INFORMATION ENVIRONMENT IN THE CONTEXT OF MODERNIZATION OF THE EDUCATIONAL PROCESS
INFORMATION ENVIRONMENT IN THE CONTEXT OF MODERNIZATION OF THE EDUCATIONAL PROCESS
Abstract
The article discloses the problems related to the document flow in an organization. The knowledge obtained by employees in educational institutions is rapidly becoming outdated, the necessity of their essential updating is growing. The object of the research is the system of electronic document management Directum. The study offers methodological recommendations on the use of digital technologies in the work with documents. To identify the effectiveness of these recommendations, a survey among users was conducted using the programme Google Forms. The digital environment of an educational organization should become a unified communication space for all users and an effective tool for managing the quality of educational programmes.
1. Введение
Цифровые технологии – это быстро развивающая среда, которая может качественно ускорит документооборот в образовательных организациях. В научных исследованиях ученых В.Ф. Янковая, А.Б. Пахчаняна и Е.В. Романченко рассматриваются основные понятия электронного документа и документооборота . Также в работах научной школы Е.З. Власовой (РГПУ им. И.А. Герцена, Санкт-Петербург), С.И. Осиповой (СФУ, Красноярск), Е.А. Барахсановой (СВФУ, Якутск) и др. отражены основные принципы и особенности их применения . В своих научных работах С.К. Байдыбекова, Л.В. Полушина рассматривают значимость, а особенности и проблемы внедрения также электронного документооборота . В.Ф. Янковая считает, что электронный документооборот – это информация, представленная в электронной форме посредством информационно-телекоммуникационных сетей или переработки в информационных системах . Понятие «электронный документ» следует изучать совместно с понятием «электронный документооборот». Кузнецов С.Л. отмечает, что это способ организации работы с документами в электронном виде, хранящимися централизованно в одной памяти» . Проанализировав научные исследования, можно отметить, что данная тема учеными и исследователями изучена недостаточно. Кроме существующих результатов исследования разработано достаточное количество нормативных и локальных документов, регламентирующие деятельность организаций, использующих систему электронного документооборота.
Система электронного документооборота – это программа, ускоряющая процессы согласования и обработки документов (далее – СЭД). Многие организации и компании давно перешли на СЭД. В нашей республике работают много разных СЭД. Был проведен сравнительный анализ программных продуктов электронного документооборота, которые в данное время наиболее часто используются на предприятиях, а также их основные возможности. С переходом на дистанционный режим работы всем сотрудникам, работающим с приказами обязали установить систему Directum, проводили обучение в программе Zoom в виде инструкции. В этот сложный период многоинформационную систему трудно было освоить через «бумажный» вариант, тем более через удаленный доступ к рабочему компьютеру.
В настоящее время внедрение современных информационных технологий – это модернизация и развитие всей деятельности организации. Они стали основным фактором развития системы образования, обеспечивая ее конкурентоспособность. Северо-Восточный федеральный университет (далее – СВФУ) – многоотраслевой федеральный вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучаются около 19 тысяч студентов. В состав университета входят 5 научно-исследовательских институтов, 12 институтов, 5 факультетов, 3 филиала – Политехнический институт в г. Мирный, Технический институт в г. Нерюнгри и Чукотский филиал в г. Анадырь . Документационным обеспечением деятельности СВФУ занимается Управление делопроизводства и контроля документооборота. Управление документами в учреждении основывается на использовании системы Directum RX. Эта СЭД начала широко использоваться В СВФУ с 2020 года началом пандемии, что позволяет дать характеристику опыта работы с этой системой. С большим количеством студентов и сотрудников работать трудно, но наш университет быстро и организованно ввел учебный процесс и управление персоналом электронный формат. В учебных подразделениях университета регистрацией документов в системе Directum RX занимается учебный отдел. Он проводит первичную обработку входящей корреспонденции, осуществляет ее регистрацию в системе электронного документооборота и контролирует доведение документов до исполнителей, включая заполнение ими отдельных разделов электронной регистрационной карточки. Методика внедрения компании Directum, используемая СВФУ им. М.К. Аммосова, приведена в одном документе, что очень удобно при организации внедрения. Однако сами этапы расписаны не очень подробно, не разработан алгоритм работы.
