, на скамейках и на фитболах.

Органы власти регионов также видят огромный потенциал в открытых офисах, Администрация города Ярославль применила подобный опыт для оптимизации работы городских служб управления. Офисы с открытыми пространствами созданы в государственных учреждениях Челябинской, Новгородской, Ленинградской областях и других.

Основной целью применения открытых офисов в органах власти является оптимизация их работы, ускорение принятия решений, а также создание более комфортной среды для общения и работы сотрудников

Открытые офисы органов власти России обладают рядом преимуществ перед традиционными закрытыми кабинетами

1) Увеличение скорости передачи информации, что, в свою очередь, повышает производительность труда и позволяет реагировать на события и проблемы оперативнее;

2) Повышение скорости решения текущих вопросов, так как более легко обратиться напрямую к должностным лицам;

3) Создание непринужденной атмосферы для обмена опытом и обсуждения идей. Использование открытых офисов особенно продуктивно в сферах творчества, культуры, образования, в учреждениях, оказывающих услуги населению;

4) Экономия рабочего пространства. Так как стены и перегородки не заполняют пространство, офисы открытого типа обычно требуют меньше метра площади, что позволяет сэкономить ресурсы;

5) Более быстрая и легкая адаптация новых сотрудников. Безбарьерное общение с коллегами упрощает процесс адаптации новичков и облегчает их профессиональное развитие;

6) Снижение расходов на аренду офисных площадей и обслуживающий персонал;

7) Высокая гибкость планировки. Открытые офисные пространства позволяют легко и быстро вносить изменения в планировку помещения с учетом меняющихся специфических нужд каждого учреждения.

Тем не менее использование открытых офисов в органах власти России также имеет свои недостатки и вызывает определенные критические мнения

Необходимо учитывать оценку условий труда при организации рабочего пространства в подобных офисных пространствах. Рассмотрим некоторые ключевые факторы, влияющие на самочувствие сотрудников.

Одной из основных проблем открытых офисов является отсутствие конфиденциальности

Еще одним ключевым фактором, влияющим на самочувствие сотрудников в офисах открытого типа, является качество воздуха. Плохое качество воздуха может привести к головным болям, усталости, увеличению количества респираторных заболеваний и другим проблемам со здоровьем, которые могут повлиять на производительность и удовлетворенность сотрудников.

В открытых офисах естественное освещение часто ограничено, что может привести к перенапряжению глаз и головным болям. Кроме того, плохо спроектированное освещение может создавать блики на экранах компьютеров, что затрудняет эффективную работу. Планировка открытого офиса также может оказать существенное влияние на самочувствие сотрудников. Плохо спроектированные рабочие места могут привести к тесноте, что со временем может вызвать физический дискомфорт и даже травмы. Работодатели должны работать над созданием рабочего пространства, которое способствует совместной работе, а также обеспечивает конфиденциальность, комфорт и безопасность сотрудников.

К недостаткам использования открытых офисов, которые наиболее существенно влияют на рабочий процесс, можно отнести:

1) Создание лишнего шума и дискомфорт для сотрудников, что снижает внимание и негативно отражается на качестве работы и производительности труда в случае, если профессиональные задачи требуют повышенной концентрации;

2) Отсутствие личного пространства. Работа в тесной близости с коллегами может вызывать ощущение невольного вторжения в личное пространство;

3) Повышенное эмоциональное выгорание. Негативное воздействие при работе в подобных напряженных условиях в долгосрочной перспективе может приводить к проблемам с физическим и эмоциональным состоянием работников.

Использование открытых офисов в государственных учреждениях регионов России – это современный подход к организации рабочего пространства, который может принести свои плоды на этапе коммуникации, передачи информации и межрегионального сотрудничества

В целях минимизации недостатков открытых офисов целесообразно рассмотреть внедрение:

- рекреационных зон;

- регламентированных перерывов для обязательного отдыха сотрудников;

- производственной гимнастики либо отдельных помещений для физической активности персонала;

- стандарты корпоративной социальной культуры в учреждениях.

Стоимость реализации офисов открытого типа в российских регионах может варьироваться в зависимости от различных факторов. Наиболее значимый из них – это месторасположение офиса. В таких городах, как Москва и Санкт-Петербург, Сочи стоимость аренды и строительства относительно высока. Так, в центральных районах Москвы средняя стоимость аренды квадратного метра офисных помещений колеблется от 60000 до 100000 рублей. В других районах города от 30000 до 70000 рублей за квадратный метр. В спальных районах Санкт-Петербурга средняя стоимость начинается от 20000 рублей за квадратный метр. В Новосибирске и Екатеринбурге стоимость аренды квадратного метра равна 15000-25000 рублей

Еще одним фактором, влияющим на стоимость подобных офисов, является размер офиса. Большие офисы потребуют больше материалов и ресурсов для внедрения и обеспечения текущей деятельности, что увеличивает общую стоимость. Кроме того, требуемый уровень настройки офисов, включающий уникальный дизайн, качество материалов отделки, уровень необходимой технологической интеграции и оснащенности также может значительно увеличить издержки при организации рабочих мест

Реализация офисов открытого типа в регионах России может быть довольно затратной в зависимости от ряда факторов. При планировании таких проектов организациях следует рассматривать комплексные проверенные решения.

Размещение сотрудников в открытом офисе должно соответствовать правилам охраны труда и техники безопасности. Это включает в себя обеспечение надлежащего освещения, вентиляции и эргономичной мебели для снижения риска травм, таких как напряжение глаз, боли в спине и повторяющиеся травмы от перенапряжения. Работодатели должны соблюдать положения об инвалидах, гарантируя, что сотрудники с ограниченными возможностями имеют равный доступ к рабочим станциям и офисному оборудованию. Это означает предоставление соответствующего рабочего места, компьютерного оборудования и других необходимых приспособлений.

Рациональное использование концепции офисов открытого пространства в государственных учреждениях может способствовать повышению удовлетворенности получаемых услуг у населения, уменьшение расходов за счет снижения арендных платежей, расходов на обслуживание помещения, в том числе коммунальных расходов, расходов на основные средства труда, что делает открытые офисные пространства успешной практикой оптимизации деятельности учреждений, органов власти и местного самоуправления.