2. Методы и принципы исследования
В настоящее время университет работает по версии Directum 5.6. Большое внимание уделяет качественному и полноценному обучению пользователям системы. Поэтому был предложен курс обучения для ускорения и упрощения рабочего процесса. Курс предназначен для специалистов учебного методического отдела и преподавателей, чья деятельность связана с документообротом, которые работают в системе Directum. Также перед нами стояла задача обучить работников данной организации цифровой грамотности т.е ведению электронного документооборота, составлению алгоритма создания различных видов документации и получения готовых документов. В данной ситуации местом обучения является обычный образовательно-информационный сайт организации. Для того чтобы узнать результативность работы СЭД Directum, провели опрос среди специалистов и преподавателей СВФУ им. М.К. Аммосова. Опрос проведен с помощью приложения Google Формы, среди преподавателей и специалистов, которых в документообороте используют данную систему. Целью данного опроса является выявление эффективности удаленной работы и использование системы Directum. Всего в опросе участвовали 17: 8 преподавателей, 9 специалистов. Опрос был сделан для каждой категории работников отдельно и состоял из 14 вопросов. Данное исследование показывает, что электронным документом работают все участники. В начале без обучения с трудностями столкнулись большая половина сотрудников 13 из 17. На вопрос «Удобно ли работать в удаленном режиме?» специалисты все ответили – нет, а преподаватели оценили – хорошо. В результате видно, что все опрошенные в работе используют СЭДО и некоторые преподаватели встретили трудности. Далее, им отправили методические рекомендации, пошаговые инструкции по созданию приказов, обходных листов.
3. Основные результаты
С целью упрощения создания методических рекомендаций были сняты скринкасты (съемка экрана) работы в СЭДО Directum. Данные скринкасты представляют собой краткие на несколько минут видеоролики, снятые с помощью программы oCam (свободно распространяемая программа для создания скриншотов и записи видео с экрана компьютера, умеет вести съёмку выделенной области со звуком и захватывать движения курсора мышки). Звук записывался на конденсаторный микрофон Fifine K669B. Все видео размещены на канале кафедры «Информатика и вычислительная техника» педагогического института СВФУ в studio.rutube.ru. Доступ к видео открыт всем желающим, категория видео – образование, ограничение по возрасту отсутствует. Далее создали телеграмм канал «СВФУ СЭДО Directum» для размещения видео в данном мессенджере. Данный канал является публичным и имеет группу для обсуждения. Скринкастам установили QR- коды (QR – Quick Response – Быстрый Отклик двухмерный штрих-код (бар-код), дает информацию о продукте для быстрого ее распознавания с помощью камеры телефона), с помощью программы «Генератор QR-кодов».
4. Обсуждение
После просмотра методической разработки по использованию Directum специалистами и преподавателями, разработанной нами, повторно провели опрос для выявления преимущества данного вида подачи информации. На вопрос «Насколько удобна видеоинструкция?» из 17 опрошенных респондентов все ответили положительно. На вопрос «Что больше всего понравилось в видеоинструкции?» большинство (60%) опрошенных указали несколько причин: во-первых, пошаговая подача информации, во-вторых, подробность видеоинструкции с указанием всех нюансов оформления документов. Кроме указанных преимуществ, можно указать еще на то, что она проста в использовании, его можно пересматривать несколько раз, не переходя на другой источник. Половина участников опроса указали, что видеоинструкция очень удобна в плане хранения. Например, мы можем использовать ее в любой момент и в любом месте, не скачивая каждый раз и не храня в бумажном варианте. Исходя из этого, мы можем утверждать, что предлагаемая нами видеоинструкция – необходимый продукт в настоящее время.
5. Заключение
В заключении, работа в системе Directum требует специального целенаправленного обучения, который включает в себе разные технологии. При грамотном подходе, разработанные нами видеоинструкции, произведут на сотрудников должный эффект и принесет предполагаемый конструктивный результат. В настоящее время все, что связано с интернетом показывает высокий рост развития. Все что нас окружает связано с высокой технологией. Все работаем с документами, которые требуют специальных знаний и навыков. В данной статье пришли к следующему заключению, что обучение персонала как основа успешной работы организации. Следует отметить, что эффективность использования информационно-коммуникационных технологий зависит от профессиональной компетентности педагога. В условиях цифровой трансформации образования компетентность педагога в нашем понимании – это умение на высоком уровне использовать теоретические знания в своей профессиональной деятельности, тем самым, создавая условия для открытости и доступности образования, используя современные цифровые технологии.